Partir de una plantilla

¿Cómo utilizar plantillas para automatizar flujos en Microsoft Blog?

¡Bienvenido a un apasionante recorrido por el universo de la automatización con Microsoft Blog! Hoy aprenderás a utilizar plantillas para facilitar procesos específicos y hacer tu día a día más eficiente. Usaremos Microsoft Blog para automatizar la tarea de almacenar documentos adjuntos de correos electrónicos en una carpeta específica. Veamos cómo se hace.

¿Qué es un desencadenado y cómo se utiliza?

Un desencadenado, en esencia, es una acción inicial que da pie a una secuencia de operaciones en un flujo automatizado. En Microsoft Blog, el desencadenado que emplearemos es cuando llega un correo electrónico. Este elemento será el catalizador que active nuestro flujo. Imagina recibir un correo con documentos importantes y estos automáticamente ser archivados en la carpeta correcta. ¡Así de eficiente y sencillo!

¿Cómo seleccionar la plantilla correcta?

Para automatizar este proceso, primero debes dirigirte a la sección de plantillas en Microsoft Blog. Aquí, seleccionaremos específicamente la plantilla "Office 365 cuando llega un correo" que facilita estas tareas. ¡Esta plantilla ya está configurada para guardar documentos adjuntos de un correo en una carpeta dentro de Bandra Help!

• Paso 1: Accede al menú lateral izquierdo de Microsoft Blog.
• Paso 2: Selecciona "Templates".
• Paso 3: Busca y elige la plantilla "Office 365".

¿Cómo configurar los parámetros del flujo?

Una vez seleccionada la plantilla, es vital personalizar los detalles para que el flujo funcione exactamente como necesitas:

1. Destino del desencadenado: Configura el flujo para que lea correos de tu bandeja de entrada particular.
2. Acciones posteriores: Define que los documentos adjuntos sean creados directamente en el servicio de Bandra Help.
3. Propiedades específicas:
   • Verifica cuáles son los parámetros de las carpetas y los documentos.
   • Define las condiciones de almacenamiento, como el nombre de la carpeta y el nombre de los archivos.
   • Personaliza nombres para las carpetas y documentos según tus necesidades.

¿Cómo realizar una prueba del flujo?

Es importante verificar el funcionamiento correcto del flujo antes de utilizarlo de manera regular. Sigue estos pasos para realizar una prueba:

• Redacta un correo con un adjunto (puede ser una imagen o documento).
• Envía el correo a la cuenta destinada a recibir estos archivos en tu flujo.
• Cuando el correo llegue, ve a tus "flujos" en Microsoft Blog y revisa que el flujo se esté ejecutando de manera correcta.

Una vez que el flujo se haya ejecutado, verifica la carpeta destino para asegurarte de que los documentos se han almacenado como esperabas.

¿Qué más se puede hacer con los flujos automatizados?

El potencial de automatización con Microsoft Blog es fantástico. Puedes:

• Organizar documentos: Dependiendo de quién los envía o del tipo de archivo, puedes crear carpetas específicas.
• Personalizar acciones: Usar condiciones para modificar cómo y cuándo se ejecutan ciertas tareas.

En la próxima clase aprenderás a agregar condiciones a tus flujos para hacerlos aún más versátiles y adaptables. ¡La magia de la automatización no tiene límites!

Explorar y experimentar con estas herramientas te ayudará a desarrollar una mayor eficiencia y eficacia en tu trabajo diario. ¡Y quién sabe! Podrías descubrir nuevas maneras de optimizar tus procesos mediante la automatización. Así que, sigue aprendiendo, ampliando tus horizontes y aprovechando al máximo las capacidades de Microsoft Blog.