Google Calendar: crear eventos con invitados

Planifica mejor con Google Calendar dentro de Google Suite. Aprende a acceder desde Gmail o el navegador, crear eventos con invitados, configurar notificaciones por correo electrónico y elegir la vista mensual para ver tus semanas de un vistazo. Todo explicado paso a paso, con foco en colaboración y productividad.

¿Qué es Google Calendar y cómo acceder?

Google Calendar forma parte de Google Suite y permite agendar eventos y recordatorios. Puedes entrar desde el ícono de aplicaciones de Google en Gmail o escribiendo en el navegador: calendar.google.com. También está disponible en Android y iOS.

Al acceder por primera vez, verás a la izquierda un mini calendario y un menú con tus distintos calendarios; a la derecha, el calendario principal. Desde ahí puedes cambiar de vista y moverte entre fechas según tus necesidades.

¿Qué vistas ofrece Calendar para organizar tu semana o mes?

• Día: enfoque en la jornada actual.
• Semana: planificación semanal.
• Mes: panorama completo del mes.
• Año: visión anual.
• Agenda: lista de eventos.
• Cuatro días: bloques de varios días.
• Otras opciones: vistas configurables.

Sugerencia destacada: usa la vista mensual para un panorama claro de reuniones y eventos del mes.

¿Dónde se cambian las vistas y qué se ve en pantalla?

• Panel izquierdo: mini calendario y lista de calendarios.
• Panel derecho: calendario principal con la vista elegida.
• Barra superior: selección de vista y navegación por fechas.

¿Cómo crear y configurar eventos con invitados?

Puedes crear un evento de dos formas: hacer clic directamente en el día del calendario o usar el signo más para abrir todas las opciones de configuración. Así controlas título, fecha, hora y más detalles clave.

¿Qué pasos seguir para crear un evento completo?

• Título: por ejemplo, reunión de contabilidad.
• Fecha y hora: elige el día y el rango horario; ajusta la zona horaria.
• Todo el día: marca si aplica.
• Repetición: configura la frecuencia si el evento se repite.
• Ubicación: agrega una dirección o una sala de reuniones, por ejemplo, sala de reuniones de Platzi.
• Conferencia: opción disponible para añadir más adelante.
• Notificaciones: por defecto, en el navegador 10 minutos antes; puedes añadir otra por correo electrónico un día antes y modificar tiempos (por ejemplo, 15 minutos). Puedes tener varias.
• Color: asigna un color al evento.
• Descripción: agrega contexto para tus colaboradores.

Al guardar, Calendar preguntará si deseas enviar invitaciones por correo electrónico a tus invitados: confirma para notificarles.

¿Qué permisos pueden tener los invitados?

• Invitados: añade desde contactos o escribiendo correos.
• Participación: marca como opcional u obligatorio.
• Permisos: permitir editar el evento, invitar a otros o ver la lista de invitados.

Al hacer clic en el evento creado, verás toda la información: día, lugar, cantidad de invitados, correos electrónicos y el texto de la invitación. También puedes definir si vas a asistir.

¿Qué notificaciones conviene usar: navegador o correo electrónico?

• Navegador: útil para avisos cercanos, por ejemplo, 10 minutos antes.
• Correo electrónico: ideal para anticipación, por ejemplo, un día antes para prepararte.
• Combinación: añade varias notificaciones según tu necesidad.

¿Cómo gestionar notificaciones y colaboración en Google Suite?

En la parte superior se concentran las notificaciones del sistema. Pueden venir de Gmail, Google Drive o de aplicaciones integradas. Puedes personalizarlas marcando qué te interesa recibir, para mantenerte actualizado sin abrir nuevas ventanas del navegador cada vez.

Desde la página principal de Google Suite, hay un menú en forma de navidad con el acceso a toda la suite y la sección aprender más: allí puedes aprender a usar Google Docs, GMail, Slides, Hangouts, crear una nueva organización y agregar personas.

¿Cómo potenciar la colaboración con perfiles y habilidades?

• Visualiza habilidades de un contacto, por ejemplo, Mike: trabajo en equipo, comunicación, colaboración.
• Usa el botón invitar para sumarlo a un proyecto.
• Crea un cuadro de diálogo para invitar personas a un evento y agrega a tus colaboradores, como Camila.
• Si aparece un aviso de autorización, cierra y vuelve a abrir para continuar y enviar el event plan.
• Los invitados pueden acceder al evento desde su celular.

¿Qué conceptos y habilidades se ejercitan?

• Gestión de calendario: vistas, navegación y panoramas.
• Creación de eventos: títulos, fechas y horas.
• Zona horaria y repetición: precisión temporal.
• Ubicación y salas de reuniones: logística clara.
• Notificaciones: navegador y correo electrónico con tiempos ajustables.
• Gestión de invitados: permisos y participación opcional u obligatoria.
• Confirmación de asistencia: control de participación.
• Colaboración en Google Suite: integración con Docs, Gmail, Slides y Hangouts.

¿Tienes un truco para organizar mejor tus eventos o una configuración de notificaciones que te funcione? Comenta y comparte tu experiencia.