Construir un sistema para gestionar relaciones comerciales no requiere herramientas costosas ni configuraciones complejas. Con Airtable en su plan gratuito es posible armar un CRM funcional, personalizado y adaptado a las necesidades reales de cualquier equipo de ventas, todo en menos de una hora.
¿Por qué crear un CRM personalizado en lugar de usar uno del mercado?
Herramientas como HubSpot o PipeDrive ofrecen muchas funcionalidades, pero en la práctica resultan demasiado complejas para equipos que no necesitan tantos campos ni tanta información. Si hay algo que molesta a los vendedores es tener que llenar un CRM larguísimo [00:51]. La ventaja de Airtable es que permite definir exactamente los campos necesarios, con las opciones que cada negocio requiere y nada más.
Incluso las plantillas prediseñadas de Airtable, aunque son bonitas y dan buenas ideas, no se ajustan a la realidad de cada empresa. Solo el equipo conoce sus propias necesidades [05:49].
¿Cómo se estructura un CRM desde cero en Airtable?
El proceso comienza creando un nuevo espacio gratuito y una base llamada, en este caso, "CRM Platzi" con la opción start from scratch [00:16]. La estructura se organiza en tres tablas principales que se conectan entre sí.
¿Qué campos debe tener la tabla de clientes?
La primera tabla almacena la información de cada cliente con campos específicos [00:30]:
- Nombre del cliente.
- Empresa a la que pertenece.
- Email con el tipo de campo correspondiente.
- Teléfono configurado como campo de teléfono.
- URL de la página web de la empresa.
- Tamaño de empresa como campo de selección única con opciones como menos de diez empleados, más de diez o más de cien.
- Creado por para identificar quién registró al cliente.
- Foto del contacto para que los vendedores identifiquen visualmente a cada persona [05:07].
Un detalle práctico es agregar un botón de WhatsApp que abra directamente el chat con cada cliente, ya que muchos vendedores hacen seguimiento por este canal [05:17].
¿Cómo se registran las oportunidades de negocio?
La segunda tabla contiene las oportunidades comerciales. Cada registro incluye [01:42]:
- Valor del negocio en formato currency (moneda) sin decimales.
- Probabilidad de cierre en porcentaje.
- Archivo adjunto para anexar documentos relevantes.
- Fecha de creación usando el campo created time.
- Vínculo al cliente mediante un campo link to another record, configurado para permitir solo un cliente por oportunidad.
El nombre de cada oportunidad se genera con una fórmula que combina el nombre del cliente y el valor del negocio, separados con formato legible [02:28].
Para la gestión visual, se crea una vista de tablero (Kanban) donde las oportunidades se mueven entre fases como prospecto, en negociación, firmado o descartado [05:27].
¿Para qué sirve la tabla de contactos?
La tercera tabla registra cada interacción con el cliente dentro de una oportunidad [03:17]:
- Auto number en lugar de nombre, para numerar automáticamente cada registro.
- Descripción del contacto realizado, como llamadas o envío de propuestas.
- Archivo adjunto para guardar documentos como propuestas comerciales.
- Responsable usando el campo collaborator, que notifica a la persona asignada cuando es etiquetada.
- Vínculo a la oportunidad correspondiente, también limitado a una sola relación.
Una filosofía clave para asignar responsables: cada persona debe tener una sola responsabilidad y cada responsabilidad debe ser de una sola persona [03:47].
¿Cómo se conectan las tres tablas del CRM?
El poder de este CRM radica en la vinculación entre tablas. Desde la tabla de clientes se puede ver qué oportunidades tiene asociadas. Desde las oportunidades se visualizan todos los contactos realizados y se pueden abrir para ver el detalle completo [04:52]. Esta estructura relacional permite tener trazabilidad completa del proceso comercial sin duplicar información.
Todo el sistema se construyó en menos de diez minutos de ajustes finales [04:58], demostrando que lo simple y personalizado supera a lo complejo y genérico.
Si quieres implementar algo similar, siéntate con tu equipo de trabajo y decidan juntos qué campos y funcionalidades necesitan. Vas a ver que la adopción será mucho mayor cuando todos participan en el diseño. ¿Ya tienes claro qué campos agregarías a tu propio CRM?
