Trabajar en equipos distribuidos, con personas en diferentes países, zonas horarias e idiomas, exige una organización impecable de archivos y procesos. Sin una estructura clara, encontrar un archivo o conocer el estado de un proyecto se convuelve prácticamente imposible cuando el equipo crece. A continuación se explican las claves para mantener el orden y facilitar la colaboración efectiva.
¿Por qué la organización de archivos es crítica en equipos grandes?
La organización comienza con algo tan básico como los nombres de los archivos [0:52]. Después se extiende a carpetas y otras estructuras. Lo que funciona cuando trabajas solo o con dos o tres personas deja de ser viable en equipos de cuarenta o cincuenta diseñadores con más de doscientos ficheros [1:22].
Imagina una persona que se incorpora al equipo y necesita saber rápidamente cuáles proyectos están terminados, cuáles están en curso y cuáles ni siquiera han comenzado. Sin un sistema claro, eso resulta muy complicado.
¿Cómo usar el sistema de semáforo para identificar el estado de un proyecto?
Una solución sencilla y visual es el sistema de luces de semáforo [1:55]:
- Rojo: el proyecto tiene problemas o está detenido.
- Amarillo: el proyecto está en progreso.
- Verde: el proyecto está completado.
- Azul: el proyecto todavía no ha comenzado.
Este sistema se puede aplicar tanto al listado de ficheros como a las páginas dentro de cada fichero [2:14]. Con iconos y colores, cualquier miembro del equipo identifica el estado del proyecto de un vistazo.
¿Qué estructura de páginas refleja el proceso de diseño?
El proceso lógico de diseño se puede mapear directamente en la estructura de páginas de un archivo [2:30]:
- Entender el problema: fase de investigación y comprensión.
- Iterar: corresponde a la sección de exploraciones.
- Testear: equivale a las proposals, donde se validan las soluciones.
- Entregar: el fichero master, que contiene la versión final y definitiva.
Durante la fase de testeo, si algo no funciona correctamente, se puede regresar a la fase de entendimiento. Este flujo no es lineal, sino iterativo.
¿Cómo aplicar nomenclaturas y convenciones más allá de Figma?
Este concepto de organización no se limita a Figma. Se aplica a tus archivos personales en tu computadora, a documentos en Google Docs, Dropbox o cualquier otra herramienta [2:58]. La clave está en definir una nomenclatura y una convención de nombres que permita ordenar alfabéticamente y que todo quede en su lugar.
La organización también debe llegar hasta las capas de diseño: los frames, los grupos y cada elemento dentro del archivo necesitan nombres descriptivos que expliquen qué hace cada parte [3:18]. De esta forma, cualquier persona que abra el fichero entiende la estructura sin necesidad de preguntar.
¿Cómo funciona la colaboración en Figma y qué roles existen?
Una de las características más potentes de Figma es la colaboración en tiempo real [3:34]. Para compartir un fichero, solo es necesario presionar el botón de compartir ubicado en la esquina superior derecha y enviar la URL.
Dentro de Figma existen dos roles fundamentales [3:48]:
- Viewer: puede observar el fichero y ver lo que ocurre, pero no tiene permisos para modificar nada.
- Editor: puede realizar cambios directamente en el archivo.
Un punto importante: cualquier cambio realizado por un editor queda disponible para todo el mundo de forma inmediata [4:04]. Esto hace indispensable tener procesos claros y una buena organización para evitar conflictos o modificaciones no deseadas.
Dominar estos principios de organización y colaboración marca la diferencia entre un equipo que avanza con fluidez y uno que pierde tiempo buscando archivos o descifrando estados de proyecto. ¿Qué sistema de organización utilizas en tu equipo? Comparte tu experiencia en los comentarios.
