¿Sin presupuesto para un ATS pero con vacantes que llenar? Puedes construir tu propio Applicant Tracking System gratis usando Google Sheets, Apps Script y un prompt bien hecho en Claude. Esta guía es para reclutadores y equipos de people que quieren automatizar la evaluación de candidatos sin pagar licencias.

La promesa es simple: el candidato llena un formulario, tu hoja recibe los datos, un código evalúa la afinidad con la vacante y envía correos de avance o rechazo en automático. Tú solo defines la lógica.

¿Qué necesitas para montar tu ATS gratis en Google Sheets?

La base son tres piezas que ya tienes a la mano y que se conectan entre sí en minutos.

• Un Google Form con los campos del candidato: nombre completo, correo electrónico, experiencia y los datos extra que quieras filtrar.
• Una Google Sheet vinculada al formulario, con una hoja adicional donde pegas el CV o la información clave del candidato tal cual.
• Apps Script, la extensión de Google que corre el código que automatiza la evaluación y los envíos de correo [02:30].

¿Qué es un ATS? Es un Applicant Tracking System, un sistema que registra candidatos, los puntúa contra una vacante y mueve su estatus en el proceso. En esta versión casera, Google Sheets hace de base de datos y Apps Script hace de motor.

¿Cómo funciona el código que evalúa candidatos automáticamente?

El código se genera con Claude usando un prompt directo: "Genera un ATS con cero recursos, lo quiero hacer en Google Sheets". A partir de ahí iteras hasta que corre limpio [01:50].

Una vez pegado en Apps Script y autorizado desde tu cuenta, el flujo es así:

1. Lee cada fila de candidatos desde tu hoja.
2. Compara la experiencia contra la job description que tú definiste.
3. Asigna un score de afinidad de 0 a 10.
4. Envía un correo de invitación a entrevista o de rechazo según el puntaje.

En la demo, el código procesó ocho candidatos dummies y mandó ocho correos sin intervención manual [03:30]. Quien sacó 10 recibió mail de siguiente paso a entrevista; quien quedó con baja afinidad recibió el mensaje de agradecimiento y rechazo.

¿Qué partes del código debes personalizar?

No necesitas saber programar, pero sí entender qué tocas. Hay tres bloques clave que cambias antes de ejecutar.

• Configuración general: nombre de la empresa, tu correo electrónico de envío y el texto de los mails de aceptación y rechazo.
• Job description: aquí defines la vacante y los criterios. Si buscas product manager, asegúrate de invalidar coincidencias con project manager, que es un rol distinto [05:30].
• Coordenadas de columnas: el código lee por número, no por nombre. La columna nombre es la 2, correo la 3, y así. Si reordenas tu hoja, actualiza las coordenadas [04:50].

¿Por qué el código falla si dejo celdas vacías? Porque Apps Script lee posiciones numéricas. Si el campo dos está vacío, marca error sin saber que es "nombre". Llena todas las filas con datos, aunque sean dummies, antes de correr la prueba.

¿Cómo le pierdes el miedo al código sin ser ingeniera?

El truco no es escribir código desde cero, es entender la lógica para detectar dónde se traba. Cuando Claude no resuelve un error, tú revisas la secuencia: qué lee primero, qué compara después, qué dispara el correo.

En la demo, el bloqueo más común fue dejar filas sin nombre. Al llenar fulanita 1, 2, 3, el código corrió a la primera [06:40]. Esa es la lógica que sí o sí necesitas leer, aunque el prompt haga el 90% del trabajo.

Un buen prompt a Claude, Gemini o Kimi puede pedirte el código adaptado a otro país, otra moneda o un puesto distinto. Tú solo validas que la estructura de columnas quede igual a la de tu hoja.

¿Qué puedes mejorar en los correos automáticos?

El mensaje base dice algo simple como "Hola, Fulanita, excelentes noticias". Desde ahí lo escalas según tu marca empleadora.

• Agrega tu Calendly en el correo de invitación para que el candidato agende solo.
• Personaliza el copy de rechazo con frases cálidas: "Gracias por tu interés, nos encantó conocerte".
• Incluye el nombre de la vacante y un link a tu página de carreras.

Con esos ajustes, el sistema deja de sentirse como un script y empieza a parecer un ATS real, solo que tú lo construiste en una tarde y sin pagar suscripción.

Cuéntame en los comentarios si lo pusiste a correr, qué cambiaste en el prompt y qué vacante estás filtrando. Y prepárate, porque lo siguiente es montar tu propio chatbot para responder esos WhatsApp que se acumulan cuando una vacante se vuelve viral.