Mapeo de Procesos para Automatización RPA

¿Cómo mapear procesos para la implementación de RPA exitosamente?

La automatización de procesos robóticos (RPA, por sus siglas en inglés) se ha convertido en un elemento esencial de la eficiencia operativa en el entorno empresarial actual. Al adoptar esta tecnología, comprender cómo mapear y evaluar procesos es crucial para maximizar su eficacia e impacto. En esta guía, le mostramos cómo posicionar el proceso en el cuadrante de complejidad, una herramienta vital para determinar qué procesos automatizar y cómo hacerlo.

¿Qué es el cuadrante de automatización y cómo se usa?

El cuadrante de automatización es una herramienta visual fácil de usar que ayuda a clasificar los procesos sobre la base de dos parámetros clave: el impacto de negocio y la complejidad del proceso. Establece un eje de beneficios y otro de complejidad, y cada uno tiene tres niveles: bajo, medio y alto. Esta herramienta permite tomar decisiones informadas sobre qué procesos priorizar para automatización.

• Triunfo rápido o Quick Win: Idealmente, los procesos con beneficios altos y complejidad baja caen en esta categoría, posicionándose en el cuadro azul. Estos son los procesos que más oportunidades ofrecen para una rápida implementación de la RPA.

• Mejoras imprescindibles: Se encuentran en el cuadrante que representa beneficios altos y alta complejidad. Aunque representan mejores beneficios, son complejos de implementar y pueden requerir reingeniería antes de ser automatizados.

• Bajos beneficios: Procesos con baja complejidad y beneficios bajos. Aunque son fáciles y rápidos de automatizar, el retorno puede no justificar la inversión. La opción puede ser fusionar dos procesos de bajos beneficios para aumentar el rendimiento.

• Mejoras a largo plazo: El peor escenario son procesos con baja rentabilidad y alta complejidad. Estos procesos se monitorean en un backlog para un posible desarrollo posterior, si las condiciones cambian y las aplicaciones evolucionan.

¿Cómo mapear los procesos correctamente?

Antes de la automatización, es esencial realizar un mapeo del proceso. Este paso se divide en dos fases:

• Mapa AS-IS: Proporciona una representación clara de cómo se realiza el proceso actualmente por las personas. Es crucial tener información precisa de los usuarios clave, quienes brindan los detalles esenciales del flujo de trabajo diario.

• Mapa TO-BE: Involucra un análisis más profundo del proceso ideal con RPA. Aquí, el objetivo es determinar si vale la pena realizar una reingeniería. Preguntas clave surgen como, ¿es viable hacer tal cambio? Este paso se da en colaboración con el equipo de desarrollo para asegurar la factibilidad técnica.

Elaborar estos mapas facilita la comprensión de la situación actual y futura del proceso, siendo un pilar para decidir cómo mejorar la implementación de la automatización.

¿Por qué es importante la documentación al mapear procesos?

La documentación detallada de los procesos actuales y futuros es indispensable. Antes de iniciar la automatización, tener el contexto adecuado y un mapa claro del proceso asegura que todas las partes interesadas tengan una visión común. Esto también permite identificar oportunidades de mejora y definir estrategias óptimas para cada situación.

Con la información recabada y los mapas generados, se establecerán las bases para una automatización efectiva y eficiente, permitiendo a las empresas proyectarse hacia un futuro más ágil y automatizado. Nunca subestimes el poder del análisis y la planificación estratégica de procesos; el panorama de éxito es alcanzable con el enfoque adecuado.