KPIs y Dashboards en Recursos Humanos con Excel

¿Qué son los KPIs básicos en recursos humanos y por qué son importantes?

La gestión de recursos humanos es esencialmente estratégica en cualquier organización, ya que se encarga de administrar su bien más valioso: las personas. Los KPIs (Indicadores Clave de Desempeño) en recursos humanos permiten monitorear y evaluar la eficiencia de estas estrategias. Entre las categorías más fundamentales de KPIs se encuentran aquellos relacionados con costos, cantidad y calidad, cada uno con un enfoque diferente pero todos vitales para la planificación y toma de decisiones.

• Indicadores de costos: permiten conocer qué porcentaje del total de costos de la organización se destina al personal, o cómo se relacionan los presupuestos de compensación con los objetivos de ventas.
• Indicadores de cantidad: involucran el número de empleados en cada área, distinguiendo entre personal a tiempo completo (FTAs) y otras modalidades.
• Indicadores de calidad: se centran en el retorno de inversiones en el capital humano, evaluando cómo las iniciativas de formación o bienestar impactan en la productividad.

Estos indicadores no sólo reflejan el rendimiento del departamento de recursos humanos, sino que ayudan a conectar sus labores con otras áreas de la empresa, favoreciendo una estrategia integral.

¿Cómo definir los KPIs adecuados?

La clave para el éxito es elegir KPIs que sean necesarios y suficientes para la gestión, evitando sobrecargarse con datos irrelevantes que puedan entorpecer el análisis y la toma de decisiones. Después de todo, "menos es más". Los KPIs deben alinearse con el ciclo de vida del empleado, desde su ingreso hasta su salida, identificando momentos claves donde se pueda mejorar la experiencia laboral y la percepción de la empresa como empleador.

¿Qué indicadores pueden mejorar la experiencia del empleado?

• Percepción en procesos de selección: mide cómo los candidatos evalúan el proceso de selección, lo cual es crucial para la marca empleadora.
• Onboarding y entrenamiento: KPIs que evalúan la efectividad del proceso de integración y desarrollo profesional.
• Liderazgo y clima organizacional: evalúan el impacto de las habilidades de liderazgo y el ambiente laboral en la satisfacción y retención del personal.
• Entrevistas de salida y encuestas de satisfacción: proveen insights valiosos sobre las razones de las bajas voluntarias y áreas de mejora en el compromiso laboral.

Definir indicadores relevantes para cada etapa del ciclo del empleado es fundamental para mejorar sus experiencias y alinearlas con la cultura organizacional.

¿Cómo crear un dashboard ejecutivo en Excel?

Visualizar los resultados de los KPIs es esencial para tener una comprensión clara y rápida de la situación en recursos humanos. Excel es una herramienta práctica y ampliamente utilizada para ello.

¿Cuál es el primer paso para crear un dashboard?

1. Preparación de la base de datos: asegúrate de que todos los campos tengan definiciones completas sin celdas vacías en los encabezados.
2. Convertir datos en tabla: usa Excel (Control + T) para estructurar los datos, lo cual facilitará posteriores análisis.
3. Uso de tablas dinámicas: seleccionar los datos y crear tablas dinámicas que permitan ver de manera funcional la distribución de los KPIs por distintos criterios como departamentos y géneros.

¿Cómo crear gráficos efectivos?

• Para comparar cantidades, utiliza gráficos de barras para el headcount por departamento.
• Gráficos de columnas apiladas son ideales para comparar categorías como desempeño en un vistazo.
• Gráficos circulares funcionan bien para ver distribuciones porcentuales, como el headcount por género.

Excel facilita recomendaciones de gráficos basados en los datos seleccionados, y puedes personalizarlos para adecuarlos a la identidad visual de tu organización. Asegúrate de que los gráficos sean claros y directos, eliminando elementos innecesarios como totales cuando no son útiles.

¿Cómo asegurar la interactividad del dashboard?

1. Insertar filtros interactivos: usa la funcionalidad de segmentación de datos en Excel para poder filtrar y ver cómo se comportan los KPIs en diferentes dimensiones (por ejemplo, por área o desempeño).
2. Vincular todos los gráficos a los filtros: asegura que los filtros interactivos afecten a todas las tablas dinámicas y gráficos.

Henry Ford dijo una vez: "La calidad significa hacer lo correcto cuando nadie está mirando". Mantén esto en mente al elaborar tus dashboards, asegurándote de que toda la información esté dispuesta de un modo claro y profesional, en sintonía con las necesidades de tus stakeholders y permitiendo que tomen decisiones más informadas.

En resumen, los dashboards transforman números en insights valiosos que impulsan el valor estratégico del departamento de recursos humanos, haciendo visible cómo este área contribuye al logro de los objetivos organizacionales.