Presupuesto y ROI en planes de capacitación

Un plan de capacitación solo logra aprobación cuando muestra con claridad su presupuesto y su retorno de inversión (ROI). Aquí encontrarás una guía práctica para estimar costos, alinear objetivos y presentar beneficios cuantitativos y cualitativos que convencen a los tomadores de decisión.

¿Cómo calcular el presupuesto de capacitación con datos reales?

Antes de pedir aprobación, define todas las actividades y opciones de formación y su costo total. Incluye cada rubro que “engloba la capacitación”, sea presencial, online o blended.

¿Qué costos debes considerar en el presupuesto?

• Materiales y licencias de contenido.
• Alquiler de local o uso de espacios.
• Honorarios de formadores internos o externos.
• Libros y recursos complementarios.
• Plataformas de e-learning y número de usuarios.

¿Cómo ejemplificar con una plantilla simple?

• Costo por actividad: plataforma de e-learning Platzi a 299 dólares por unidad y por persona.
• Número de participantes: doce personas.
• Talleres mensuales: calcular por doce meses.
• Total por actividad y total general: sumar por persona y por duración.

Consejo: mantén el modelo simple al inicio y hazlo más complejo según las necesidades de la empresa.

¿Cómo presentar el retorno de inversión (ROI) para que aprueben el plan?

El ROI no tiene una fórmula única. Sin embargo, seguir cuatro pasos ayuda a que el plan sea aprobado o renovado.

¿Quién aprueba y qué prioriza?

• Identifica al decisor: dueña de la empresa, Recursos Humanos o Finanzas.
• Adapta el enfoque: alinea el ROI con sus objetivos y criterios de aprobación.

¿Cómo alinear con los objetivos de capacitación?

• Conecta el ROI con los objetivos definidos previamente.
• Explica con claridad cómo el plan contribuye al cumplimiento de metas.

¿Qué medir en lo cuantitativo y lo cualitativo?

• Retorno cuantitativo: porcentaje de crecimiento en ventas atribuido al plan.
• Retorno cualitativo: retención de talento y su impacto medible.
• Ejemplo de medición cualitativa: ahorro de dos meses en el proceso de contratación y onboarding.

¿Cómo comunicar para convencer?

• Presenta la información de forma gráfica y clara.
• Espera y recibe feedback para ajustar detalles del plan.
• Mantén apertura para iterar hasta lograr la aprobación del presupuesto.

¿Qué ejemplo práctico y reto debes completar?

Trabaja con la plantilla de presupuesto y ROI para tu plan.

¿Cómo completar tu plantilla hoy mismo?

• Selecciona una o dos actividades de capacitación ya definidas.
• Determina el precio unitario y por persona.
• Calcula el total según cantidad de personas y duración.
• Define el ROI cuantitativo: por ejemplo, crecimiento porcentual en ventas.
• Define el ROI cualitativo: por ejemplo, retención de talento y meses ahorrados en contratación y onboarding.

Crea tu versión, compártela con quien aprueba el presupuesto y ajusta con su feedback. ¿Qué dudas tienes o qué ejemplo quieres revisar juntos?