Optimización de la bandeja de entrada y gestión de reuniones en Gmail

Clase 7 de 22 • Curso de Google Suite

Realiza el siguiente reto para poner en práctica tus conocimientos:

Explicar al menos 2 maneras de trabajar con mayor rapidez y de manera más ordenada en Gmail, principalmente optimizando la bandeja de entrada.
Planificar y llevar a cabo una reunión con Hangouts definiendo el horario y los invitados.
Crear un calendario de equipo, personalizarlo y configurar el uso compartido.

Máximo Coronado

student•

Buen días a todos,

Las herramientas de G Suite son las siguientes junto a sus funciones:

para conectar
- Gmail (Correo electronico)
- Calendario (Calendario con eventos y recordatorios)
- Hangouts Chats (Mensajeria instantanea)
- Hangouts Meet (Video llamadas, compartir pantalla)
Para crear
- Documentos (Documentos de textos enriquesidos)
- Hojas de cálculos (Documentos de celdas para cruzar información)
- Formularios (Documentos de ingresos de información)
- Presentaciones (Documentos de presentaciones)
- Sites (Plataforma para crear sitios webs facilmente)
- App Maker (Plataforma para crear apps facilmente)
- Keep / Tareas (Plataforma para crear notas y recordatorios)
Para acceder (Nube)
- Drive (Almacenamiento en la nube)
- Google Cloud Search (Plataforma de busqueda integrada)
Para controlar
- Administrador (Administrador de usuario y permisos para empresas)
- Vault (Conserva los datos y los administra con reglas)
- Dispositivos moviles (Administra los Dispositivos de la empresa)
- Workinsights (Plataforma de informes)

Saludos desde Panamá.

Usuario anónimo

user•

Saludos desde Panamá

CINDY ESMERALDA QUIJADA VILLANUEVA

student•

Excelente aporte

Enrique Quimbayo Corredor

student•

en le explorador busco google suite
ingreso al primer enlace
en botón comience ahora damos click
Debe seleccionar el numero de empleados que tienen la empresa
el país donde esta ubicada la empresa
Los nombres del administrador y el correo electrónico
seleccione si tiene o no un dominio propio
ingresar el nombre del dominio (se comprobara la disponibilidad del mismo)

registra los datos de la empresa

indica si desea compartir datos con google o no
ingresa el nombre y la contraseña de la cuenta y verifica la captcha y acepta
por ultimo ir a configuracion

Paula Carballo Bonilla

student•

Buenas tardes

Gmail: Agrupar y colorear las carpetas que deseamos resaltar. También permite la disminución de la bandeja de entrada para que solo se vea lo pendiente e importante.

Calendar: Es la organización por día, semanal, mensual o anual de todas las tareas o reuniones que tengamos asignadas. Es importante recordar que se puede hacer otras agendas para diferentes departamentos las cuales son efectivas para el orden en los equipos de trabajo.

Para Hangouts Meet: Es para hacer videoconferencias o reuniones de una forma sencilla y rápida para los participantes. Se usa un link de invitado y el administrador puede admitir o rechazar a participantes.

Lorena Mayorga

student•

Crear y ordenar por filtros y etiquetas
Respuestas predefinidas a la hora de redactar un correo
Combinaciones de teclas o shortcuts para facilitar las búsquedas y herramientas

Juan Christopher

student•

Reunete.

Laura Milena Mora Blanco

student•

Gmail: envío, recepción, organización y clasificación de correos
Calendario: agendar, registrar, recordar, notas, compartir, programar fechas, citas, reuniones y demás compromisos o metas a cumplir.
**Drive: **Acceder, ordenar, guardar, enviar, compartir y almacenar en la nube todo tipo de archivos.
Docs: crear, guardar, compartir y editar todo tipo de documentos, presentaciones y hojas de calculo.
Hangouts meet: conversaciones de chat y videollamadas.

No son todos, pero son los que conozco y sé manejar mejor :D

Karen Cano

student•

Gmail envió y recepción de Correo electrónico. Calendario Calendario en linea diseñado para trabajar en grupo y agendar citas, reuniones e.t.c Google+ red social empresarial segura para trabajo en grupo Hangouts Chat plataforma de mensajería tipo chat para trabajo en grupo Meet de Hangouts plataforma de videoconferencias para empresas Drive plataforma de almacenamiento, comparte y acceda a sus archivos de forma segura. Cloud Search buscador de contenidos de Gsuite, este buscador te ayuda solamente en Gsuite. Documentos editor de texto online. Hojas de calculo editor de hojas de calculo online. Formularios Cree y edite encuestas online. Presentaciones cree, edite y proyecte presentaciones online en grupo. Sites cree y edite sitios web de manera fácil y ágil. App Maker creador de aplicaciones que se ajusten a las necesidades de una empresa u organización. Keep Notas rápidas online. Administrador Administrador de Gsuite le permite agregar usuarios, crear cuentas de correos personalizadas,y el nivel de seguridad de la aplicaciones. Vault archivo digital en la nube de los archivos, documentos y chat que se generen en Gsuite. Administración de dispositivos móviles aplicación para acceder desde dispositivos móviles de forma segura a Gsuite. Contactos se utiliza para administrar los contactos que tenemos en nuestra cuenta (registrar, eliminar, modificar y agrupar).

jaume carreras

student•

HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN: -Gmail: servicio de correo electrónico. -Calendar: calendario de Google. -Hangouts Meet: herramienta de comunicación que te permite trabajar con un grupo de personas en tiempo real.

HERRAMIENTAS DE ALMACENAMIENTO: -Google Drive.

HERRAMIENTAS DE COLABORACIÓN: -Hojas de cálculo. -Documentos de textos. -Presentaciones y formularios.

María del Pilar Castiblanco Ríos

student•

G-mail: recibir y enviar correos, se puede manejar celular o computadora.
Drive: permite trabajar en linea, muy útil en empresas o para estudiantes, se puede crear archivos como cartas, archivos contables y financieros, carpetas de nomina y toda clase de archivos que permita trabajar en linea, siempre guarda los cambios.
Documentos: se puede crear documentos en linea de manera organizada y compartirlos con las personas que trabajamos o estudiamos optimizando el tiempo.
Hojas de cálculo: útil para llevar archivos contables o financieros.
Presentaciones: útil para crear presentaciones en linea. Calendar: sirve como agenda, trae recordatorio lo que la hace muy útil
Hangouts: Servicio de chat y videollamada se puede utilizar en modo conferencia con uno o mas integrantes lo que lo hace muy útil para realizar reuniones aun estando lejos.
Meet: se utiliza para iniciar o bien agregarse a una reunión online.
Google+: es una red social, que permite que los miembros de la empresa interactuen. Contactos: se utiliza para administrar (registrar, eliminar, modificar y agrupar) a los contactos que tenemos en nuestra cuenta.
Fotos: Permite almacenar fotos
Youtube: ver videos, escuchar música
Earth: establece coordenadas y ubicaciones exactas de lugares.
Classroom: permite administrar materias en línea. Mi cuenta con Google Suite: mariap@inspyragsuite.com

Mario Fdez

student•

1- Gmail = Correo electrónico. 2- Hangouts Meet = Realiza videollamadas y Chat. 3- Calendario = Reuniones y eventos.

Edgar Yair Ariza Gonzalez

student•

Gmail utilizando las etiquetas y colocándoles colores para identificarlos a simple vista. 2.Calendar y meet se agenda la reunión con las características solicitadas y se adjunta el link de la reunión.
Calendar mis calendarios, configuración y crear un calendario

jhonathan neira

student•

Para conectar

Gmail (Correo electronico) Calendario (Calendario con eventos y recordatorios) Hangouts Chats (Mensajeria instantanea) Hangouts Meet (Video llamadas, compartir pantalla)

Para crear

Documentos (Documentos de textos enriquesidos) Hojas de cálculos (Documentos de celdas para cruzar información) Formularios (Documentos de ingresos de información) Presentaciones (Documentos de presentaciones) Sites (Plataforma para crear sitios webs facilmente) App Maker (Plataforma para crear apps facilmente) Keep / Tareas (Plataforma para crear notas y recordatorios)

Para acceder (Nube)

Drive (Almacenamiento en la nube) Google Cloud Search (Plataforma de busqueda integrada)

Para controlar

Administrador (Administrador de usuario y permisos para empresas) Vault (Conserva los datos y los administra con reglas) Dispositivos moviles (Administra los Dispositivos de la empresa) Workinsights (Plataforma de informes)

Luis Carlos Rodriguez Sarmiento

student•

Las herramientas que conozco hasta el momento.

Conectar: Gmail(Correo electrónico), Calendar(gestión del tiempo), meet(Chat y videollamadas Acceso: Drive(Almacenamiento de archivos en linea) Crear: Docs(Crear y editar documentos de texto), sheets(Crear y editar hojas de calculo), forms (Crear formularios), slides (Crear y editar presentaciones), keep (Crear y tomar notas)

Cuenta G suite creada

Daniel Jiménez Moncaleano

student•

Generando etiquetas.
Cambiando la densidad (predeterminado, cómodo o compacto)

JAVIER SANTIAGO SALGADO

student•

We can use tags to organize the space
We can move into folders
Use a way to view more comfortable

Cecilia Yamileth Alfaro Zúniga

student•

Manera 1: Uso de etiquetas y filtros

En Gmail se pueden crear etiquetas para clasificar los correos según su tipo (trabajo, proyectos, clientes, etc.). Además, mediante filtros, los correos entrantes pueden organizarse automáticamente (etiquetarse, archivarse o marcarse como importantes). Esto permite mantener la bandeja de entrada limpia y encontrar los mensajes con mayor rapidez.

Manera 2: Bandeja de entrada prioritaria

Gmail ofrece diferentes tipos de bandeja de entrada. Al activar la bandeja prioritaria, los correos más importantes aparecen primero según el comportamiento del usuario. De esta forma, se reduce el tiempo dedicado a revisar correos irrelevantes y se mejora la productividad.

Para planificar una reunión con Hangouts (Google Meet), primero se accede a Google Calendar y se crea un evento nuevo. Se define la fecha y la hora de la reunión y se agregan los correos electrónicos de los invitados. Luego, se añade la opción “Videoconferencia de Google Meet”, lo que genera automáticamente un enlace para la reunión. Finalmente, se guarda el evento y se envían las invitaciones para que los participantes puedan unirse en el horario establecido.

Para crear un calendario de equipo, se ingresa a Google Calendar y se selecciona la opción “Crear nuevo calendario”. Se asigna un nombre y una descripción para identificarlo fácilmente. Posteriormente, se puede personalizar el color del calendario y configurar notificaciones. En la sección de uso compartido, se agregan los miembros del equipo y se asignan permisos (ver eventos, editar o administrar), permitiendo una mejor organización y coordinación del trabajo en equipo.

Katherin Andrea Barrera Romero

student•

ordenando de manera optima con las etiquetas el correo.
poniéndole color a las etiquetas para visualizarlas de manera mas ordenada.

Karen Cano

student•

Hangouts chat Es una herramienta de comunicación inteligente y segura diseñada para equipos. Ofrece una plataforma integrada que permite a los equipos comunicarse de manera sencilla y eficiente por medio de mensajes directos, salas de chat para equipos, etcétera. Los usuarios de G Suite pueden disfrutar de Hangouts Chat sin ningún coste adicional. Sube documentos desde Drive, colabora con Documentos, Hojas de cálculo, o Presentaciones, y únete a reuniones online con Hangouts Meet. También puedes utilizar la potente función de búsqueda de Google para buscar miembros de salas, conversaciones antiguas o archivos compartidos. El robot de Drive te permite saber cuando otros usuarios comparten archivos contigo, hacen comentarios o solicitan acceso a tus documentos. Además, el robot de Meet está completamente integrado con Calendar para poder programar todas tus reuniones.

Hangouts meet Videoconferencias sencillas y eficientes de Google. Colabora y relaciónate con los miembros de tu equipo, sin importar en qué lugar del mundo estén. Con Meet te ahorras los quebraderos de cabeza que suelen provocar las videollamadas de trabajo. Simplemente programa una reunión y comparte un enlace. No tendrás que preocuparte de si los compañeros del equipo o los clientes tienen la cuenta o los complementos correctos. Gracias a una interfaz rápida y sencilla, y a una gestión inteligente de los participantes, mantener una videollamada con varias personas al mismo tiempo es pan comido.

Hangouts Dialer Llame a cualquier número de teléfono en el mundo desde su aplicación de Hangouts sin usar los minutos de su plan celular. ¡La mayoría de las llamadas a Estados Unidos y Canadá son gratis!. *Disponible en pocos países.

José María Caamaño González

student•

2 MANERAS DE TRABAJAR MEJOR CON GMAIL:

Vista de la bandeja de entrada.
Etiquetas PLANIFICAR Y REALIZAR UNA REUNIÓN CON HANGOUTS:
Registrar cita con videoconferencia en el calendario.
Iniciar una nueva reunión, en la fecha y hora indicadas.
Enviar enlace único para la reunión, a otras personas.
Aceptar las solicitudes de participación de los invitados. CALENDARIO DE EQUIPO:
Configurar vista del calendario.
Añadir personas autorizadas al calendario.

Luis Class

student•

++Gmail++ Puedes etiquetar tus correos para que los organices en carpetas, por colores. También, puedes crear tu firma personal con elementos y características que necesitas que aparezcan en todos tus correos (puedes incluir tu nombre, tu teléfono, correo, etc).

++Hangouts++ Puedes hacerlo desde el calendario o desde la página de inicio en el que puedes programar tu reunión, invitando a los participantes de la reunión.

++Calendario++ En el calendario puedes crear un calendario específico para ciertos miembros específicos de la organización.

Luis Emmanuel Rodas Camposeco

student•

Hay varias formas de trabajar de manera más rápida y ordenada en Gmail. Aquí hay dos maneras que pueden ayudarte a optimizar tu bandeja de entrada:

Usa las etiquetas y los filtros de Gmail Las etiquetas son una forma de categorizar tus correos electrónicos en Gmail. Puedes crear etiquetas para diferentes tipos de correos electrónicos, como trabajo, personal, promociones, etc. Al agregar etiquetas a tus correos electrónicos, puedes encontrarlos más fácilmente y organizar tu bandeja de entrada de manera más efectiva. Puedes crear etiquetas haciendo clic en "Crear una nueva etiqueta" en el menú desplegable "Más" en el panel izquierdo de Gmail.

Los filtros son otra herramienta útil para organizar tu bandeja de entrada. Los filtros te permiten automatizar acciones en los correos electrónicos que cumplen con ciertos criterios, como la dirección de correo electrónico del remitente, las palabras clave en el asunto o el contenido del correo electrónico. Por ejemplo, puedes crear un filtro para mover automáticamente los correos electrónicos de un remitente específico a una etiqueta determinada. Puedes crear filtros haciendo clic en "Crear un filtro" en la parte superior de la página de configuración de Gmail.

Utiliza las respuestas automáticas y la función "Deshacer envío" Gmail ofrece dos funciones que pueden ayudarte a trabajar de manera más rápida y eficiente. La primera es la función de respuestas automáticas. Si estás fuera de la oficina o no puedes responder correos electrónicos por algún motivo, puedes configurar una respuesta automática para que se envíe a cualquier persona que te envíe un correo electrónico. Esto les informará que no estás disponible y cuándo podrías estar disponible para responder a sus correos electrónicos.

La segunda función es "Deshacer envío". Si acabas de enviar un correo electrónico y te das cuenta de que cometiste un error o quieres hacer algún cambio, puedes hacer clic en el botón "Deshacer" que aparecerá en la parte superior de la pantalla inmediatamente después de enviar el correo electrónico. Esto te dará unos segundos para editar o eliminar el correo electrónico antes de que se envíe definitivamente. Para activar esta función, ve a la configuración de Gmail, selecciona la pestaña "General" y busca la opción "Deshacer el envío".

Optimización de la bandeja de entrada y gestión de reuniones en Gmail

Introducción y Visión General

Google Suite para equipos productivos

Configuración inicial de Google Suite

Herramientas y configuración de Google Suite para empresas

Herramientas de comunicación

Gmail en Google Suite: configuración productiva

Google Calendar: crear eventos con invitados

Cómo usar Hangouts Meet para videollamadas

Optimización de la bandeja de entrada y gestión de reuniones en Gmail

Herramienta de almacenamiento

Google Drive: tu disco duro virtual

Cómo subir múltiples archivos a Google Drive

Organizar carpetas y buscar archivos en Google Drive

Cómo sincronizar Google Drive con tu PC

Google Drive File Stream en Windows

Instalación de Google Drive en Android e iOS

Almacenamiento y gestión de archivos en Google Drive

Herramientas de colaboración

Cómo crear y compartir documentos en Google Drive

Google Sheets: cómo crear y compartir hojas de cálculo

Google Slides: importar PowerPoint y presentar con preguntas

Cómo crear formularios en Google Forms

Crear sitios web con Google Sites

Cómo crear notas y listas en Google Keep

Herramientas de Colaboración en Google Suite

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