Cómo crear un ATS automatizado con Google Sheets y Apps Script

¡Es hora de automatizar tus procesos de Recursos Humanos! Esta clase te demuestra que no necesitas un gran presupuesto ni ser un experto en código para crear tu propio Applicant Tracking System (ATS).

Utilizando herramientas gratuitas de Google, puedes construir un sistema que evalúe candidatos y envíe correos electrónicos automáticamente, liberándote de tareas manuales y permitiéndote enfocarte en lo más importante:

¿Qué herramientas se necesitan para construir un ATS casero?

Para crear tu propio sistema de seguimiento de candidatos, solo necesitas tres herramientas de Google y un poco de ayuda de la inteligencia artificial:

• Google Forms: es la puerta de entrada para los candidatos. Aquí creas el formulario de aplicación que ellos llenarán.

• Google Sheets: la hoja de cálculo donde se almacenan automáticamente todas las respuestas del formulario. Será la base de datos de tu ATS.

• Google Apps Script: la plataforma de desarrollo de Google que permite automatizar tareas. Aquí es donde copiarás y pegarás un código para que haga la magia por ti.

¿Cómo funciona el proceso de automatización?

1. Ingreso de datos: el candidato llena el Google Form. La información se carga automáticamente en tu Google Sheet, incluyendo datos como nombre, correo y experiencia.

2. Ejecución del código: con ayuda de la IA, generas un código de Apps Script que se encarga de analizar los datos. Este código evalúa a los candidatos basándose en criterios que tú defines (por ejemplo, buscando la palabra "Head of People") y les asigna una puntuación de 1 a 10.

3. Acciones automatizadas: dependiendo de la puntuación obtenida, el sistema realiza acciones predefinidas, como enviar un correo de invitación a entrevista a los candidatos con puntuación alta (ej. 10) o un correo de rechazo a aquellos con puntuaciones bajas (ej. 5 o menos). Todo esto se ejecuta de manera instantánea y automática.

¿Cómo se modifica el código para adaptarlo a tu empresa?

No necesitas ser un programador para modificar el código.

La clave está en entender su lógica y utilizar la inteligencia artificial a tu favor.

Recuerda que las computadoras entienden por coordenadas (columnas numéricas).

Por lo tanto, si quieres cambiar la experiencia a buscar, solo necesitas:

• Identificar la columna numérica donde se encuentra la experiencia en tu Google Sheet.

• Modificar las palabras clave en el código para que busquen el nuevo puesto que te interesa (ej. "Product Manager").

• Ajustar el código para que evalúe y asigne puntuaciones según tus criterios.

Lo más importante es perderle el miedo al código y utilizar herramientas de IA como Claude para generar y modificar las instrucciones. 

Con un buen prompt puedes hacer que la inteligencia artificial cambie el código por ti, personalizando los mensajes, el puesto y los criterios de evaluación de forma rápida y eficiente.