Gestión de tareas en equipo con Microsoft Planner y Teams

Organizar y manejar tareas en equipo puede ser más sencillo utilizando Microsoft Planner integrado en Teams. Esta herramienta facilita la distribución de actividades, asignación de responsabilidades y seguimiento del progreso, con distintas opciones de visualización y actualización automática.

¿Qué es Microsoft Planner y cómo integrarlo con Teams?

Microsoft Planner es una herramienta diseñada específicamente para organizar y gestionar tareas en equipos dentro del entorno de Microsoft 365. Aunque Planner es una plataforma independiente, también puede incorporarse en Teams para facilitar una mejor integración y administración centralizada:

• Accede a Microsoft Planner desde el menú principal de Microsoft 365.
• Puedes gestionarlo independientemente en el portal propio o visualmente dentro de Teams integrándolo como una pestaña adicional.
• Al integrarlo en Teams, los miembros del grupo tienen automáticamente configurados sus permisos.

¿Cómo crear un nuevo plan en Planner desde Teams?

Al usar Planner dentro de Teams, puedes crear nuevos planes o agregar planes ya existentes de forma rápida y directa:

• Busca Planner en la opción de añadir pestañas dentro del canal de Teams.
• Decide si quieres publicar un mensaje inmediato a los miembros donde anuncias la creación de este plan o no.
• Puedes elegir una plantilla preexistente o empezar de cero con un plan en blanco y nombrarlo según tus necesidades.
• Al crear el plan, automáticamente se incluirán en él los miembros actuales del equipo de Teams.

¿Qué opciones tienes al gestionar tareas con Planner?

Planner ofrece diversas formas de visualizar y controlar las tareas creadas para un proyecto concreto:

• Visualización en lista para un seguimiento estructurado.
• Tablero con depósito o buckets al estilo Kanban, ideal para mover y reorganizar tareas según su estado o avance.
• Calendario para supervisar fechas importantes.
• Gráficas automáticas que registran y analizan la información generada de las tareas.

¿Cómo asignar tareas y gestionar los detalles adicionales?

Para lograr un seguimiento eficiente, Planner permite enriquecer cada tarea creada con detalles específicos:

• Indica si una tarea está comenzada, en progreso o ya finalizada.
• Asigna personas directamente entre miembros existentes en el canal de Teams.
• Marca claramente las prioridades, estableciendo además fechas de inicio o vencimiento (preferiblemente una sola para evitar saturar el calendario).
• Agrega un checklist detallado que clarifique pasos específicos para completar satisfactoriamente las tareas.
• Mantén visible un historial de todos los cambios y acciones realizadas en cada tarea.

¿Cómo actualizar y modificar los planes en Planner?

Microsoft Planner actúa guardando cambios automáticamente; no requiere un botón específico para guardar modificaciones:

• Los cambios hechos en tareas se guardan automáticamente al salir del panel.
• Tareas se actualizan al arrastrarlas entre diferentes buckets o estados.
• Puedes renombrar fácilmente un plan desde la página principal de Planner en Microsoft 365.

Esta flexibilidad en modificación y actualización garantiza que la administración de proyectos en equipo sea eficiente y actualizada continuamente, mejorando así la productividad del grupo. ¿Estás empleando Planner en tu organización actual? Cuéntanos cómo lo aplicas con tu equipo de trabajo.