“Todos los caminos conducen a Roma”, reza aquel refrán. ¿Es posible realizar una analogía de esta oración, a la hora de solucionar un problema? La respuesta es sí.
Cada día, decides un camino o una alterativa para resolver algo. Algunas personas utilizan su intuición y otras aplican conocimientos más específicos.
Existe una gran variedad de metodologías, herramientas y aplicaciones digitales que permiten mejorar tu productividad. Utilizar la que mejor se acople a tus actividades o, con la que te sientas más identificado, te permitirá ser más productivo.
En este artículo, te demostraré que empíricamente ya las estabas utilizando y te enseñaré como sacarles mayor provecho. A continuación, algunas metodologías:
1. GETTING THINGS DONE (GTD)
El principio de este método de autogestión indica que, mientras más ideas ronden tu cabeza, más te costará decidir y priorizar. Por lo tanto, pasarás más tiempo pensando que haciéndolas.
Este método, presenta algunas ventajas que se verán reflejadas en tus actividades diarias:
Existen algunas aplicaciones informáticas que utilizan este método. Entre ellas tenemos:
2. KANBAN
Este método mundialmente conocido, define flujos de trabajo y las etapas que te permitirán cumplir un objetivo. A medida que se ejecutan las actividades, estas se van moviendo a través del flujo utilizando referencias visuales.
Las ventajas que presenta son:
Varias aplicaciones informáticas aplican este principio. Utilizan un pizarrón y stickers virtuales para organizar sus etapas y actividades, entre ellas se encuentran:
3. TIEMPO DE BLOQUEO (TIMEBLOCKING)
Esta técnica, consiste en agrupar actividades similares y reservar bloques de tiempo para ejecutarlas de manera conjunta. Algo similar, a los horarios académicos; por ejemplo 2 horas seguidas de matemática junto con 2 de inglés.
La clave de este método se encuentra en priorizar las tareas con anticipación y prepararlas para una revisión semanal.
El tiempo de bloqueo (Timeblocking) posee múltiples beneficios, como:
Software como Clockify, utiliza este tipo de método que te permite distribuir de manera eficiente tu tiempo en bloques. Existen otras aplicaciones tanto para web o escritorio como:
4. COMERSE LA RANA (EAT THE FROG)
El término ‘Eat the frog’, es una cita del célebre escritor Mark Twain: “Cómete una rana viva a primera hora de la mañana y nada peor te ocurrirá a lo largo del día“.
La clave de esta técnica, radica en priorizar apropiadamente las actividades, encontrar la que más pereza o disgusto te genera y hacerla ese preciso momento. De esta forma, el resto parecerán sencillas. Hacer las cosas más importantes primero, obliga a no darse el lujo de dejarlas para después, se busca formar este hábito repitiéndolo día tras día.
Las ventajas de ‘comerse a la rana’ radican en:
Existen una variedad de oferta respecto a esta metodología, entre ellas podemos encontrar a:
5. LA TÉCNICA POMODORO
Esta técnica, consiste en programar recesos de 5 minutos después de cada 25 minutos de trabajo ininterrumpido. Al completar cuatro series, es posible tomar un descanso más largo, puede ser de entre 15 y 30 minutos.
Una de las claves de este método, contempla el descomponer tareas grandes en otras más pequeñas. Las tareas pequeñas deben combinarse para realizarlas en un pomodoro y no puede romperse con distracciones.
La poderosa técnica pomodoro, que aplicamos en algunos cursos de Platzi, brinda algunas ventajas:
Existen aplicaciones y extensiones de los navegadores que permiten bloquear o agregar a listas permitidas y rechazadas diferentes sitios web. Al ser tan popular se encuentra gran variedad de aplicaciones, software y extensiones tales como:
Existen algunas aplicaciones que combinan esta técnica con diferentes recompensas, como: sembrar un árbol cada vez que terminas un pomodoro de manera exitosa. Si lo logras y no te distraes, el árbol vive; caso contrario el árbol muere debido a tu distracción. Y al finalizar el día, la semana, o el mes; tú puedes observar tu bosque florecer. Un ejemplo de esta aplicación es:
Una vez que se han presentado algunas metodologías, herramientas y aplicaciones informáticas para organizar el trabajo, surge la siguiente pregunta: ¿Cómo priorizar las actividades?
Para obtener una adecuada lista de actividades que optimice nuestro tiempo, también existen algunas estrategias.
1. ESTAR ENFOCADO EN LO IMPORTANTE
El primer paso para elaborar una lista de pendientes, es conocer que tareas están en la cima de nuestra pirámide de actividades. Autores como Romi Neustadl afirman que “únicamente debemos tener entre dos y tres prioridades”; más actividades, distraen la atención con cosas sin sentido, ni importancia.
Conocer que es realmente importante para nosotros, nos asegurará que nuestra lista de actividades estará enfocada y existirá por y para atender nuestras prioridades.
2. SE ESPECÍFICO
Evita que tu lista de actividades se vuelva una burbuja, no permitas que crezca y crezca hasta que te explote en la cara. Llegando incluso a sentir el famoso y no tan querido ‘Síndrome del Impostor’, que te hará sentir no merecer lo tus logros. Es recomendable optar por actividades específicas con un determinado rango de tiempo.
3. EMPEZAR POR LAS COSAS MÁS DIFÍCILES Y NO PROCASTINAR
Realizar muchas tareas fáciles brinda una falsa ilusión de productividad y también puede considerase como una forma de procrastinación. Completar una lista de actividades es lo mejor, lo sabemos. Pero en la mayoría de los casos, son acciones superfluas, que únicamente nos quitan tiempo y atención. Colocar acciones sencillas como prioridad, es una excusa para evitar el verdadero trabajo.
4. LISTA DE COSAS POR HACER
Una lista de cosas por hacer, puede ser una poderosa herramienta para organizar el día a día, o también; puede convertirse en una pesadilla que te recuerde en cada momento tareas pendientes sin realizar.
Si eres de las personas que se olvida sus actividades, tiene una lista interminable de actividades pendientes o dificultades al momento de organizarte, necesitas esta herramienta.
5. PONDERA LA PRIORIDAD DE TUS ACTIVIDADES
Existe una frase de Peter Drucker consultor y profesor de negocios y quizá una de las frases más frecuentemente citadas en la Escuela de Marketing Digital de Platzi, que dice: “Lo que no se mide, no se puede mejorar”. Es por ello, que ponderar tus actividades, te permitirá utilizar tus recursos de mejor manera y te brindará visibilidad de cómo inviertes el tiempo a lo largo del día.
Una forma de priorizar actividades, es la conocida matriz de Eisenhower. En esta matriz se categorizan las actividades en cuatro cuadrantes:
• Primer cuadrante - Urgente e importante:
Acciones que deben hacerse inmediatamente o en el mismo día. Tales como emergencias imprevistas o fallos en un sistema de una empresa. Por ejemplo: La caída de la aplicación Notion del 12 de febrero del 2021.
• Segundo cuadrante - No urgente pero importante:
Son acciones importantes, pero que no necesitan ser tratadas inmediatamente. Son tareas a mediano y largo plazo. Por ejemplo: obtener una certificación o un título profesional.
• Tercer cuadrante - Urgente y no importante:
Son tareas que fácilmente pueden ser delegadas a otras personas. Eso sí, deben ser completadas inmediatamente, aunque no tengan un nivel de importancia tan alto. Se refiere generalmente al trabajo diario, llamadas o reuniones.
• Cuarto cuadrante - Ni urgentes ni importantes:
Son acciones que se deben eliminar porque quitan tiempo y atención. Se tratan de acciones innecesarias como las pausas activas innecesariamente prolongadas.
¡Genial! Si llegaste hasta aquí, es porque estás comprometido en mejorar tu productividad y a cambio quiero darte un regalo.
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