¿Alguna vez has buscado en internet, una base de datos hecha en excel? Tranquilo, muchos pasamos por eso y después de varios minutos (o quizá horas) encontramos alguna que se acerque a lo que buscábamos, pero… ¿por qué no crear nuestra porpia base de datos en excel? Lo sé, seguro buscan una que tenga cientos de datos y pareciera complicado hacerlo nosotros mismos; pero déjame decirte que no es nada complicado y tampoco demoraremos tanto como buscando una en internet, además de que la que fabricaremos nosotros será acorde a nuestras necesidades y lo que buscamos.
INCIEMOS CON EL ENCABEZADO DE LA DATA
Para este ejemplo, usaré el siguiente encabezado. Donde se tendrá el código de un trabajador, el cargo que ocupa dentro de la empresa, su estado civil y los montos recaudados en los distintos meses del año con su respectivo total.
Consejo: Para escribir los meses de manera correcta y rápida, usa series; es decir, escribimos “Enero” y usando el cuadro de relleno arrastramos hasta tener “Diciembre”.
Nota: Para este ejemplo estoy utilizando este encabezado, pero con los temas que veremos hoy, ustedes podrán adecuarla a lo que necesiten.
ESCRIBIENDO LA DATA
Espera! no te vayas! no vamos a escribir toda la data manualmente, solo haremos bien la primera fila y luego excel hará el resto por nosotros. Pero tenemos que hacerlo bien. Ustedes tranquilos y yo nervioso.
Para los códigos solo escribiremos “Trab-0001” y arrastraremos el cuadro de relleno hasta “Trab-0010”
Saltemonos a los meses, donde iran los montos recaudados por cada empleado. Aquí supondremos que no hay monto menor a 1000 ni mayor a 8000, es decir que nuestros datos estarán en el rango de 1000 a 8000. Para ello digitaremos la siguiente función: =Aleatorio.entre(1000;8000)
Esto, como su mismo nombre nos dice, nos dará un número aleatorio entre los números insertados. De modo que el número que yo obtenga será distinto al tuyo (si es el mismo pide un deseo). Luego podremos arrastrar el cuadro de relleno para completar los montos de los demás meses y las 10 primeras filas como se muestra a continuación.
Para los totales, usaremos la función SUMA y sumaremos los montos de todos los meses. Luego repricaremos la función en el resto de las filas.
NOTA: No te preocupes si ves cambiar todos los montos o los resultados, esto sucede porque las funciones en excel se actualizan cada vez que digitas otra función, cuando vuelves a abrir el archivo o cuando presionas la tecla de función F9 (anda a probar presionando varias veces la tecla F9).
Ahora solo nos falta completar los cargos y el estado civil de cada empleado. Para ello, utilizarpe la función ELEGIR, la cual nos ayudará a elegir un único valor entre varios, con ayuda de un número (el cual será el valor que queremos) Dejo la sintaxis de esta función.
TRATANDO DE EXPLICAR MI GARABATO
Como mencioné, la función elegir nos dará un único resultado de todos los que pongamos, de este modo si el número que pasamos es 5, nos devolverá el valor que hallamos ingresado como valor5, el problema es que… siempre será cinco. Pero aguarda! hace poco vimos una función que devuelve un número aleatorio y nos viene de maravilla en este caso.
Con esto ya tendríamos los cargos y el estado civil de los empleados de manera aleatoria, esta de más decir que debemos arrastras el cuadro de relleno para completar las demás filas, pero bueno… ya lo dije.
Estos datos serán aleatorios y pues… ahora nos viene bien, pero luego no vamos a querer que la cosa se actualice a cada rato… entonces va siendo momento de acabar.
Antes que nada, seleccionaremos la última fila de nuestra data y arrastraremos el cuadro de relleno hasta la fila que deseemos. Esto generará datos aleatorios!
Por hoy solo haré 250 filas, pero puede ser la cantidad que desees, recuerda que los datos son aleatorios. Ahora viene el truco para que estos datos no esten cambiando cada vez que parpadeamos.
Ubícate en cualquier celda de la data
Presiona CTRL + E para seleccionar toda la data
Presiona CTRL + C para copiar la data
Darás clic derecho en cualquier parte de la selección
De entre los distintos tipos de pegados que hay, seleccionaras “pegar solo valores”
Listo! los datos se han pegado en el mismo lugar (por ello, aparentemente no pasó nada) pero como seleccionamos solo pegar valores, se han pegado los valores aleatorios y no las funciones que habíamos escritos. De modo que las funciones que habíamos escrito ya no están y solo nos quedamos con la data que pues, ya no cambiará.
Ahora ya puedes disfrutar de tu data aleatoria y usarla a tu gusto. Conmigo será hasta otra ocasión.
ok gracias