Integración de Outlook con Teams para compartir correos y tareas

Microsoft tres seis cinco cuenta con diversas herramientas que facilitan la organización eficiente de tareas y proyectos con tus equipos laborales. Una de sus principales ventajas es la integración de herramientas como Outlook y Planner dentro de Teams, lo que simplifica notablemente la colaboración y seguimiento de actividades.

¿Cómo compartir correos electrónicos desde Outlook en Teams?

Outlook es una herramienta ampliamente utilizada no solo para gestionar correos electrónicos, sino también calendarios y listas de tareas personales mediante la funcionalidad To Do. Puedes compartir fácilmente correos importantes desde Outlook hacia Teams, facilitando un seguimiento más eficiente sin llenar de copias las bandejas de entrada de tus compañeros.

Para hacerlo, busca en Outlook el botón "Share to Teams" o "Compartir en Teams", situado generalmente en el menú superior. Entonces, selecciona el canal de Teams del grupo al que desees enviar el correo electrónico. También puedes incluir adjuntos desde el correo hacia la publicación en Teams según las necesidades del proyecto.

Una vez compartido, accede directamente en Teams para verificar y dar seguimiento al mensaje y documentos adjuntados, pudiendo interactuar con respuestas y comentarios directamente en la plataforma, al estilo de un chat convencional.

¿Qué ventajas ofrece Outlook To Do para gestionar tareas personales?

Outlook To Do permite manejar de manera eficaz tareas individuales a través de un sencillo sistema de cinco paneles:

• Mi Día: tareas que requieren atención inmediata.
• Importantes: tareas destacados mediante una estrella.
• Planeadas: actividades programadas con fechas concretas.
• Asignadas a mí: tareas delegadas provenientes de To Do o Planner.
• Todas las tareas: visión general integral.

Puedes arrastrar y reorganizar libremente tareas entre estos paneles, estableciendo recordatorios personalizados, fechas límites y repeticiones automáticas para evitar olvidos. Además, tienes la opción de añadir notas aclaratorias y archivos que complementen cada tarea.

¿Cómo interactúan To Do y Planner dentro de Teams?

Planner es la herramienta complementaria ideal para To Do dirigida al trabajo en equipo, facilitando así una gestión compartida y transparente dentro de tus grupos laborales. Puedes acceder fácilmente a Planner desde Teams, integrando las tareas personales de To Do con las actividades grupales.

Aunque To Do y Planner cooperan estrechamente dentro de Teams, es fundamental recordar que toda tarea registrada en To Do es personal e invisible para el equipo, a diferencia de las creadas en Planner. La visualización en Planner es flexible, permitiendo diferentes formas de organización como cuadrícula o panel, así como la facilidad de agregar detalles adicionales, notas y listas de comprobación que enriquecen el seguimiento del progreso.

El próximo paso será profundizar en el uso de Planner para optimizar aún más la gestión colaborativa del trabajo en equipo.