Cómo analizar planillas con ChatGPT

Analizar planillas de cálculo con ChatGPT puede acelerar tareas repetitivas y darte insights claros sin abrir fórmulas ni crear tablas dinámicas. La clave: cargar el archivo, dar contexto preciso, alinear el significado de las variables y recién después pedir reportes o gráficos. Así, ambos “hablan de lo mismo” y los resultados son útiles.

¿Cómo cargar y contextualizar planillas de cálculo en ChatGPT?

Para subir planillas, puedes usar Agregar archivos, cargar desde OneDrive o SharePoint, o arrastrar el archivo. El ejemplo se basa en “Base de datos de tienda Pautitas”, un e-commerce ficticio. Lo más importante: no asumir que ChatGPT entiende el archivo. Indica el contexto clave, por ejemplo: “Tienda Pautitas” opera en Chile y las ventas van de enero a abril de 2025. Luego pide: “Explícame las variables que ves.”

ChatGPT identificará la hoja “Listado de ventas” y describirá columnas como: número de boleta, nombre del producto, categoría, precio de lista, comprador, región y mes. A partir de eso, puede proponer un análisis exploratorio por mes, categoría o región, pero primero conviene afinar supuestos.

¿Qué contexto mínimo debes dar?

• Tipo de negocio y país de operación.
• Rango temporal de la base.
• Alcance de las variables y su significado.
• Aclaraciones críticas: por ejemplo, impuestos incluidos.

¿Cómo alinear entendimiento de variables?

Si el precio de lista incluye el IVA, dilo explícitamente. ChatGPT lo tomará como precio final al consumidor y ajustará los análisis. Este paso evita interpretaciones erróneas y mejora la calidad de las recomendaciones.

¿Por qué validar variables y supuestos antes del análisis?

Porque evita que la interpretación se desvíe. Antes de pedir tablas, reportes o gráficos, valida que ambos entienden lo mismo. Un recurso útil es la conversación contextual: si previamente se listan opciones, puedes decir “Hagamos el dos” y ChatGPT sabrá que te refieres, por ejemplo, al top diez de productos más vendidos.

¿Cómo aprovechar la conversación para pedir tareas?

• Referir opciones por número: ahorra tiempo.
• Pedir rankings con ventas totales y nombres de producto.
• Solicitar interpretaciones junto a la tabla.
• Pedir filtros por mes, categoría o región.

¿Qué entregables rápidos puedes obtener?

• Tabla de top 10 por ventas.
• Resumen con insights claros.
• Sugerencias de siguientes cortes de análisis.

¿Qué análisis pedir para obtener insights accionables?

Pide un análisis completo de los datos. ChatGPT puede devolver una síntesis con secciones como: resumen general de ventas, número total de transacciones, comprador único, venta promedio por transacción, ventas por mes, ventas por categorías de producto, distribución geográfica de las ventas, interpretación y productos más vendidos. Esto acelera respuestas a preguntas urgentes sin configurar manualmente reportes.

¿Cuándo usar ChatGPT en vez de Excel o Google Sheet?

• Cuando necesitas responder rápido: “¿cuánto fueron las ventas de tal mes?”.
• Cuando pides totales sin crear una tabla dinámica.
• Cuando quieres un informe con narrativa e insights listos para presentar.

¿Qué lo hace más flexible para análisis?

• Ejecuta análisis con código Python por detrás, superando cálculos básicos de planillas.
• Es conversacional: puedes iterar, refinar supuestos y pedir nuevas vistas.
• Acepta solicitudes como “tabla dinámica” o “gráfico”, y añade contexto interpretativo.

Pon a prueba estos pasos con tus propios datos: sube un archivo real de tu día a día, aclara supuestos (como el IVA en el precio), pide un top 10, luego un análisis completo y compara con tus reportes habituales. Comparte en los comentarios qué preguntas difíciles hiciste y qué aprendiste del proceso.