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Aprende los procesos claves para llevar a cabo una Gestión de Proyectos exitosa en dónde se cumplan los objetivos e impacto esperado.
Aprender a gestionar proyectos te permite optimizar el tiempo y los recursos asignados. Conocer las herramientas y las metodologías te acerca a tu meta de trabajar como Project Manager.

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¿Qué es un Project Manager exitoso?

Cuando hablamos de gestión de proyectos, el Project Manager (director de proyecto) es la persona encargada de definir las estrategias para realizar una correcta iniciación, planeación, ejecución, seguimiento, control y cierre de un proyecto. Por eso la persona que ocupe este cargo debe tener una combinación de habilidades técnicas y profesionales.

El éxito de un proyecto se da cuando el Project Manager cumple la triple restricción ampliada, esto quiere decir, el logro del alcance del proyecto dentro del tiempo y costo acordado (triple restricción clásica) incluyendo los parámetros de calidad estipulados, teniendo en cuenta restricciones de recursos y riesgos.

Para cumplir la triple restricción ampliada, el Project Manager debe tener 3 cualidades fundamentales:

1. Liderazgo

El éxito de un proyecto está aún más cerca si el Project Manager deja su rol de ejecutivo para convertirse en un líder ejemplar con el curso de liderazgo de equipos, generando motivación con el curso de motivación para equipos, valores y definiendo una visión clara del objetivo al cual se pretende llegar.

Este líder debe ser un excelente comunicador y conciliador el cual influye sobre sus colaboradores, impulsándolos a asumir retos durante la ejecución del proyecto para obtener el producto final. Según la organización Project Management Institute (PMI), el 66% de los entrevistadores esperan encontrar rasgos de liderazgo en los postulantes para el cargo de Project Manager.

2. Comunicación

La mayor parte del tiempo de un Project Manager es invertido en comunicar a todos los Stakeholders de un proyecto, cuanto más grande sea el alcance, más grande es la necesidad de aplicar la habilidad de comunicar. La falta de comunicación puede dar lugar al completo fracaso de un proyecto, o en un caso menos adverso, afecta significativamente el costo, alcance y el tiempo de desarrollo de un proyecto

3. Conocimiento multidisciplinar

Como lo mencionamos anteriormente un gestor de proyectos debe tener presente siempre el cumplimiento de la triple restricción ampliada (alcance, tiempo, costo y calidad). Estos son los conocimientos necesarios para gestionar cada restricción:

  • Alcance: Para una gestión efectiva del alcance es recomendable tener conocimientos en diferentes áreas para entender las tareas, actividades y recursos necesarios que se requiere en la ejecución del proyecto. El Project Manager no debe ser un experto en cada una de las áreas que se involucran en el proyecto, pero sí tener un conocimiento básico de las mismas.

  • Tiempo: Es necesario que el Project Manager maneje herramientas de gestión de proyectos que le permitan hacer una planificación y seguimiento adecuado a cualquier proyecto mediante diagramas de Gantt. Las herramientas más utilizadas en la gestión de proyectos son MS Project o Primavera.

  • Costos: El rol del Project Manager requiere una perspectiva estratégica para asegurar la estabilidad financiera de un proyecto, controlando de manera eficiente las inversiones, costos y rentabilidades futuras. Para esto es necesario un conocimiento técnico en temas contables y financieros los cuales permitirán una gestión adecuada de la restricción económica del proyecto.

  • Calidad: El Project Manager es la persona responsable de asegurar que el alcance del trabajo se logre con la calidad esperada, es decir, que es la persona que rectifica el cumplimiento de todos los requerimientos de un proyecto. Para este fin, es necesario que el Project Manager conozca del área específica a la cual pertenece el proyecto con la finalidad de entender y cumplir los requerimientos técnicos del mismo.

Estas habilidades se adquieren con la práctica constante en la ejecución de cualquier tipo de proyecto, como también aprendiendo nuevos temas y manteniendo el conocimiento actualizado.

La Gestión de Proyectos es un tema relativamente reciente en comparación de otras áreas del conocimiento, por lo cual todavía se encuentra en fase exploratoria y de crecimiento, lo que significa que falta mucho por escribir en este campo.

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Glosario

Glosario

PMBOK: (Project Management Body of Knowledge.) Es una publicación de actualización constante realizada por el PMI(Project Management Institute) donde se recopilan todos los elementos y estrategias para la gestión de proyectos de esta institución.

Proyecto: Esfuerzo planeado para alcanzar un objetivo. Su ejecución se da en un rango de tiempo determinado, con asignación de presupuesto, alcance y metas únicas. Un proyecto puede tener como resultado un producto, un servicio o una mejora.

Sprint: Operaciones cíclicas con duración de entre 1 a 4 semanas llevadas a cabo por un equipo para realizar un trabajo dentro de un modelo SCRUM.

Triple restricción: Limitaciones que se consideran especialmente importantes y que son comunes a todos los proyectos: Costo, Tiempo y Alcance.

PMI: El Project Management Institute (PMI) es una organización americana sin ánimo de lucro que estudia y promociona la Gestión de proyectos. Esta organización establece las directrices más comunes y efectivas que orientan la gestión y dirección de los proyectos.

PMO: (Project Management Office) Oficina o departamento encargado de establecer los estándares de procesos, generalmente aceptados, para la Gestión de proyectos dentro de una organización.

PMP: (Project Management Professional) Certificación ofrecida por el PMI para demostrar que una persona posee la experiencia, la formación y las habilidades necesarias para gestionar proyectos bajo el estándar del PMI.

Tiempo: Hace referencia a la restricción de que todo proyecto tiene una fecha establecida de finalización.

Costo: Es el recurso limitado (dinero, personas, equipamiento, etc) que necesita un proyecto desde el inicio hasta su finalización.

Alcance: En marketing es la descripción y limitación de la cantidad de trabajo necesario para conseguir el producto del proyecto. En negocios es el indicador que mide a cuántas personas les fue enviada una campaña. No quiere decir que hayan interactuado sino solo que se les compartió.

Metodología Ágil: Se refiere a metodologías de gestión y desarrollo de proyectos que promueven la ejecución eficiente y efectiva de actividades con el fin de optimizar los tiempos y reducir costos a través de iteraciones cortas, la adaptación y la comunicación efectiva entre equipos.

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