Convertir respuestas de texto como "muy de acuerdo" o "en desacuerdo" en valores numéricos puede parecer sencillo, pero cuando tienes decenas de evaluados y múltiples competencias, encontrar la fórmula correcta se vuelve un reto. Aquí es donde ChatGPT se convierte en un asistente poderoso para resolver problemas reales en hojas de cálculo, especialmente cuando no dominas todas las funciones de Google Sheets o Excel.
¿Cómo transformar datos cualitativos a cuantitativos con una fórmula? [01:10]
El punto de partida es una evaluación de desempeño de líderes organizada en Google Sheets. En la columna A se encuentran los nombres de las personas evaluadas, y de la columna B a la H aparecen los resultados cualitativos en distintas competencias. Los valores posibles son rangos que van desde "muy en desacuerdo" hasta "muy de acuerdo".
El objetivo es claro: asignar un valor numérico a cada respuesta cualitativa para poder procesarla matemáticamente. La escala definida es:
- "Muy en desacuerdo": valor 1.
- "Desacuerdo": valor 2.
- "Ni de acuerdo ni en desacuerdo": valor 3.
- "De acuerdo": valor 4.
- "Muy de acuerdo": valor 5.
Estos pesos numéricos fueron asignados por el usuario; podrían haber sido diferentes según el criterio de cada organización. Lo importante es que el prompt enviado a ChatGPT sea preciso y detallado, indicando la herramienta utilizada (Google Sheets, no Excel, ya que las fórmulas pueden variar), el idioma de la hoja y la estructura exacta de los datos.
¿Qué debe incluir un buen prompt para obtener fórmulas? [01:40]
El prompt utilizado describe con claridad la situación: la ubicación de los datos, el tipo de transformación deseada y el idioma de la hoja de cálculo. ChatGPT responde con la fórmula adecuada y además explica qué valores reemplazar, como la referencia de celda B2 que es solo un ejemplo genérico.
Una vez copiada la fórmula en la hoja, es necesario ajustar las referencias de celda para que apunten a los datos reales. ChatGPT no tiene acceso directo a tu tabla, así que siempre entregará respuestas generales que requieren adaptación manual.
¿Cómo distribuir la fórmula en toda la hoja? [03:50]
Después de verificar que la fórmula funciona correctamente en una celda, el truco consiste en copiarla a lo largo de toda la primera fila (hasta la columna H) y luego hacer doble clic en el pequeño punto de la esquina inferior derecha de la celda. Esto arrastra la fórmula automáticamente hacia abajo, aplicándola a todos los evaluados.
¿Cómo calcular el promedio por competencia de cada líder? [04:20]
Con los datos ya convertidos a números, el siguiente paso es obtener el promedio de cada persona en cada competencia. Para esto se vuelve a consultar a ChatGPT dentro de la misma conversación, lo que permite que la herramienta mantenga el contexto previo y entienda a qué tabla se refiere el usuario.
Antes de aplicar la fórmula del promedio, es necesario preparar la estructura:
- Generar una lista de nombres únicos utilizando la funcionalidad de Google Sheets que elimina duplicados (Datos > Quitar duplicados).
- Pegar las competencias como encabezados de columna junto a esa lista.
- Ajustar la fórmula proporcionada por ChatGPT, cambiando las referencias de celda.
¿Qué ajustes son necesarios en la fórmula de promedio? [05:30]
La fórmula de promedio condicional requiere varias modificaciones manuales:
- Cambiar la referencia de la celda del nombre (por ejemplo, de A2 a J2, donde realmente está el nombre del líder).
- Usar el signo de pesos ($) para fijar la celda del nombre y evitar que se desplace al copiar.
- Ajustar el rango de filas hasta la última fila con datos (en este caso, la fila 137).
- Quitar los signos de pesos en las columnas de datos para que la fórmula se desplace correctamente al arrastrarla a las siguientes competencias.
Una vez verificado que el primer resultado es coherente (por ejemplo, un promedio de 4.6), se arrastra la fórmula horizontal y verticalmente para completar toda la tabla.
¿Para qué sirve el promedio en una evaluación de desempeño? [07:20]
El promedio por competencia permite identificar áreas de mejora específicas para cada líder. Si un manager obtiene un promedio bajo en "inspira compromiso" o "colabora efectivamente", se le puede recomendar un material, un libro o un curso enfocado en desarrollar esa habilidad concreta.
Este flujo de trabajo demuestra cómo la inteligencia artificial no reemplaza el criterio humano, sino que acelera tareas técnicas como encontrar fórmulas, permitiendo que el profesional de recursos humanos se enfoque en lo que realmente importa: diseñar planes de desarrollo para su equipo.
¿Has utilizado ChatGPT para resolver problemas en tus hojas de cálculo? Comparte tu experiencia y los prompts que mejor te han funcionado.
