Protección de datos personales en procesos de reclutamiento

En el mundo actual, la protección de datos no es solo una buena práctica, es una obligación legal. Con la creciente integración de la inteligencia artificial en Recursos Humanos, es vital saber cómo manejar la información de los candidatos de manera responsable.

Tenemos que aprender a proteger datos sensibles, a obtener consentimiento informado y a conocer las regulaciones clave en Latinoamérica para evitar multas millonarias y construir confianza con tus candidatos.

¿Cómo proteger los datos personales de los candidatos?

El mal uso de los datos puede llevar a estafas, por lo que los candidatos están más informados que nunca. Para proteger sus documentos, puedes usar herramientas como Adobe Acrobat o servicios en línea gratuitos como iLovePDF. Con ellos, puedes:

• Establecer contraseñas: asigna una contraseña fuerte y alfanumérica con caracteres especiales a los archivos PDF.

• Capacitar a tu equipo: enseña a tu equipo de reclutamiento a usar estas herramientas para proteger los currículums y otros documentos sensibles.

¿Qué regulaciones de privacidad de datos debes conocer?

Aunque las regulaciones en Latinoamérica no son tan estrictas como el GDPR de Europa, existen leyes específicas en cada país que te protegen a ti y a los candidatos. Es fundamental que las conozcas para cumplir con la ley y evitar sanciones. Algunas de las leyes clave son:

• México: Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares.

• Colombia: Ley 1581

• Argentina: Ley 25.326

• Chile: Ley 19.628

• Brasil: Ley 13.709

Estas leyes protegen a los ciudadanos y el mal uso de sus datos puede acarrear multas que, en promedio, pueden alcanzar los $320,000 USD e incluso ser mucho mayores, como se vio en el caso de Facebook y Cambridge Analytica.

¿Cómo obtener el consentimiento de los candidatos?

Incluso si las leyes no lo exigen de forma estricta, es tu responsabilidad obtener un consentimiento informado. Este documento debe ser claro y específico, detallando qué datos estás recolectando, para qué los usarás y si los compartirás con terceros. Asegúrate de obtener la autorización del candidato antes de:

• Analizar su perfil con inteligencia artificial.

• Compartir sus datos con otros departamentos (como marketing).

• Grabar sus entrevistas.

Para crear tu propio aviso de privacidad, puedes tomar como base los documentos de dependencias públicas. Solo asegúrate de adaptarlo a tu industria y de que no pida información irrelevante como tipo de sangre o pasatiempos. Implementar este tipo de avisos te pondrá un paso adelante y te ayudará a construir una relación de confianza y transparencia con tus candidatos.