Gestión de Actividades en Salesforce: Llamadas, Tareas y Correos

¿Por qué es importante centralizar las actividades en Salesforce?

En el mundo del CRM, especialmente con plataformas como Salesforce, la gestión efectiva de las actividades es crucial. Si no está registrado en el CRM, para todos los efectos, no existe. Centralizar la información de las actividades mejora la eficiencia y garantiza que todos los datos relevantes estén accesibles desde un solo lugar. Esta práctica evita la dispersión de información en herramientas que no están diseñadas para esta función, como las hojas de cálculo o los blocs de notas, y fomenta la colaboración entre equipos.

¿Qué tipos de actividades se pueden gestionar en Salesforce?

Salesforce permite gestionar cuatro tipos de actividades, cada una con funciones específicas que facilitan la interacción y seguimiento de los candidatos, clientes y contactos.

• Llamadas: Puedes realizar un registro detallado de cada llamada, incluyendo comentarios y datos relevantes relacionados con dicha interacción.
• Tareas: Ideales para programar acciones futuras, como seguimientos o envíos de correos, con la flexibilidad de asociarlas a candidatos o contactos específicos.
• Eventos: A diferencia de las tareas, los eventos requieren definir una fecha de inicio y una de fin, lo que permite gestionar reuniones o actividades que se extiendan durante un periodo determinado.
• Correos electrónicos: Puedes enviar correos desde Salesforce, manteniendo un registro automático de estas comunicaciones en el perfil del candidato o contacto, con la opción adicional de integrar tu proveedor de correo.

¿Cómo mejorar la gestión de tareas y eventos?

Para maximizar tu eficiencia en Salesforce, considera estos consejos:

1. Visibilidad diaria: Utiliza la página de inicio para revisar las tareas y eventos del día, asegurándote de no olvidar compromisos importantes.

2. Navegación específica: Emplea el objeto 'Tareas' en la barra de navegación para acceder rápidamente a todas las tareas abiertas y priorizar las pendientes.

3. Uso del calendario: Filtra eventos por día, semana o mes, y amplía tu visión del calendario para planificar mejor tus actividades y gestionar adecuadamente el tiempo.

¿Cómo crear y asignar actividades efectivamente?

Para mantener una organización óptima al interactuar con candidatos, sigue estos pasos al crear actividades:

• Registro de llamadas: Introduce toda la información pertinente en la sección de comentarios y guarda el registro de manera rápida y sencilla, permitiendo asignar la llamada al candidato correcto.

• Creación de tareas: Al asignar una tarea, define un asunto claro y una fecha de vencimiento estratégica; por ejemplo, establecer una llamada de seguimiento para una fecha futura específica.

• Programación de eventos: Asegúrate de establecer claramente las fechas y horas de inicio y fin, optimizando así la gestión de reuniones o sesiones prolongadas.

¿Cómo utilizar Salesforce para enviar correos electrónicos?

Envía correos directamente desde Salesforce para mejorar la eficiencia y mantener todas las comunicaciones bien organizadas, haciendo uso de estas funcionalidades:

• Modificar y formatear textos: Personaliza los correos con editores de texto enriquecido para maximizar el impacto de tus mensajes.

• Insertar campos de combinación: Automatiza ciertos detalles como el nombre del candidato en el cuerpo del correo para personalizar sin esfuerzo.

• Guardar y usar plantillas: Crea plantillas de correo que puedes reutilizar, asegurando consistencia y profesionalismo en cada comunicación.

A medida que adquieres experiencia en la gestión de Salesforce, estas habilidades no solo mejorarán tu gestion de CRM, sino que también incrementarán tu productividad y la satisfacción con tu uso de la plataforma. Ánimo en este camino de aprendizaje continuo, tus habilidades de gestión y administración del tiempo se traducirán en mejor rendimiento profesional. ¡Sigue adelante!