Saber quiénes son las personas que impactan o se ven impactadas por tu proyecto es una de las responsabilidades más críticas de cualquier gerente de proyectos. La gestión de interesados abarca desde la identificación inicial hasta el control continuo de comunicaciones, expectativas e influencia a lo largo de toda la ejecución. A continuación se desglosan los pasos esenciales y se explica cómo llevar un registro práctico que te permita mantener el control.
¿Quiénes son los interesados y por qué importa identificarlos?
Los interesados —también llamados stakeholders— son todas las personas que, de alguna u otra forma, se ven afectadas por el proyecto [0:08]. Pueden recibir el impacto durante la etapa de ejecución o bien utilizar los entregables una vez que el proyecto ha finalizado.
Identificarlos a todos es el primer paso. A partir de ahí se deben cubrir varios frentes:
- Determinar requisitos, expectativas e interés. Según la fase del proyecto, cada interesado tendrá un nivel de interés distinto [0:30].
- Definir la información mínima requerida. Necesitas saber qué datos enviarles para mantenerlos al tanto del avance y qué retroalimentación necesitas de vuelta [0:42].
- Determinar su nivel de influencia. Algunos interesados no están al tanto del día a día, pero sus decisiones tienen un peso alto en la ejecución [1:00].
Cuando hablamos de expectativas, es fundamental que todo lo definido en el acta de constitución del proyecto —objetivos y entregables— sea claramente comprendido por cada interesado [1:40].
¿Cómo planificar las comunicaciones con los interesados?
La planificación de comunicaciones depende de tres variables: el nivel de influencia, el grado de interés y la etapa del proyecto en la que te encuentres [1:14]. El gerente o administrador del proyecto es el responsable directo de definir qué tipo de información relevante se envía a cada persona y con qué frecuencia.
Este proceso no ocurre una sola vez. La gestión de interesados es continua durante toda la ejecución: comunicarte con ellos y controlar esas comunicaciones es una tarea permanente [1:55].
¿Qué significa gestionar expectativas, influencia y compromiso?
Gestionar expectativas implica asegurarte de que los interesados comprendan con claridad los objetivos y resultados esperados. Además, debes evaluar si cada persona es partidaria, neutral o reticente frente al proyecto [3:28]. Esta clasificación te permite diseñar estrategias diferenciadas para cada grupo.
¿Cómo se construye un registro de interesados paso a paso?
El ejercicio práctico se basa en una plantilla con dos pestañas: el registro de interesados y un instructivo que explica qué información capturar en cada columna [2:12]. El archivo es completamente personalizable.
Para el ejemplo del proyecto del data center, la estructura del registro incluye:
- Información de identificación: nombre, apellido y puesto dentro de la organización [2:30].
- Organización o empresa: indica si la persona es interna o pertenece a una entidad externa [2:42].
- Ubicación física: el país donde se encuentra, dato relevante cuando existen diferencias horarias [2:50].
- Rol en el proyecto: por ejemplo, el champion del proyecto, quien se encarga de socializar internamente con el resto de interesados para asegurar el éxito [2:58].
- Información de contacto: correo electrónico, teléfono u otros canales definidos previamente [3:08].
- Expectativas principales: no se trata de información abstracta, sino de expectativas tangibles identificadas en sesiones con el interesado [3:14].
- Grado de influencia e interés: permite priorizar la atención según el impacto que cada persona tiene [3:22].
- Fase de mayor interés: según el puesto y rol, algunas fases del proyecto serán más relevantes para ciertas personas [3:25].
- Clasificación interna o externa y postura: partidario, neutral o reticente [3:28].
El concepto de champion del proyecto merece atención especial: es el líder que actúa como enlace interno, asegurándose de que todos los involucrados estén alineados con los objetivos.
Contar con un registro bien estructurado te da visibilidad sobre a quién comunicar qué, en qué momento y con qué estrategia. Si ya has trabajado con registros de interesados, comparte qué columnas adicionales te han resultado útiles en tus proyectos.
