Construcción de Mapas ASIS y To Be en Procesos RPA

¿Cuáles son los roles clave en la creación de un mapa ASIS y un mapa TO BE?

La creación de mapas ASIS y TO BE en un proceso empresarial requiere una organización adecuada y la participación de roles vitales. Uno de los pasos más significativos es definir los usuarios clave y el dueño del proceso. Los usuarios clave, también llamados key users, son los individuos involucrados en el proceso que pueden ofrecer información esencial y retroalimentación. El dueño del proceso es uno de esos usuarios clave y tiene la responsabilidad de proporcionar apoyo y evaluar los resultados del proceso, asegurándose de que estos estén alineados con los objetivos organizacionales.

Durante la fase de levantamiento, es crucial identificar a todas las personas involucradas. No solo quienes realizan el proceso, sino también clientes y proveedores, para entender sus interacciones y aportaciones al proceso.

¿Qué aspectos contemplar en el levantamiento de procesos?

Al realizar el levantamiento de procesos, hay que tener en cuenta varios aspectos fundamentales:

• Definir las reglas de negocio: Se deben identificar todas las reglas que son parte del proceso, asegurando que se tenga un panorama crítico y detallado de los pasos necesarios.
• Considerar el Happy Path: Este término en RPA (Robotic Process Automation) se refiere al camino óptimo del proceso, aquel que no genera excepciones. Se debe tener curiosidad y visión para entender qué sucedería si se presentase alguna eventualidad y cómo controlarla.
• Entender las entradas y salidas del proceso: Conocer qué desencadena el proceso y cuál es su resultado final ayuda a garantizar el cumplimiento del objetivo inicial, comparándolo con el proceso manual que realizaría el dueño.

¿Cómo documentar efectivamente el proceso?

La documentación del proceso es vital para mantener un registro claro y utilizarlo como referencia posteriormente. Existen varios métodos para documentar el proceso:

• Clic document: Consiste en capturar pantallazos de cada parte del proceso, que suelen ser organizados en una presentación de PowerPoint. Este método ayuda a tener una referencia visual inmediata.
• Videos: La grabación de videos es altamente recomendable, ya que permite registrar tanto la operación visual del proceso como el audio de las explicaciones. Los videos son útiles para repasar los detalles y responder preguntas adicionales del equipo de desarrollo.

¿Por qué es importante rediseñar el proceso al crear el mapa TO BE?

Durante la construcción del mapa TO BE, se abre una oportunidad de analizar y rediseñar el proceso para implementar una automatización más eficiente con RPA. Es fundamental considerar no solo el panorama actual, sino también estrategias que permitan mejorar el proceso:

• Analizar mejorías: Identificar qué se puede hacer mejor ayuda a configurar un flujo de trabajo optimizado, donde el robot puede desempeñar tareas más eficientes que un humano.
• Asegurar el consenso: Todo rediseño debe ser consensuado con el dueño del proceso, quien debe estar de acuerdo con las modificaciones propuestas. Si el dueño no las acepta, puede ser necesario reconsiderar y ajustar el plan para que el robot funcione correctamente y el objetivo se cumpla.

Estos aspectos asegurarán que al final, el resultado obtenido sea acorde a las expectativas y que el robot se ajuste perfectamente al diseño del proceso establecido. Recuerda que seguir aprendiendo y adaptando tus técnicas y estrategias es clave para mejorar siempre. ¡Adelante, el conocimiento es tu aliado!