Todo proyecto debe partir de una entrevista inicial con el cliente para conocer de primera mano sus necesidades. Esta entrevista es tu mejor herramienta para obtener la información necesaria para desarrollar las estrategias y soluciones que el proyecto requiera. Aquí te compartimos algunas ideas y pautas para que tu entrevista fluya de la mejor manera.
Encuéntrate en persona con tu cliente
Idealmente la entrevista debe ser presencial, sin embargo si las condiciones geográficas lo impidan, puede ser por videoconferencia o en un último caso e llamada telefónica, aunque es el medio menos favorable ya que no te permitirá conmover las reacciones y expresiones de tu interlocutor; No importa tanto el medio sino que en el tiempo destinado a la reunión o llamada puedas extraer la información verdaderamente importante para realizar el proyecto.
Delimita los participantes
Procura que asistan como máximo dos o tres personas en representación de la empresa o cliente y que estas sean quienes van a estar involucradas directamente en el desarrollo del proyecto.
Crea un ambiente positivo
Se debe procurar un ambiente relajado donde el cliente se sienta en confianza de expresar sus inquietudes, aspiraciones, expectativas y limitantes del proyecto. Así como los antecedentes, experiencias previas y toda información que pueda resultar útil.
En una primera etapa el objetivo debe ser hacer sentir confianza e interés genuino al cliente por sus necesidades, antes de entrar directamente a hablar de costos, presupuestos o acuerdos de otro tipo.
Establece acuerdos mutuos
Es de vital importancia que reunión concluya con acuerdos concretos de fechas para el seguimiento de lo acordado. Que puede ser desde la recepción de la cotización inicial, hasta la firma del contrato y el arranque del proyecto.
No la alargues innecesariamente
La duración ideal debe ser de 30 minutos y no debe exceder los 60. Una reunión que se excede en tiempos acaba por resultar cansada, redundante y poco concreta.
Extrae la información importante
Al término de la entrevista inicial deben poder responderse por escrito a modo de informe interno las siguientes preguntas
- Proyecto a desarrollar
- ¿Quién es el cliente?
- ¿Cuáles son las necesidades del cliente?
- ¿Cuáles son su expectativas?
- ¿Quiénes son los destinatarios finales del proyecto?
- ¿Qué necesidades específicas resuelve?
- ¿Cuáles son los antecedentes? ¿Se parte desde cero o hay un trabajo previo ya comenzado?
- ¿Con qué presupuesto cuenta el cliente?
- ¿Con cuánto tiempo se cuenta para el desarrollo y entrega del proyecto?
En caso que sea el diseño de una nueva marca o imagen de producto:
- ¿Es un nuevo producto o marca?
- ¿A qué mercado va dirigido?
- ¿Cuál es la competencia en el mercado?
- ¿Qué ventajas tiene respecto a la competencia?
- ¿Tiene alguna diferencia del resto?
- Si quisieran que su producto o marca se pareciera alguna otra aunque sea de otro sector ¿Cuál sería? (ej. el “uber” de las aerolíneas, el “Mercedes-Benz” de la comida rápida, El “Apple” de las lavanderías)
- ¿Cómo resumiría su marca o producto en 3 palabras?
Da seguimiento
De igual manera es muy recomendable hacer llegar al cliente un correo electrónico de seguimiento agradeciéndole su tiempo, aludiendo a algunos de los puntos tratados en la reunión y dejando por escrito las fechas para en envío de documentos y la siguiente reunión para seguimiento.
