Extracción de Datos desde Excel con Power Automate

Clase 11 de 20 • Curso de RPA e Hiperautomatización con AI

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Resumen

La extracción de datos en Power Automate es una habilidad fundamental para automatizar procesos que requieren manipulación de información. Dominar esta técnica te permitirá crear flujos de trabajo más sofisticados y eficientes, especialmente cuando necesitas procesar datos de Excel para alimentar otros sistemas o tomar decisiones automatizadas.

¿Cómo extraer datos de Excel con Power Automate?

Hasta ahora, nuestro robot ha manipulado archivos, pero el siguiente paso crucial es capturar datos específicos. Para lograr esto, necesitamos implementar un proceso que nos permita identificar y extraer información relevante de nuestro archivo Excel.

¿Cómo identificar el último registro en Excel?

Para trabajar con el último registro de datos en un archivo Excel, debemos seguir estos pasos:

  1. Identificar la primera fila libre de una columna específica.
  2. Restar 1 a ese valor para obtener la última fila con datos.

Para implementar esto en Power Automate:

  1. Utilizamos la acción "Obtener la primera fila libre de un archivo Excel".
  2. Especificamos la hoja de cálculo y la columna de referencia.
  3. Creamos una variable para almacenar el número de la última fila con datos:
    • Usamos la acción "Establecer variable" (recomendable usar camelCase).
    • Nombramos la variable (por ejemplo, "ultimoRegistro").
    • Asignamos el valor de la fila libre menos 1: %firstRowAndColumn - 1%.

Este enfoque nos permite identificar dinámicamente dónde termina nuestra información, independientemente de cuántos registros tenga el archivo.

¿Cómo extraer la información de una fila específica?

Una vez identificada la última fila, necesitamos extraer su contenido:

  1. Utilizamos la acción "Leer en hoja de cálculo de Excel".
  2. Configuramos para recuperar valores de un rango de celdas.
  3. Definimos el rango usando:
    • Primera columna (ej. "A")
    • Primera fila (variable "ultimoRegistro")
    • Última columna (identificada previamente, ej. "I")
    • Última fila (misma variable "ultimoRegistro")
Rango: A%ultimoRegistro%:I%ultimoRegistro%

Esta acción almacena los datos extraídos en una variable llamada "excel_data", que contiene toda la información de la fila seleccionada.

¿Cómo manipular los datos extraídos de Excel?

Una vez extraídos los datos, necesitamos procesarlos adecuadamente para su uso posterior.

¿Cómo acceder a valores específicos del conjunto de datos?

Es importante entender que Power Automate indexa las columnas desde 0, no desde 1 como estamos acostumbrados en Excel:

  1. Creamos variables individuales para cada campo que necesitamos.
  2. Utilizamos la acción "Establecer variable" para cada campo.
  3. Accedemos a los valores usando la notación de coordenadas: 
    excel_data[0][3]  // Accede a la primera fila, cuarta columna (índice 3)

Por ejemplo, para guardar el correo electrónico que está en la columna 4 (índice 3):

Nombre de variable: emailForm
Valor: excel_data[0][3]

Este proceso se repite para cada campo que necesitemos extraer, como nombre de usuario, lenguaje de programación, código con error, etc.

¿Cómo sanitizar los datos para evitar conflictos?

Antes de utilizar los datos extraídos en otros sistemas (como bases de datos o APIs), es recomendable sanitizarlos:

  1. Utilizamos la acción "Reemplazar texto".
  2. Identificamos caracteres problemáticos (como comillas dobles).
  3. Los reemplazamos por alternativas seguras (como comillas simples).

Por ejemplo:

  • Texto para analizar: variable con el código extraído
  • Texto para buscar: "
  • Reemplazar con: '
  • Guardar en: la misma variable original

Este proceso es especialmente importante para campos que contienen código o texto con formato especial, ya que pueden contener caracteres que generan conflictos en consultas SQL o llamadas a API.

¿Cómo verificar que la extracción fue exitosa?

Para comprobar que nuestras variables contienen la información correcta:

  1. Utilizamos la acción "Mostrar mensaje".
  2. Incluimos todas las variables extraídas en el mensaje.
  3. Ejecutamos el flujo y verificamos que los datos mostrados coincidan con lo esperado.

Este paso de verificación es crucial durante el desarrollo y depuración de nuestros flujos automatizados, ya que nos permite confirmar que estamos capturando correctamente la información antes de proceder con acciones posteriores.

La extracción de datos de Excel mediante Power Automate es una técnica poderosa que te permitirá construir automatizaciones más complejas y útiles. Analizar cuidadosamente la estructura de tus archivos Excel te facilitará enormemente este proceso, permitiéndote identificar con precisión dónde se encuentra la información que necesitas. ¿Has utilizado Power Automate para extraer datos de Excel? Comparte tu experiencia en los comentarios.