Herramientas de comunicación en startups

La comunicación efectiva en startups define qué tan rápido escalas, contratas y cierras inversión. En esta conversación entre Santiago y Isabella Ordóz, angel investor, exempleada temprana de Rappi y exinversionista en Marathon Ventures, descubres qué herramientas usar para coordinar equipos remotos, documentar procesos y reportar a inversionistas sin perder velocidad.

¿Cómo era comunicarse en Rappi cuando apenas tenían 100 empleados?

Isabella entró a Rappi cuando el equipo rondaba los 100 a 120 empleados, y el 30% trabajaba en customer success. Hoy esa función está mayormente tercerizada por la escala de la operación [01:30].

Trabajar codo a codo con los fundadores Andrés Bilbao en operaciones, Felipe Villamarín en tecnología y Simón Borrero como CEO marcó su forma de entender la velocidad de una startup. Y aquí viene lo interesante: la comunicación interna fue uno de los mayores retos cuando el equipo empezó a multiplicarse en varios países.

¿Por qué WhatsApp no funciona para una startup en crecimiento?

En Latam solemos arrancar comunicándonos por WhatsApp porque es lo natural. Isabella recomienda evitarlo desde el día uno, porque la información queda dispersa y no escala cuando entran nuevas personas al equipo [03:45].

¿Cuál es la mejor herramienta para comunicarse en una startup? Slack. Centraliza la información en un solo lugar, permite crear canales por área, threads por proyecto y subgrupos para iniciativas específicas como pagos, operaciones o producto.

En una empresa multidimensional con operaciones, developers, equipo comercial, producto y C-level, centralizar la conversación es punto de partida obligatorio.

¿Dónde guardar la documentación de tu startup?

La biblia de la empresa ya no vive en carpetas físicas. Hoy la documentación digital es lo que permite que un nuevo empleado entienda la estrategia sin depender de nadie más.

Isabella confiesa que documentar fue una lección que aprendió tarde en sus experiencias profesionales. Su recomendación es simple: Google Docs para el día a día, escrito con vocabulario sencillo para que cualquier persona del equipo entienda el contexto [06:50].

¿Qué diferencia hay entre Google Docs y Notion para documentar?

Cada herramienta cumple un rol distinto dentro del flujo de trabajo. Esta es la lógica que aplica Isabella:

• Notion: para los playbooks, procesos estandarizados y project management. Es el "nice to have" de cómo se hacen las cosas.
• Google Docs: para el día a día, cálculos rápidos y adaptaciones operativas. Funciona como el WhatsApp del Slack.
• Slack: para conversaciones de equipo en tiempo real, organizadas por canales y threads.

Después de elegir la herramienta correcta, lo siguiente es pensar cómo comunicarte con quienes están fuera de tu equipo: los inversionistas.

¿Cómo se comunica un fondo de inversión con sus startups?

Invertir no es una transacción financiera puntual, es una relación de largo plazo. Por eso la velocidad importa: si un fondo no responde rápido, otro fondo cierra el deal primero [09:20].

Isabella explica que en Marathon Ventures combinaban WhatsApp para conversaciones informales con procesos estandarizados para reportes. El reto doble es comunicarte con la startup y, además, alinearte con los otros fondos que invierten en la misma empresa.

¿Qué herramientas usan los fondos de inversión para recibir reportes? Dashboards en Periscope Data o Power BI para métricas, Google Docs para reportes escritos y Slack o WhatsApp para conversaciones. La clave es alinear expectativas desde el inicio.

¿Por qué un founder debe adaptarse al stakeholder principal?

La lección más fuerte de Isabella es esta: minimiza el esfuerzo del stakeholder principal. Si tu inversionista usa cierta herramienta, adáptate. Si tu cliente prefiere otro formato, adáptate.

Documentas para todos, pero diseñas el mensaje pensando primero en quien toma la decisión.

¿Qué herramientas usar para presentar tu pitch e inversión?

Cuando vas a levantar capital, las herramientas correctas te dan información sobre cómo reaccionan los inversionistas a tu deck. Estas son las que Isabella recomienda [12:40]:

• Docsend: ideal para data rooms y decks. Te dice quién vio el documento, cuánto tiempo pasó en cada slide y qué sección le interesa más, si el market size o la experiencia del equipo.
• Zoom: plataforma principal para reuniones internas y externas con clientes e inversionistas, con funcionalidades cada vez más completas.
• Notion: para construir playbooks compartidos con el ecosistema.

Usar Docsend, por ejemplo, te permite saber si un fondo está realmente interesado o solo abrió tu deck por compromiso. Esa información cambia tu siguiente conversación.

¿Qué es Puras Duras y por qué importa la comunicación masiva?

Isabella ahora lidera Puras Duras, una plataforma cuyo objetivo es empoderar mujeres referentes y potenciar su talento, además de educar e inspirar a la próxima generación de líderes, hombres y mujeres [16:10].

El proyecto vive en dos formatos:

• Plataforma online a través del podcast.
• Plataforma offline con eventos mensuales.

El hilo conductor con todo lo anterior es el mismo: la comunicación efectiva, sea para coordinar un equipo, levantar inversión o construir comunidad, depende de elegir la herramienta correcta y adaptarte a quien está del otro lado.

¿Qué herramientas usas tú a diario en tu startup para comunicarte y presentar reportes? Cuéntame en los comentarios cuáles de las que mencionó Isabella ya forman parte de tu día a día.