Diagnóstico y Planificación para la Digitalización Documental Empresarial

Si no has iniciado un proceso de transición digital en tu empresa, no te preocupes, lo más importante es saber por dónde arrancar.

Para adoptar nuevas tecnologías y, como ya lo tienes claro, optimizar tus recursos y procesos, debes partir por lo que llamaremos un diagnóstico para saber cómo se encuentra tu empresa y diseñar un plan de digitalización con unos objetivos claros que pueden estar direccionados hacia el mejoramiento del tiempo, acceso, comunicación, toma de decisiones o posicionamiento empresarial.

Eso sí recuerda, que no se trata de adoptar un nivel de digitalización documental sin motivo alguno, debe establecerse un plan. Cada documento y proceso de gestión deben estar relacionados y tener una razón de ser.

Te invito a que te tomes un momento para pensar cuál es la principal documentación que maneja tu empresa y la funcionalidad de la misma; si hay una clasificación documental y qué trazabilidad tiene con cada unidad administrativa.

Ahora imagina esta dinámica desde un ámbito digital; cómo imaginas esa estructura, la accesibilidad de los documentos y la integralidad de los mismos desde un entorno controlado y seguro ¿Cuál sería el principal impacto?

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Ponlo en práctica

Iniciaremos con un diagnóstico basado en la digitalización documental. Puedes encontrar más preguntas en internet para ahondar en un diagnóstico empresarial general, hacer test en línea o contratar una asesoría externa para que te acompañe en el proceso. Aquí algunas con las que puedes iniciar y hacerlas con cada una de las áreas, y si hay un responsable del área de tecnología sería lo ideal:

1. ¿Cuentas con alguna solución ofimática en tu empresa? ¿Cuál? (procesador de texto, hoja de cálculo, programa para presentaciones, correo electrónico, entre otros)
2. ¿En dónde estás almacenando la información? (archivo físico, USB, disco duro o en la nube)
3. ¿Cuentas con una base de datos centralizada para gestionar la información de tus clientes?
4. ¿Con qué medidas de seguridad cuenta tu empresa? (infraestructura, protocolos)

Importante. La gestión documental no se trata solo del orden de los documentación y datos, sino la consecuencia de su sistematización.

Un negocio con su documentación clave en el sistema sabrá con mayor efectividad, por ejemplo, cuánto ha vendido, el producto que más vende y la fecha próxima a acabarse dicho producto, lo cual agiliza la comunicación y entrega del distribuidor, y reduce gastos en un almacenamiento físico. También al aplicar descuentos, puede hacerlo a todos los productos, (por ejemplo del 10%) si así lo desea y no tener que etiquetar uno a uno.

En la próxima clase aprenderás cuáles documentos se pueden digitalizar, y qué herramientas utilizar cuando cuentas con la mayoría en formato físico.

Deja tus comentarios en el sistema de discusión acerca de las primeras impresiones de tu empresa al responder las preguntas del diagnóstico documental ¡Te leeré!