Mejora Continua en el SGSI

La mejora continua es un pilar fundamental en cualquier sistema de gestión de seguridad de la información. Este proceso no solo fortalece la estructura organizacional, sino que también eleva progresivamente el nivel de madurez del sistema implementado. Comprender cómo manejar las no conformidades y aprovechar las oportunidades de mejora resulta esencial para mantener un sistema de gestión ISO 27001 robusto y efectivo, generando valor real para la empresa y garantizando la protección de sus activos de información.

¿Qué es una no conformidad en ISO 27001?

Una no conformidad representa el incumplimiento de un requisito específico de la norma ISO 27001. Estas pueden clasificarse en dos tipos principales:

• No conformidad menor: ocurre cuando se incumple parcialmente uno de los numerales de la norma.
• No conformidad mayor: se presenta cuando falla todo un numeral completo o cuando hay reincidencia en no conformidades menores detectadas en auditorías previas.

Es importante destacar que la clasificación de las no conformidades depende en gran medida del criterio del auditor que evalúa el sistema de gestión. Un ejemplo real de no conformidad menor sería el incumplimiento del literal 10.2, inciso b, relacionado con la ausencia de análisis de causas para no conformidades detectadas durante un proceso de auditoría.

Esta estructura de evaluación es un modelo utilizado por entidades certificadoras autorizadas por la Organización Internacional para la Estandarización (ISO), que garantiza la consistencia en la evaluación de los sistemas de gestión.

¿Qué son las oportunidades de mejora y cómo aprovecharlas?

Las oportunidades de mejora se definen textualmente como "situaciones identificadas donde existe la opción de optimizar un proceso o actividad en seguridad". Es fundamental comprender que una oportunidad de mejora no constituye una falla, sino una recomendación del auditor para optimizar un control de seguridad o, en términos generales, un aporte para que el sistema de gestión evolucione y genere mayor valor para la empresa.

Un caso real de oportunidad de mejora sería: "Implementar el AWS Resident Hub para fortalecer la resistencia y disponibilidad de los sistemas en la plataforma de AWS". Esta recomendación, proporcionada por un auditor externo, busca optimizar la disponibilidad de servicios en la nube mediante herramientas innovadoras.

Los auditores que ofrecen este tipo de observaciones constructivas son precisamente los que deberían estar en el radar para revisar y fortalecer el sistema de gestión, ya que aportan valor real más allá de simplemente señalar incumplimientos.

¿Cómo implementar la mejora continua en el sistema de gestión?

La mejora continua comprende todas aquellas actividades o tareas que mantienen operativo el sistema de gestión, generando compromisos del equipo para incrementar las mejores prácticas en seguridad. En esencia, se trata de elevar constantemente el nivel de seguridad de la empresa.

Además, la mejora continua ofrece soluciones a las no conformidades reportadas por auditores internos o externos. Desde la experiencia práctica, la mejora continua de un sistema de gestión requiere obligatoriamente el trabajo colaborativo del equipo involucrado en los procesos del alcance. Sin esta colaboración, surgirán más no conformidades y la certificación ISO 27001 se volverá inalcanzable.

Una buena práctica recomendada es atender de forma estricta y programada todas las no conformidades y oportunidades de mejora. No dejar en el olvido las oportunidades de mejora es crucial, ya que representan excelentes recomendaciones de seguridad que pueden fortalecer significativamente el sistema.

¿Cómo manejar efectivamente una no conformidad?

Para gestionar adecuadamente una no conformidad, se recomienda seguir estos pasos:

1. Identificar la causa raíz: tener plena seguridad del motivo o causa. Por ejemplo, si la no conformidad fue por falta de socialización de la política de seguridad, la causa podría ser la ausencia de un canal de comunicación apropiado.

2. Autoevaluar el sistema: revisar el sistema de gestión y las tareas de mantenimiento sin caer en pánico ni buscar culpables.

Para solucionar las no conformidades de forma definitiva, se recomiendan las siguientes metodologías:

• Diagramas de causa-efecto (espina de pescado): muy utilizados en estándares de calidad.
• Lluvia de ideas: consiste en recibir del equipo de trabajo múltiples opiniones o posibles soluciones y depurar hasta elegir las más apropiadas.
• Los 3 por qué: metodología que ayuda a detectar la causa raíz de un problema mediante preguntas consecutivas.

¿Cómo implementó Nutriglobal la mejora continua?

Para cumplir con el requisito de mejora continua, Nutriglobal creó una sección específica que incluye el procedimiento de acciones correctivas. En este procedimiento se definieron:

• Un objetivo claro
• Definiciones puntuales de no conformidades, correcciones y acciones correctivas
• El paso a paso para crear una acción correctiva efectiva

Este procedimiento se complementa con un formato de acción correctiva estructurado que facilita la documentación y seguimiento de las mejoras implementadas.

Sin mejora continua no hay sistema de gestión efectivo. La aplicación correcta de estos principios minimiza significativamente la probabilidad de recibir no conformidades mayores en futuras auditorías, fortaleciendo así la posición de la organización frente a los requisitos de la norma ISO 27001.

¿Has implementado alguna de estas metodologías en tu organización? Comparte tu experiencia y los resultados obtenidos en la sección de comentarios para enriquecer el conocimiento colectivo sobre mejora continua en sistemas de gestión.