Automatización de Flujos con Power Automate y Microsoft Forms

La automatización de procesos es una herramienta poderosa que puede transformar la manera en que gestionamos tareas repetitivas. Conectar flujos de nube con flujos de escritorio en Power Automate nos permite crear soluciones completas que se ejecutan automáticamente ante eventos específicos, como la recepción de un formulario. Esta integración representa un paso fundamental para quienes buscan optimizar sus procesos y reducir la intervención manual en sus operaciones diarias.

¿Cómo conectar flujos de nube con flujos de escritorio en Power Automate?

Para automatizar completamente nuestros procesos, necesitamos conectar nuestros flujos de escritorio (Desktop Flows) con los flujos de nube (Cloud Flows) en Power Automate. Esto nos permitirá que nuestras automatizaciones se inicien sin intervención manual cuando ocurra un evento específico, como recibir una respuesta en Microsoft Forms.

El primer paso es acceder a Power Automate desde cualquier navegador web visitando powerautomate.com. Es crucial iniciar sesión con la misma cuenta que utilizamos en Power Automate Desktop, de lo contrario, no podremos conectarnos a nuestros robots.

Una vez dentro de la plataforma, debemos seguir estos pasos:

1. Ir a "My flows" y luego a "Cloud Flows".
2. Hacer clic en "New flow" para crear un nuevo flujo.
3. Seleccionar "Automated flow" para que se inicie automáticamente mediante un disparador.

¿Qué tipos de flujos podemos crear en Power Automate?

Power Automate ofrece diferentes tipos de flujos según nuestras necesidades:

• Flujos automatizados: Se inician automáticamente cuando ocurre un evento específico (un disparador).
• Flujos instantáneos: Se ejecutan manualmente con un clic.
• Flujos programados: Se ejecutan en fechas y horas predefinidas con una frecuencia establecida.

Para nuestro caso práctico, utilizaremos un flujo automatizado que se dispare cuando recibamos una nueva respuesta en Microsoft Forms.

¿Cómo configurar el disparador de Microsoft Forms?

Al crear nuestro flujo automatizado, debemos configurar el disparador que iniciará la ejecución:

1. Asignar un nombre descriptivo al flujo (por ejemplo, "PLBot corrección errores").
2. Buscar y seleccionar el disparador "When a new response is submitted" de Microsoft Forms.
3. Hacer clic en "Create" para continuar con la configuración.
4. Seleccionar el formulario específico por su título (en nuestro caso, "Corrector de código").

Una vez configurado el disparador, necesitamos agregar la acción que ejecutará nuestro flujo de escritorio:

1. Hacer clic en "New step"
2. Buscar "desktop flow" o seleccionar el icono correspondiente
3. Elegir la acción "Run a flow built with Power Automate Desktop"

¿Cómo configurar la conexión entre flujos de nube y escritorio?

Para que nuestro flujo de nube pueda ejecutar un flujo de escritorio, necesitamos establecer una conexión entre ambos. Este es un paso crítico que requiere atención a los detalles:

1. Agregar una nueva conexión con un nombre descriptivo (por ejemplo, "PLBot").
2. Seleccionar "Connect with username and password".
3. Elegir la máquina donde está instalado Power Automate Desktop.

Para la autenticación, tenemos dos opciones:

• Conexión con usuario y dominio: Útil cuando iniciamos sesión en Windows con credenciales de dominio.
• Conexión con correo electrónico: Cuando iniciamos sesión con una cuenta Microsoft.

Si necesitamos identificar nuestro usuario y dominio, podemos abrir el CMD como administrador y ejecutar el comando whoami. Esto nos mostrará la información necesaria para completar los campos de conexión.

¿Cómo seleccionar el modo de ejecución adecuado?

Power Automate ofrece dos modos de ejecución para los flujos de escritorio:

• Ejecución asistida: Requiere que el computador esté encendido y con sesión iniciada. Es la opción más económica y la que utilizaremos en nuestro ejemplo.
• Ejecución desasistida: Permite ejecutar el flujo incluso cuando el computador está encendido pero sin sesión iniciada. Requiere una licencia más costosa.

Una vez configurada la conexión, seleccionamos nuestro flujo de escritorio (en este caso, "PLB caso práctico dos") y guardamos el flujo de nube. Si el flujo se guarda sin errores, significa que la conexión se estableció correctamente.

¿Cómo probar la integración completa del proceso automatizado?

Para verificar que nuestra integración funciona correctamente, debemos probar el flujo completo:

1. Asegurarnos de que el flujo de nube esté guardado y activo.
2. Ir a Microsoft Forms y abrir la vista previa del formulario.
3. Completar y enviar una nueva respuesta.

Después de enviar el formulario, podemos volver a Power Automate y actualizar la página para verificar el estado de nuestro flujo. Veremos que el flujo comienza a ejecutarse automáticamente (aparecerá con estado "Running").

La ejecución del flujo de escritorio puede tardar unos minutos en iniciarse, dependiendo de factores como:

• La velocidad de internet
• La distancia entre el servidor y la máquina
• Configuraciones de proxy

Durante la ejecución, podremos observar cómo el robot:

1. Abre Microsoft Edge automáticamente
2. Procesa la información del formulario
3. Envía notificaciones por Teams
4. Envía correos electrónicos con los resultados

# Ejemplo del código Python con error que podríamos enviar en el formulario
def calculate_average(numbers):
    total = 0
    for num in numbers
        total += num
    return total / len(numbers)

# Llamada a la función
result = calculate_average([10, 20, 30, 40])
print(f"El promedio es: {result}")

La integración entre flujos de nube y escritorio nos permite crear soluciones de automatización completas que responden a eventos específicos sin intervención manual. Esta combinación potencia enormemente las capacidades de RPA (Robotic Process Automation) y abre un mundo de posibilidades para optimizar procesos empresariales y personales.

La automatización de procesos mediante Power Automate representa una poderosa herramienta para mejorar la eficiencia y reducir tareas manuales repetitivas. Al conectar flujos de nube con flujos de escritorio, podemos crear soluciones integrales que se ejecutan automáticamente ante eventos específicos. ¿Qué otros procesos te gustaría automatizar utilizando estas herramientas? Comparte tus ideas en los comentarios y exploremos juntos el potencial de la automatización.