Uso de la matriz de supuestos en gestión de proyectos

¿Cómo utilizar la matriz de supuestos para optimizar tu proyecto?

La matriz de supuestos es una herramienta esencial para la gestión de proyectos efectivos. Esta técnica, aunque pueda parecer compleja al principio, puede revolucionar cómo organizas y priorizas las decisiones con respecto a tu proyecto. Con una matriz bien estructurada, es más fácil identificar cuáles supuestos son críticos y deben atenderse primero, evitando sorpresas desagradables y logrando un mejor enfoque de los recursos. A continuación, exploraremos cada uno de los componentes de esta matriz y cómo puede ser implementada eficazmente.

¿Qué es una matriz de supuestos y por qué es crucial?

La matriz de supuestos es fundamental para distinguir y priorizar los supuestos de un proyecto. A menudo, proyectos fracasan porque los supuestos críticos no son identificados o gestionados adecuadamente. El uso de esta matriz ayuda a:

• Identificar los supuestos críticos que podrían impactar severamente el proyecto.
• Priorizar la solución de esos supuestos según su importancia e incertidumbre.
• Permitir una gestión eficiente del tiempo y recursos, enfocándose primero en los aspectos más críticos.

Además, la matriz consta de cuatro cuadrantes organizados por dos ejes: importancia (de importante a no importante) y conocimiento (conocido a desconocido).

¿Cómo estructurar la matriz de supuestos?

Eje vertical: La importancia

• Importantes: Son esenciales para el éxito del proyecto. Una falla aquí podría resultar en un fracaso total del proyecto.
• No importantes: Son aspectos adicionales que no tienen un impacto significativo en el núcleo del proyecto.

Eje horizontal: El conocimiento

• Conocidos: Disponen de evidencia suficiente que apoya estos supuestos.
• Desconocidos: No hay evidencia clara y representan áreas de gran incertidumbre.

¿Qué cuadrantes forman la matriz de supuestos?

1. Conocidos e importantes:

   • Necesitan ser monitoreados constantemente, ya que cambios en el mercado podrían impactarlos.

2. Conocidos y no importantes:

   • Estos supuestos requieren menos atención, son extra y no afectan de manera crucial al proyecto.

3. Desconocidos y no importantes:

   • Deben ser desarrollados a lo largo del tiempo para verificar si ganan relevancia.

4. Desconocidos e importantes (supuestos al vacío):

   • Sin evidencia que los respalde. Solo pueden validarse a través de testeo y experimentación, como el caso de Dropbox y tecnología de nube o Airbnb y el alquiler de apartamentos.

¿Cómo organizar los elementos del proyecto en la matriz?

Se pueden clasificar según su:

• Deseabilidad: ¿El público acepta y desea el producto o servicio?
• Factibilidad: ¿Es técnicamente posible? ¿Se puede ofrecer el soporte técnico necesario?
• Viabilidad: ¿Es económicamente viable? ¿Están los clientes dispuestos a pagar el precio por el producto o servicio?

Un ejemplo práctico es el proyecto de Rafa, quien debe evaluar la aceptación de su sistema de ejercicio en realidad virtual. Este comprende desde el interés del cliente hasta asuntos de soporte técnico y costos, todos organizados en su matriz para prevenir problemas.

¿Cuál es el siguiente paso tras construir la matriz?

Una vez que organices tus supuestos en la matriz, el objetivo es moverlos de la parte de desconocidos a conocidos mediante la obtención de evidencia. Este proceso se puede ajustar con el tiempo, permitiendo que siempre puedas revisar y reevaluar la información disponible. Empieza a tener conversaciones internas para clarificar qué supuestos están bien fundamentados y cuáles no, cuestionando su impacto real en el éxito del proyecto.

Con cada supuesto organizado y evaluado, controlarás dónde poner tu esfuerzo y cómo maximizar las posibilidades de éxito. La matriz de supuestos no es un documento fijo, sino un guía en continuo desarrollo que ayudará a gestionar tu proyecto de manera efectiva y proactiva.