Creación de flujos automáticos para aprobaciones en Power Automate

Para optimizar la gestión interna de gastos en una empresa, Power Automate ofrece posibilidades valiosas al integrar reglas específicas de negocio. A través de flujos personalizados como los que se explican aquí, los negocios pueden simplificar significativamente sus procesos, garantizando un control efectivo y oportuno sobre las transacciones, especialmente cuando estas requieren validaciones adicionales.

¿Cómo automatizar procesos de aprobación usando Power Automate?

Power Automate facilita la creación de flujos que reaccionan automáticamente cuando se crea un registro específico en una app, como el registro de gastos. En el caso analizado, cada vez que un colaborador registra un gasto en una lista de SharePoint existe un disparador automático. Se inicia un flujo que analiza y ejecuta ciertas acciones según los datos introducidos:

• Revisión automática del método de pago.
• Determinación si el gasto requiere validación adicional según el método.

¿Por qué utilizar variables en el flujo automatizado?

Las variables permiten guardar temporalmente información esencial durante el proceso del flujo, contribuyendo a gestionar cada registro de manera efectiva. Por ejemplo, en este caso práctico se utilizaron dos variables específicas:

• métodoDePago (string): Guarda información textual sobre cuál método de pago empleó el usuario.
• revisiónDeAprobación (boolean): Indica solo verdadero o falso para señalar si el gasto requiere aprobación adicional o no.

La creación de estas variables sigue buenas prácticas recomendadas, sin espacios, acentos y con palabras claras, facilitando luego la administración y lectura del flujo.

¿Cómo configurar condicionales que respondan automáticamente?

Los controles condicionantes permiten reaccionar de forma diferente según la información obtenida. En este ejemplo específico, se explicó la condición denominada if-then (Si-Algo ocurre-Entonces), común en desarrollo. Cuando el método de pago detectado es "tarjeta corporativa", se dispara automáticamente una serie de acciones adicionales:

• Creación automática de la solicitud de aprobación.
• Asignación de tareas definidas a los responsables de validación del gasto.
• Notificación al colaborador mediante Teams sobre la aprobación o rechazo de su solicitud.
• Actualización automática del estado del registro en la intranet empresarial.

Con estos controles claros y lógicos, las empresas agilizan sus procesos administrativos, reducen tiempos de espera y mejoran la comunicación interna.

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