Motivación y Reorganización de Roles en Equipos de Trabajo

Las empresas que no se adaptan, mueren. Los equipos que no innovan, se estancan. Las personas estancadas con una idea, un proceso o una forma única de hacer las cosas, dejan de hacer crecer una empresa. La motivación es movimiento porque un equipo motivado pone la vara cada vez más alta, así que nunca deja de moverse.

La siguiente actividad te va a permitir identificar motivaciones individuales, definir valores o acuerdos innegociables, aprender a diseñar roles dentro de un equipo (alcances del rol, expectativas, impacto) y cumplir con el propósito que tú definas según la necesidad.

En un trabajo anterior, nuestra líder renunció a su cargo porque había conseguido una oportunidad en otro país. Mientras el equipo de talento humano buscaba su reemplazo, tanto mi equipo y yo nos sentíamos sin un norte. Sabíamos cómo ‘‘mantener la máquina andando’’ pero ante la incertidumbre de la llegada de un nuevo líder y algunos retos de comunicación con otros equipos de la empresa, nuestras dinámicas laborales se estaban poniendo tensas.

Así que realicé la siguiente actividad:

1. Separé dos horas en la agenda de todo el equipo, el nombre de la ‘reunión’ era: Team, Yes we can!

2. Al iniciar la actividad les aclaré el propósito, les dije este taller era una invitación a:

• Reorganizar el trabajo

• Automotivarnos

• Reflexionar sobre nuestras dinámicas de trabajo

Les compartí el objetivo: Eliminar las sobrecargas de trabajo.

3. Aclaré cuáles eran las reglas y las dejé proyectadas en una pantalla visible para todos:

• Todas las ideas son válidas y deben estar abiertas a feedback.

• Vamos a respetar la palabra, no nos vamos a interrumpir.

• Las actividades propuestas deben ser acciones que sean viables de evolucionar con el tiempo.

• Los roles propuestos deben poder sobrevivir con más de 1 encargado.

4. Repartí los materiales:

• Sharpies.

• Post its

Solo yo conocía que cada color de post it tenía un significado distinto:

Así que primero repartí los post its de color rosa que significaban ‘‘roles propuestos’’.

5. Luego dividí el tablero o whiteboard de la siguiente manera (con un marcador borrable):

6. Como tarea, cuando agendé la reunión le pedí a los participantes pensar en actividades que los motivaban a crecer profesionalmente dentro del equipo. Aprovechando eso, la actividad comienza invitando a los participantes a escribir nombres de roles o actividades de alta responsabilidad dentro del equipo en los post its rosados y a ubicarlos en la mitad del tablero (pueden ser existentes o nuevos).

7. Luego, por ser quien facilitaba la actividad, tomé uno por uno y comencé a invitar a listar las actividades del rol, a proponer nuevas o a proponer re-distribuirlas a otros roles en los post its naranjas.

• Se permite que los post its naranjas tengan más de una actividad si estas están relacionadas.

• Cuando un rol ya no tiene sentido, perdió el impacto o no hay claridad en sus actividades se pasa al cuadro de Nice to have.

Al cabo de un tiempo, el tablero se ve así:

8. Por último, con los post its azules las personas escriben su nombre con un número:
   1- Si desea ser quien lidera el rol.
   2- Si desea colaborar con las actividades del rol.

*La única condición es que cada rol debe tener al menos 2 encargados o referentes.

9. Documentación de resultados, este punto es clave para darle seguimiento a la actividad.
En nuestro caso, el resultado fue una redistribución del trabajo, una lista de propuestas nuevas de cómo hacer que cada persona tuviera actividades que la motivaran y una oportunidad para desinflarse emocionalmente ante distintos temas que nos mantenían tensos y no estábamos hablando.

Recomendaciones

Tu rol como líder al llevar a cabo actividades como estas, es el de facilitador, deja que sea tu equipo quien toma las decisiones. Limítate a escuchar y observar, entre todos llegarán a los resultados que se propusieron o mejor, podrán sorprenderse con el desenlace.