Saber cuándo y cómo incorporar recursos externos a un proyecto puede marcar la diferencia entre cumplir los objetivos o enfrentar retrasos costosos. La gestión de adquisiciones es el área de conocimiento que todo director de proyectos necesita dominar para establecer relaciones contractuales claras, seleccionar al proveedor adecuado y mantener el control del presupuesto.
¿Qué es la gestión de adquisiciones y por qué es relevante?
La gestión de adquisiciones se refiere al conocimiento y la capacidad de un director de proyectos para gestionar relaciones contractuales con proveedores externos [0:10]. Las adquisiciones son el proceso formal para obtener bienes y servicios que la organización no puede cubrir internamente.
En la guía PMBOK se utiliza una terminología específica: a la persona o empresa que presta productos o servicios se le llama vendedor, mientras que quien compra el servicio es el comprador [0:06]. Independientemente de que en el mundo real se use contratista, subcontratista o proveedor, dentro del marco de referencia el término unificado es vendedor.
De las diez áreas de conocimiento, esta es la que normalmente se utiliza menos, ya que aplica sobre todo a proyectos grandes y complejos con presupuesto considerable [1:06]. Sin embargo, comprender sus conceptos básicos resulta fundamental para cualquier profesional.
¿Cuáles son los documentos de adquisiciones más comunes?
Al iniciar un proceso de adquisición, existen tres documentos esenciales [1:24]:
- Solicitud de propuesta (RFP, por sus siglas en inglés): documento donde se describen las necesidades del proyecto.
- Invitación a licitación (IFB): convocatoria formal para que los proveedores presenten sus ofertas.
- Solicitud de cotización: petición directa de precios por productos o servicios específicos.
En la mayoría de las organizaciones, un departamento especializado publica licitaciones y da seguimiento al proceso. El rol del director de proyectos es asegurar que los requisitos del alcance y los objetivos estén documentados al 100 % [1:46].
¿Cuáles son los pasos del proceso de adquisiciones?
El proceso se estructura en cuatro fases [2:08]:
- Planificar la gestión de las adquisiciones.
- Efectuar las adquisiciones.
- Controlar las adquisiciones.
- Cerrar las adquisiciones.
El cierre es un paso sumamente importante. El éxito de la relación con un proveedor externo depende de la claridad de los términos con los que se inicia la relación contractual: cuándo serán los pagos, cuáles son los entregables y qué documentación se requiere para generar cada pago [2:22].
¿Qué tipos de enunciados y contratos existen?
La guía PMBOK define tres tipos de enunciados para establecer la relación con el proveedor [2:50]:
- Por desempeño: permite medir lo que el proveedor ha completado una vez que entrega el producto o servicio.
- Funcional: mide el resultado final en función de características mínimas del producto.
- Por diseño: los pagos se definen en función de un diseño inicial presentado por el proveedor.
¿Cómo se clasifican las categorías de contrato?
La categoría del contrato determina la estructura de pagos [3:26]. Es vital que la organización tenga los fondos establecidos y que el proveedor conozca con exactitud el proceso de pago. Si la factura se pagará sesenta días después, el proveedor debe saberlo desde el inicio para evitar fricciones.
Las tres categorías principales son:
- Precio fijo: se determina desde el inicio cuánto se pagará en periodos definidos, por ejemplo, cada fin de mes [4:10].
- Tiempo y materiales: el pago se basa en el tiempo invertido y los materiales proporcionados.
- Costos reembolsables: se reembolsan los costos reales incurridos por el proveedor.
¿Qué conceptos clave debes dominar antes de contratar?
Existen varios elementos que fortalecen la relación contractual y protegen al proyecto [4:40]:
- Criterios de selección de proveedores: invertir tiempo suficiente en el análisis y la selección es crucial, porque una vez iniciada la relación contractual, retroceder resulta muy difícil.
- Solicitud de cambios: así como existe un control integrado de gestión de cambios en la etapa de iniciación, debe definirse un proceso equivalente con el proveedor externo [5:12]. Ambas partes pueden llegar a un consenso sobre qué proceso seguir.
- Acuerdo de confidencialidad: al tratarse de personas externas a la organización, este documento debe estar claro y firmado por ambas partes [5:42].
- Carta de intención: detalla los servicios específicos que el proveedor brindará.
- Vínculo legal: se formaliza mediante la firma de un contrato.
El propósito del contrato es definir roles y responsabilidades, hacer las cosas vinculantes legalmente y mitigar o asignar riesgos [6:00]. Aunque el proveedor sea una organización externa, si algo falla en su trabajo, el proyecto completo se ve afectado, porque una vez que arrancan las actividades de ejecución, el proveedor forma parte directa del equipo de proyecto.
Contar con el apoyo del departamento legal de tu organización resulta indispensable para revisar cada aspecto contractual. ¿Has tenido experiencias gestionando adquisiciones en tus proyectos? Comparte qué aspectos te resultaron más desafiantes.
