Acta de Constitución del Proyecto

Este documento es el primer paso en la constitución de un proyecto y en aval de su desarrollo.

En él el patrocinador del proyecto expone formalmente las razones que justifican la ejecución del proyecto. De la misma forma, da su autorización para que el administrador o gerente del proyecto utilice los recursos disponibles para su desarrollo.

La información contenida en este documento incluye las necesidades que dieron origen al proyecto, así como las necesidades y expectativas de los interesados.

Es relevante incluir en el acta de constitución del proyecto premisas y restricciones asociadas, los requerimientos de alto nivel y la descripción del producto, servicio o resultado último del proyecto.

La plantilla proporcionada por el Project Management Institute contiene:

• Información del Proyecto: Brinda datos relevantes de la organización encargada de ejecutar el proyecto, el título asignado al proyecto, el gerente o administrador, el patrocinador, el o los clientes y la fecha en la que se creó el acta.

• Propósito y Justificación del Proyecto: En esta sección se expresan las razones por las que el proyecto debe ser ejecutado. Esto implica una argumentación fuerte del por qué del proyecto. Es recomendable utilizar métricas y números que soporten las razones por las que se debe realizar el proyecto, así como una muestra de los beneficios que se pretenden alcanzar con este.

• Descripción del Proyecto y Entregables: Se debe mostrar la descripción general del proyecto y los entrañables más importantes. Estos pueden ser documentos, prototipos o partes del producto final.

• Requerimientos del Alto Nivel: Antes de comenzar la planeación y ejecución del proyecto, se deben establecer los requerimientos que son definidos por los interesados en el proyecto. Los requerimientos se pueden expresar en especificaciones técnicas, materiales, o metodología.

• Objetivos: Deben ser definidos en términos de las variables de desempeño de proyecto, esto quiere decir que deben ser expresados en metas de alcance, tiempo, costo, calidad y otros. Se sugiere que por cada objetivo establecido se propongan, además, indicadores de éxito.

• Premisas y Restricciones: En esta sección se especifican, primero, los supuestos que se tienen con respecto al proyecto, como por ejemplo el acceso a recursos en un determinado tiempo, insumos, participación de otros, etc. Adicionalmente, se deben considerar las posibles restricciones como las fechas de entrega reales vs las esperadas.

• Riesgos Inicios de Alto Nivel: En esta etapa es necesario considerar los riesgos de alto nivel, sus causas y sus posibles impactos en el desarrollo del proyecto. Durante la ejecución siempre es necesario estar en constante monitoreo de la evolución de esos riesgos.

• Cronograma de Hitos Principales: Este se refiere a las expectativas principales de los interesados en cuanto a fechas de entrega de los productos del proyecto. Los plazos aquí determinados son ideales, pero no definitivos y dependerán de lo que suceda en las etapas de planeación y ejecución.

• Presupuesto Estimado: En esta sección se muestran los fondos con los que el proyecto va a contar, sin embargo, así como en el cronograma de hitos, existen muchas posibilidades de que esto cambie después de la etapa de planeación.

• Liste de Interesados: Se debe generar una lista de interesados en el proyecto, si se omite a uno de los interesados se pueden generar obstáculos y dificultades para cumplir con las expectativas generales del proyecto.

• Requisitos de Aprobación del Proyecto: Aquí se define quién determina si el proyecto es un éxito o no, así como los criterios para tomar esa determinación.

• Asignación del Gerente del Proyecto y Nivel de Autoridad: Se presenta el nombre y apellido del gerente del proyecto, se especifica su dependencia y su nivel de autoridad. Esto incluye si tiene la autoridad de tomar decisiones como incorporar o eliminar personal del equipo del proyecto.

• Personal y Recursos Preasignados: Se especifica qué personal trabajará en el proyecto.

• ** Aprobaciones:** En esta sección el o los patrocinadores del proyecto firman en señal de aprobación de lo pactado en el acta.