Gestión de permisos y monitoreo en PowerApps y Power Automate

Automatizar procesos mediante PowerApps y PowerAutomate brinda grandes ventajas, siempre y cuando se consideren las buenas prácticas necesarias para evitar errores comunes al migrar procesos del papel a plataformas digitales. Antes de iniciar la automatización, es fundamental documentar claramente cada paso para no repetir o trasladar problemas existentes que afecten la eficiencia operativa o la experiencia del usuario.

¿Qué aspectos considerar antes de automatizar procesos con PowerApps?

Al implementar una solución con PowerApps, es esencial diseñar cuidadosamente la estructura teniendo en cuenta:

• Filtrado eficiente de información: muestra únicamente lo relevante para los usuarios finales, favoreciendo la rapidez y la accesibilidad.
• Dispositivos objetivos: adapta el diseño al tipo de dispositivo en el que usará, ya sea tablet, móvil o con diseño responsivo, garantizando una experiencia ideal.
• Almacenamiento e interacción: considera la capacidad de almacenamiento y cómo puede afectar la usabilidad y rapidez al cargar.

Si la funcionalidad inicial no facilita la interacción, es recomendable realizar ajustes específicos en tamaño, disposición y rendimiento para mejorar sustancialmente la experiencia.

¿Cómo gestionar compartición y permisos en tus aplicaciones?

Compartir aplicaciones dentro de una organización requiere atención especial en lo correspondiente a permisos y accesos. Puedes realizarlo desde distintas maneras prácticas, como:

• Agregando individualmente personas con las que colaboras.
• Utilizando grupos predefinidos por TI o a través de equipos de Teams.

Determina claramente el tipo de acceso otorgado, pudiendo elegir entre:

• Usuario básico.
• Copropietario, quien podría realizar cambios mayores dentro de la aplicación.

Considera además, la sensibilidad y seguridad de tu fuente de datos, especialmente cuando emplees herramientas como Excel o SharePoint, asegurando un control adecuado sobre qué datos pueden escribir o modificar los usuarios según sus permisos asignados.

¿Por qué es fundamental monitorear el rendimiento de tus aplicaciones y flujos?

Implementar un monitoreo constante es crucial para garantizar un alto rendimiento y detectar rápidamente problemas potenciales. Power Platform ofrece herramientas analíticas detalladas que muestran:

• Frecuencia de uso y tipos de usuarios interactuando.
• Errores específicos encontrados para pronta corrección.
• Métricas relacionadas con la rapidez y eficacia del funcionamiento en distintos dispositivos.

Estas métricas pueden revisarse regularmente desde la sección de detalles, ayudando a mantener tu proceso bajo control y previniendo resistencias al cambio provocadas por fallas recurrentes.

Te invito a compartir tu experiencia en la gestión de aplicaciones automatizadas: ¿qué desafíos o éxitos has tenido optimizando el rendimiento y la usabilidad de aplicaciones internas?