Power Automate con Copilot

Automatizar tareas repetitivas en Microsoft 365 es más simple de lo que parece. Con Power Automate y Copilot, puedes convertir un proceso cotidiano en un flujo funcional usando un prompt, sin escribir código. Aquí verás cómo identificar el detonador, configurar acciones, validar conexiones y aprovechar conectores como SharePoint, Teams y correo, dentro de la Power Platform.

¿Cómo automatizar tareas con Power Automate y Copilot?

Empezar es directo: desde la página principal de Microsoft 365 con Copilot, entra a Aplicaciones, selecciona Todas las aplicaciones y elige Power Automate. Esta herramienta, junto a Power Apps y Power Pages, integra productividad y colaboración para crear flujos, aprobaciones y soluciones con inteligencia artificial.

¿Dónde iniciar en Microsoft 365?

• Abre Aplicaciones en la esquina inferior izquierda.
• Selecciona Todas las aplicaciones para ver el catálogo completo.
• Elige Power Automate, ubicado junto a Power Apps y Power Pages.
• Identifica que forma parte de la Power Platform: aplicaciones, automatización y agentes.

¿Qué ofrece la página de inicio?

• Crear una nueva automatización con o sin plantilla.
• Explorar templates o plantillas y un área de aprendizaje.
• Ver flujos existentes para reutilizar o activar.
• Usar aprobaciones para que uno o más integrantes validen un flujo.
• Acceder a soluciones para escenarios avanzados.
• Entrar al centro de automatización y a herramientas de inteligencia artificial.
• Probar minería de procesos y el AI Hub para extraer contenido desde documentos o tarjetas de presentación, o generar descripciones con una herramienta visual.

¿Cómo crear un flujo con un prompt?

• Describe el proceso con un prompt: por ejemplo, “cuando se cree un nuevo elemento en SharePoint, envía un correo”.
• La IA sugiere el detonador o trigger y la acción inicial de envío de correo con datos del perfil de Office 365.
• Ajusta o genera una nueva versión del prompt si la propuesta no encaja.
• Preserva y continúa cuando estés conforme.
• Verifica las “palomitas verdes” para confirmar conexiones a SharePoint, Office 365 y correo.
• Crea el flujo y pasa a la pantalla de edición para validar parámetros.

¿Qué conectores y acciones puedes usar en Microsoft 365?

Los conectores amplían el flujo con pasos intermedios. Desde la interfaz puedes sumar acciones sin programar, aprovechando tu conocimiento del proceso.

¿Cómo ampliar con pasos intermedios?

• Agrega un paso y busca el conector necesario.
• Selecciona Microsoft Teams para opciones específicas.
• Inserta acciones entre el detonador y el envío de correo.

¿Qué acciones habilita el conector de Teams?

• Crear un nuevo chat.
• Obtener un mensaje.
• Quitar un tag en un equipo.
• Crear un nuevo canal.
• Integrar más acciones directamente desde la misma interfaz.

¿Qué es un detonador o trigger en este contexto?

• Es el evento que inicia el flujo.
• Ejemplo: crear un nuevo elemento en SharePoint.
• Se configura primero y define el resto de acciones encadenadas.

¿Cómo configurar y validar un flujo low code-no code?

La edición consolida lo que propuso la IA y lo que configuras manualmente. Es un enfoque low code–no code: decides el proceso y la herramienta traduce en pasos y conexiones.

¿Qué parámetros debes revisar antes de activar?

• Conexiones: confirma “palomitas verdes” para SharePoint, Office 365 y correo.
• SharePoint: define el sitio y la lista donde se crea el elemento.
• Perfil de Office 365: obtén datos del usuario para el correo.
• Correo: establece destinatario, subject y cuerpo.
• Variables: inserta campos como About Me o cumpleaños en el cuerpo.
• Seguridad: aplica una etiqueta de sensibilidad según la configuración del tenant.
• Parámetros faltantes: complétalos si la IA no pudo determinarlos desde el prompt.

¿Qué sigue para llevarlo a producción?

• Guarda y prueba el flujo con un caso simple.
• Ajusta condiciones, decisiones o ciclos si el proceso lo requiere.
• Considera conectarlo también a Teams, SharePoint, correo u otras herramientas de Microsoft 365.
• Con licencias adicionales, evalúa conectarte a más servicios externos.

¿Listo para ponerlo en práctica? Entra a Power Automate, piensa en un reto de tu día a día, descríbelo con un prompt y deja que Copilot construya la base. Comparte en comentarios tus impresiones y qué automatización creaste.