Validación de datos en Excel con SI y ÚNICOS

Domina la validación de datos en Excel con ejemplos claros y prácticos. Desde la función SI hasta FILTRAR y ÚNICOS, aquí verás cómo detectar celdas vacías, marcar registros incompletos y crear listas consistentes para ingresar información con precisión. Además, se refuerzan atajos como Control + Shift + flecha abajo y el uso de F4 para fijar referencias.

¿Cómo validar entradas con la función SI y formato condicional?

La base de la validación es la función SI: una prueba lógica que devuelve un resultado si se cumple y otro si no. Se usa para casos como detectar una celda vacía y devolver el texto "celda vacía". Cuando el resultado es texto, va entre comillas. En caso contrario, se puede devolver vacío.

• Estructura mental: prueba lógica, valor si verdadero, valor si falso.
• Texto entre comillas: "celda vacía" u otros mensajes.
• Caso contrario: dejar en blanco si no se requiere alerta.

¿Cómo resaltar con formato condicional?

El formato condicional añade una señal visual a la validación.

• Selecciona la columna completa.
• Crea una nueva regla: celdas que contengan texto específico.
• Criterio: "celda vacía".
• Formato: color amarillo o rojo para identificar rápido.

¿Cómo validar varios campos con SI + Y u O?

Cuando se deben validar varios campos a la vez, se anida SI con Y u O. Con Y, todas las pruebas lógicas deben cumplirse; con O, basta con una.

• Con Y: si tres celdas están vacías, devolver "registro incompleto". Se pueden sumar más criterios según necesidad.
• Con O: si alguna celda está vacía, activar el valor verdadero.
• Lectura útil: cada coma en las pruebas puede entenderse como un “y” cuando agrupas condiciones.
• Flexibilidad: el valor si verdadero o valor si falso puede ser otro texto o un cálculo.
• Criterios típicos: fecha mayor a cierto valor, monto de ventas mayor a diez mil, gerente de zona sur.

¿Qué funciones aceleran la validación: CONTAR.SI, SUMAR.SI, FILTRAR, ORDENAR y ÚNICOS?

Estas funciones permiten controlar consistencia, medir transacciones y generar catálogos limpios. Se integran con tablas (por ejemplo, clientes[cliente]) para trabajar con columnas con nombre.

¿Cómo contar y sumar por criterio con CONTAR.SI y SUMAR.SI?

• CONTAR.SI: cuenta transacciones de un cliente en un rango, por ejemplo, en la columna L con el criterio "Miguel".
• SUMAR.SI: suma importes cuando el cliente es "Miguel", usando rango, criterio y rango_suma.
• Productividad: Control + Shift + flecha abajo para seleccionar rápido. F4 para fijar referencias absolutas.

¿Cómo filtrar y ordenar registros sin ventas?

• FILTRAR: el primer argumento es la matriz; luego, qué incluir; luego, qué mostrar si no se encuentra.
• Ejemplo de lógica: desde clientes[cliente], incluir solo donde la columna CONTAR.SI sea igual a 0 y, si no hay, devolver un mensaje como "clientes con ventas".
• ORDENAR: anteponer ORDENAR a FILTRAR para presentar el resultado en mejor orden.

¿Cómo crear listas únicas y usar validación de datos?

• ÚNICOS: devuelve clientes únicos desde una base de transacciones, ideal para crear un catálogo consistente.
• Validación de datos: en la pestaña de datos, elige lista y como origen usa el rango devuelto por ÚNICOS.
• Beneficio: entradas consistentes, uniformes y con el mismo formato en toda la hoja.

¿Te quedó alguna duda sobre SI, CONTAR.SI, SUMAR.SI, FILTRAR, ORDENAR o ÚNICOS? Comparte en comentarios qué validaciones te gustaría automatizar y qué parte integrarás primero en tu dashboard, Power Query, Power Pivot o con macros.