Gestión de permisos y compartición en Airtable

¿Cómo compartir una base de datos o una sola tabla en Airtable?

Manejar bases de datos en Airtable puede ser una tarea fácil y eficiente cuando conoces las herramientas adecuadas para compartir y colaborar. Aprenderás a compartir de manera segura y adecuada, tanto una base de datos completa como vistas o tablas específicas dentro de su aplicación. Este conocimiento se vuelve esencial para optimizar el flujo de trabajo y proteger la información.

¿Cómo compartir una base de datos completa?

El primer paso para compartir una base de datos es utilizar el botón de "Share" en Airtable:

• Invitar por correo: Puedes invitar a cualquier persona ingresando su correo electrónico y asignarles un rol específico:

  • Creador: Puede añadir o eliminar columnas.
  • Editor: Solo puede completar o eliminar información.
  • Comentador: Puede agregar comentarios.
  • Lector: Solo puede visualizar.

• Enlace de invitación: Crea un enlace que puedes compartir con cualquier persona, restringiéndolo a un dominio de email específico si es necesario.

• Permisos del enlace: Decide si quienes acceden solamente podrán ver en modo lectura o, incluso, realizar copias de la base. Puedes restringir este acceso con una contraseña de al menos seis caracteres o limitarlo a ciertos correos electrónicos.

¿Cómo compartir o asignar roles dentro de una tabla específica?

Puedes querer compartir sólo una tabla en particular y aquí Airtable ofrece variados permisos:

• Editar permisos de tabla: Dentro de una tabla, puedes decidir quién puede:

  • Crear registros: Los editores y creadores pueden hacerlo por defecto.
  • Borrar registros: Personaliza también quién puede eliminar estos registros.

• Visibilidad de vistas: Utiliza el icono de los tres muñequitos para decidir quién puede ver cada vista. Las opciones incluyen:

  • Vista personal: Únicamente tú la puedes ver.
  • Bloquear vista: Puedes impedir cambios en la vista y explicar por qué está bloqueada.

¿Cómo se gestiona la seguridad y la visibilidad?

Además de los permisos y roles básicos, Airtable ofrece opciones avanzadas:

• Contraseñas y dominios específicos: Es posible restringir el acceso por medio de contraseñas e incluso limitarlo a dominios de correo, lo cual aumenta los niveles de seguridad.

• Embed de tablas: Integra tu contenido en una página web, permitiendo que la tabla se vea desde allí. Esto es útil si deseas compartir información con un público más amplio.

Entender y emplear estas funciones te permitirá controlar quién puede acceder a tu información y cómo interactúan con ella. Al definir roles y establecer contraseñas e invisibilidad, podrás optimizar la colaboración y la seguridad dentro de tus proyectos. Sigue perfeccionando tus habilidades en Airtable y descubre la cantidad de posibilidades que ofrece para facilitar e innovar en tu trabajo.