Cual es la diferencia en hacer busquedas sql en bases de datos y tener tablas excel con filtros?

La diferencia radica en el nivel de conocimientos que se deben aplicar, si se tiene un conjunto de datos pequeño (puede ser menor a 5000 registros con 5 columnas) con una herramienta como Excel es posible realizar filtros rápidamente con un buen rendimiento.

Utilizar un Manejador de Bases de Datos requiere conocer SQL, o utilizar asistentes para generar consultas (método lento). En conjuntos de datos grandes es robusto, y en tendría mejor rendimiento.

Que las bases de datos en SQL son relacionales y deben de normalizar antes de. Una relación funciona haciendo coincidir datos en columnas de clave, normalmente columnas (o campos) que tienen el mismo nombre en ambas tablas. En la mayoría de los casos, la relación conecta la clave principal, o la columna de identificador único para cada fila, de una tabla a un campo de otra tabla. La normalización de bases de datos es un proceso que consiste en designar y aplicar una serie de reglas a las relaciones obtenidas tras el paso del modelo entidad-relación al modelo relacional. Con objeto de minimizar la redundancia de datos, facilitando su gestión posterior.

En Excel, como caiga o como se te ocurra.

Para la búsqueda de datos, es más flexible Excel. Como indicas, basta con poner filtros, en SQL tienes que saber comandos. Pero... y en este caso los peros son muy poderosos... pero:

• Excel se limita a las opciones de filtro que te ofrece la aplicación, en un SQL las opciones de filtro se limitan a tu imaginación, que pueden ser infinitas.
• Con Excel es complicado (y algunos casos, imposible) trabajar con datos de diferentes archivos, En SQL puedes trabajar datos combinados de diferentes base de datos sin problemas.

Adicional, tener en cuenta estos peros del Excel mismo más allá de los filtros:

• Excel tiene límites, la información que puede almacenar en una base de datos es ilimitada.
• Excel es inseguro, tanto de manipuleo de datos como del mismo archivo donde se guardan los datos. En SQL no existe ese problema.
• Excel no se integra. Si bien puedes interactuar desde muchos lenguajes de programación con Excel, jamás tendrá la naturalidad que se tiene con SQL.
• Excel no está disponible siempre, un SQL puede estarlo.
• Excel no sirve para trabajar en equipo, con SQL es muy sencillo.

Y así, la facilidad de trabajar y manipular en Excel es en desmedro de la potencia que te ofrece un SQL.