Buenas prácticas para diseñar flujos en Power Automate

Dominar Power Automate dentro de la Power Platform puede agilizar considerablemente tu proceso de digitalización. A través de consejos prácticos y el conocimiento de sus herramientas complementarias, podrás minimizar errores y optimizar tus tareas diaria al máximo.

¿Cómo identificar áreas de oportunidad en mis procesos?

Crear diagramas de tus procesos actuales puede facilitar la identificación clara de áreas de oportunidad. Microsoft Vizio, incluido en la suscripción de Microsoft 365, es una herramienta útil para este propósito. Al crear tu diagrama recuerda:

• Registrar etapas actuales del proceso.
• Identificar fuentes de información iniciales.
• Determinar si existe una digitalización previa.
• Establecer quién toma decisiones, frecuencia de interacción y volumen de participantes.

Hacer preguntas durante esta etapa ayudará a clarificar y organizar los pasos a digitalizar.

¿Qué debo considerar sobre almacenamiento y gestión de datos?

La selección adecuada del almacenamiento depende de tus necesidades específicas y volumen de datos. Considera estas opciones:

• Excel: útil pero limitado en capacidad (aproximadamente 1GB).
• SharePoint: capacidad mayor, posibilidad de crear vistas personalizadas.
• Dataverse: recomendado para procesos con grandes volúmenes de datos y alta frecuencia de uso.

Analiza anticipadamente tu contexto para elegir la opción apropiada y prever cambios futuros en tus flujos.

¿Cómo asegurar claridad y mantenimiento en mis flujos?

Es fundamental asignar nombres descriptivos a cada componente del flujo para asegurar una rápida identificación por parte de otros usuarios. Ten presente:

• Cada paso o acción debe explicar claramente qué función cumple.
• Condiciones y variables también deben autorreferenciarse claramente.
• Evita nombres genéricos como "condición" para prevenir malentendidos.

Además, monitorea regularmente en la sección de analíticos la ejecución y eficacia del flujo, identifica usuarios recurrentes y errores comunes. Así, ante cualquier inconveniente, podrás realizar ajustes oportunamente.

¿Cómo prevenir fallos repetitivos y bucles en flujos?

La creación de condiciones claramente definidas evita ciclos indeseados y fallos repetitivos en tu flujo. Cada condición deberá contemplar:

• Parámetros específicos y claramente delimitados.
• Reglas detalladas que prevengan la ejecución constante y automática.

Recuerda validar cada regla después de editar o agregar nuevos elementos para asegurar su eficiencia en práctica.

¿Cómo gestionar cuentas propietarias para evitar problemas futuros?

Cuando compartas un flujo con otros dentro de tu organización, ten en cuenta:

• Los flujos se asocian al usuario creador inicial.
• Puedes asignar copropietarios únicamente dentro de tu organización.
• Evalúa la creación de cuentas de servicio para evitar dependencias personales en caso de rotación laboral.

Mantener cuidadosamente definida la propiedad optimiza la continuidad y evita complicaciones administrativas en futuros cambios de personal.

Te invitamos a compartir tus experiencias con Power Automate y sugerencias al momento de diseñar flujos digitales efectivos.