Priorización de Tareas con la Matriz de Eisenhower

Un buen consejo para priorizar y enfocar tu tiempo de manera efectiva es reducir el tiempo y el espacio de trabajo.  Si aún no tienes capital, no te enfoques en estrategias. Primero experimenta tácticas para sobrevivir.  Debes priorizar qué experimentar primero. En esta clase veremos cómo priorizar con la Matriz de Eisenhower. No dudes en compartir si conoces alguna otra manera en los comentarios.

Primer paso: ten un documento con todas las tareas e ideas

Antes de priorizar, te recomiendo que tengas un archivo en el que escribas continuamente la idea y la tarea que se te ocurra. Debe tener un impacto directo en el crecimiento de tu startup y/o que te ayude a alcanzar tus objetivos.

Esta lista puedes hacerla en una hoja de cálculo, Trello, Notion o Wunderlist por citar algunas. Lo importante es que sea fácil de completar y leer.  Luego, cada semana (o cada día) echa un vistazo y empieza a priorizar qué hay que hacer y cómo.

Matriz de Eisenhower

Una buena herramienta para ayudarte a clasificar tus tareas según la prioridad es la Matriz de Eisenhower.

La matriz de Eisenhower fue inventada por Dwight D. Eisenhower (General de cinco estrellas,  comandante supremo aliado en la Segunda Guerra Mundial y  34º presidente de los Estados Unidos) en los años sesenta.  La utilizó para ayudarle a tomar decisiones difíciles como presidente o cuando estaba en el ejército.

Esta herramienta ayuda a las personas a priorizar las cosas que tienen que hacer clasificándolas en 4 categorías en una matriz formada por 2 ejes:

• X - Grado de urgencia
• Y - Grado de importancia

La matriz se divide entonces en 4 casillas en las que ordenaremos las tareas.

Urgente e importante

En este cuadrado vienen todas las tareas que son importantes para que sobreviva y crezca tu startup. La noción de urgencia está determinada por el tiempo que tienes para cumplir con el riesgo de perder la oportunidad o, peor aún, morir. Esas tareas suelen vincularse directamente a tus OKR o KPI.

Ejemplos: adaptación de sus políticas, tecnología, etc. a las nuevas normas vigentes. Combatir un ataque de hackers contra la plataforma. Recaudación de fondos.

¿Cómo se ejecutan estas tareas?

• Acción: es lo primero que se hace.
• Concentración absoluta.
• Si es necesario, reorganiza tu equipo para llegar allí.

Urgente y no importante

Esta categoría engloba las cosas que no son muy importantes para crecer o sobrevivir, pero que siguen siendo urgentes de resolver.

Ejemplo: preparar una propuesta de ventas de un ticket nivel medio para un cliente.

¿Cómo se ejecutan estas tareas?

• Acción: se delega.

Importante y no urgente:

En esta casilla entran todas las cosas que sueñas probar y que pueden mover la aguja para llevar a tu empresa a un crecimiento exponencial y hacia tu visión. Eso sí, no son necesariamente urgentes para que sobrevivas y sigas creciendo a partir de ahora.

Ejemplo: desarrollo de nuevas funcionalidades en su App. Salir a correr por la mañana para llegar fresco al trabajo.

¿Cómo se ejecutan estas tareas?

• Acción: programar y comprometerse. Planifica el tiempo en tu calendario, envía invitaciones con antelación al equipo que necesitas que participe contigo.

No es urgente ni importante

Esas son las tareas que debes borrar inmediatamente de tu lista y de tu cabeza. Sí, duele, pero volviendo al propósito y al porqué del curso “no se puede hacer todo”.

Ejemplo: una cena privada con el director general de una marca de lujo cuando no es el mercado objetivo de tu startup.

¿Cómo se ejecutan estas tareas?

• Acción: limitar y eventualmente eliminar. Si realmente te es muy difícil sacarlo de tu vida, crea una lista de tareas no importantes que puedas ir revisando de vez en cuando y eventualmente hacer.

Puedes descargar una plantilla de Notion aquí

¿Cómo sé si he priorizado bien?

La respuesta es bastante sencilla: si alcanzas tus objetivos, en teoría has priorizado bien. Ahora, normalmente, alcanzarás parte de tus objetivos. Por lo tanto, siempre es importante hacer una reflexión honesta sobre tu capacidad de priorización. Hazte las siguientes preguntas:

• ¿Está creciendo mi negocio? ¿Por qué?
• ¿He alcanzado mi objetivo semanal?
  • En caso afirmativo, ¿qué he hecho bien?
  • En caso negativo, ¿cuáles fueron los principales obstáculos para alcanzar el objetivo? ¿Tenía control sobre esto?
    • Si no es así, ¿cambiarán estas barreras el próximo mes y me permitirán avanzar o cómo podría hacerlo?
    • Si la respuesta es afirmativa, ¿qué puedo hacer mejor e iterar para la próxima vez?

En pocas palabras priorizar bien viene con la experiencia.  Aprenderás haciendo e iterando. Toma nota de tus aprendizajes y aplícalos. Con el tiempo, el enfoque y la persistencia, maximizarás el arte de priorizar.

En la próxima clase, presentaremos los métodos de Sprint, muy utilizados en la industria de las startups.