Uso de Google G Suite para la Productividad Empresarial

Como en la anterior clase pudiste entender qué son los documentos en la nube, hoy te presentaremos cuál herramienta puedes utilizar para continuar incrementando tu productividad, pensando siempre en satisfacer las necesidades tanto de tus trabajadores como clientes al trabajar en espacios seguros, rápidos, interconectados e inteligentes que lograrán apuntar a decisiones consensuadas y efectivas, y respuestas inmediatas para así ofrecer no solo un producto o servicio especial, sino toda una experiencia integrada a sus beneficios.

Google G Suite es uno de los tantos servicios que ofrece Google y que cuenta con una variedad de herramientas web que ya veremos, entre éstas las alternativas a las ofimáticas como Word, Excel y PowerPoint, pero esta vez en línea, es decir con un dominio personalizado.

Cuando hablamos de un dominio personalizado, nos referimos a que esta herramienta está ligada al correo electrónico. Si quieres lograr mayor presencia y seguridad ante tus clientes, lo primero que debes hacer es crear un correo empresarial que le dé identidad a tu marca (dirección.ejecutiva@nombreempresa.com). No es lo mismo que una propuesta llegue a tu cliente desde el correo personal (juan.gutierrez@gmail.com) que comercial; aquí ya marcas una diferencia en tu carta de presentación.

Para entender un poco más esta colección de herramientas, destacamos estos principales beneficios:

• Desde un solo escenario web o paquete si así lo quieres llamar, logras realizar varias funciones como crear, almacenar, trabajar colaborativamente y controlar el manejo de tu información con accesos limitados.
• No requieres un software especializado para acceder. Solo es necesario crear un correo personal o comercial, lo que reduce costos de mantenimiento.
• El acceso a la herramienta se logra desde el computador o celular con sistema operativo iOS o Android.
• Mayor seguridad al estar anclado a correos corporativos con usuario y contraseña. Y al almacenar siempre en la nube, de manera automática, obtienes copias de los archivos para acceder a éstos en cualquier momento.

Ahora bien, el primer paso si aún no cuentas con una cuenta es crearla.

Imagen tomada. G Suite

Recuerda que dependiendo del plan que elijas cuentan con unas herramientas de navegación y creación. Te presentamos las más usadas.

Herramientas Aquí te explicaremos las herramientas que por el momento podrías utilizar y necesitar más. Y así seguir aplicando los principios básicos que hemos visto durante el curso como la efectividad en tus comunicaciones, seguridad en tus procesos y manejo de datos e impulsar un ambiente colaborativo permanente.

Imagen tomada. G Suite

Lo que en su momento vimos como Word, Excel y Power Point, acá encuentras las versiones alternativas: Documentos, Hojas de cálculo y presentaciones, respectivamente.

Con estas versiones, adicional de realizar las mismas funciones que en su versión no web, cuentas con las ventajas de crear y editar en línea de manera colaborativa, es decir, si estás trabajando en un informe de ventas y tu jefe o trabajador se encuentra fuera de la ciudad, los dos pueden alimentar el documento de manera sincrónica o asincrónica.

Adicional, si dicho documento requiere de estadísticas basadas en análisis de datos que está alimentando un personal del equipo, puedes acceder con un solo click para ir verificando los datos, y saber exactamente quién los está modificando. O finalmente, si vas a diseñar una presentación con un aliado, pueden construirla y revisarla en línea, haciendo los ajustes en tiempo real.

Imagen tomada. G Suite

Meet. Es el espacio para conectarse por videoconferencia con tu equipo de trabajo, cliente, proveedor, aliado o realizar algún evento de mayor alcance al permitir más de 150 participantes (depende de la edición que tengas) en la que se puede compartir pantalla, grabar y chatear principalmente.

Imagen tomada. G Suite

Calendario. Gasta menos tiempo planificando e invierte en la calidad de tiempo que destinas a tus funciones. Google Calendar te permite programar reuniones en Meet, al ver la disponibilidad con la que cuenta tu equipo de trabajo. Ante cualquier reunión puedes programar una notificación previa para recordarla, y revisar tu agenda ya sea desde el computador o celular.

Imagen tomada. G Suite

Drive. Es almacenar ilimitadamente y compartir de manera controlada todo aquello que creas en un solo espacio de forma organizada. En la bandeja principal puedes encontrar los archivos más recientes creados por ti o compartidos por otra persona. Y las unidades pueden ser privadas o compartidas igualmente.

Tú decides quién accede, así como otros miembros del equipo determinan qué tipo de propiedades darles a los documentos. Es decir, al momento de compartir algún archivo de texto, video o audio, o carpeta que contenga una variedad de archivos, puedes hacerlo incluyendo el correo electrónico o enviado el link del archivo, en donde se define si a quien compartes puede solo leer, comentar o editar por completo.

¡Abre ya tu cuenta en Google Suite y empieza a trabajar con recursos profesionales sin pagar un centavo!

Es recomendable para negocios contar con un plan propio y licencias de uso. Una vez abras tu cuenta, ingresa a Drive y cuelga algún archivo ya sea de Word, Excel o Power Point.

En la próxima clase continuaremos presentándote herramientas en línea que faciliten tu gestión.