OneNote Copilot Notebooks for Project Management

Aumenta la productividad capturando y transformando información con OneNote y Copilot Notebooks. Centraliza archivos, limita el contexto a tus fuentes y genera resúmenes o un pódcast del proyecto. Todo se mantiene sincronizado en la nube y enfocado en lo que tu equipo necesita.

¿Cómo capturar y sincronizar notas en OneNote para productividad?

La base es la captura de información desde reuniones, cursos, videos, Internet o capacitaciones. En OneNote puedes combinar texto, tablas e imágenes tomadas con el teléfono. Todo se sincroniza a través de la nube para trabajar desde cualquier dispositivo.

Además, Copilot aparece en la esquina superior derecha. Funciona de forma similar a Word: si hay contenido en la página, puedes hacerle preguntas, pedir una lista o un plan, y obtendrás respuestas basadas en lo que está en tus notas.

¿Cómo usar Copilot en OneNote para dar formato?

• Seleccionar el contenido existente en la página.
• Formular una pregunta concreta.
• Solicitar formato como lista o plan.
• Revisar y ajustar la respuesta en contexto.

¿Qué ventajas ofrece la captura multimodal?

• Texto, tablas e imágenes desde el teléfono.
• Notas con lápiz electrónico.
• Sincronización inmediata en la nube.

¿Qué hacen los Copilot notebooks en proyectos colaborativos?

El foco está en los Copilot notebooks (parte superior izquierda). Se ven todos los cuadernos, como “Proyecto Halcón”. Cada cuaderno permite definir un título, escribir instrucciones y prompts, y lo más potente: agregar contenido que servirá de base a la IA.

Se pueden sumar archivos de Excel, Word o Loop y crear nuevos componentes Loop colaborativos. La colaboración es directa y aprovecha las capacidades de Loop. La generación con IA se cimenta en los datos que agregas: no busca en Internet, utiliza tus archivos de la computadora o OneDrive.

Desde “agregar” incorporas acuerdos con clientes, notas de reuniones y más. Puedes ver páginas de Loop, documentos de Word, hojas de cálculo de Excel y los chats vinculados. Las preguntas en la parte superior se responden solo con esas referencias, lo que facilita la corroboración de fuentes.

Un ejemplo práctico: al preguntar “describe todos los productos de la oferta”, el cuaderno devuelve resultados como dispositivos de IoT sostenibles, electrodomésticos, automatización, herramientas innovadoras para propuestas comerciales y portafolio de artículos y servicios, junto con las referencias usadas.

¿Cómo configurar instrucciones y alcance del cuaderno?

• Especificar “solo toma en cuenta los archivos de abajo”.
• Pedir “contesta de forma profesional”.
• Indicar “enfócate en los proyectos y productos descritos”.
• Guardar para que aplique a todas las interacciones.

¿Qué tipo de contenidos y resultados devuelve?

• Respuestas sustentadas en documentos agregados.
• Lista de productos con referencias verificables.
• Historial en la sección de chats para retomar preguntas.

¿Cómo ampliar y comunicar con research y audio overview?

Se puede activar el modo modo research, uno de los agentes mencionados. Define fuentes: reuniones, chats, correo electrónico, SharePoint, personas con las que colaboras e incluso la web. Puedes activar o desactivar cada fuente. También es posible hacer preguntas que tomen como referencia archivos externos a lo inicialmente cargado.

En la esquina superior derecha, audio overview genera un pódcast con narración o diálogo (dos personajes). Permite ajustar tono más casual o más profesional, duración y audiencia (por ejemplo, “audiencia profesional”). La plataforma crea un resumen del “Proyecto Halcón” y produce el audio con controles de velocidad, retroceder, avanzar, botón de play y opción de guardar en OneDrive. Útil para escuchar en camino con un cliente y llegar mejor preparado con documentos, archivos y propuestas frescos.

¿Cuándo activar el modo research?

• Cuando necesites incluir reuniones, chats o correo.
• Si requieres información desde SharePoint o colaboradores.
• Cuando debas salir a la web y controlar fuentes.

¿Cómo usar audio overview para preparar reuniones?

• Definir “audiencia profesional”.
• Elegir un tono apropiado.
• Reproducir, ajustar la velocidad y navegar por el audio.
• Guardar el pódcast en OneDrive para consultarlo después.

¿Te resultó útil esta guía práctica con OneNote y Copilot Notebooks? Comparte dudas o casos de uso en los comentarios.