Creación de Sistemas de Organización Personalizados

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Creación de Sistemas de Organización Personalizados

Curso de Organización Digital

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¿Qué características tiene un sistema de organización ideal?

Cuando se trata de organización, no existe una única manera correcta de hacer las cosas. ¿Te imaginas si todos organizáramos nuestros documentos personales de la misma forma? Sin embargo, lo que sí es importante es encontrar un sistema que se adapte perfectamente a tus necesidades, sea flexible y te permita acceder fácilmente a tus archivos. Tu sistema de organización ideal debería lograr precisamente eso.

¿Cómo descubrir un sistema de organización adaptable?

Un sistema de organización efectivo es aquel que se adapta a tus flujos de trabajo personal y a los tipos de archivos que utilizas regularmente. No todos trabajamos de la misma manera, y eso está bien. Por ejemplo, si eres un diseñador gráfico, podrías necesitar organizar tus archivos según el cliente, mientras que un contador podría preferir hacerlo por año fiscal. La flexibilidad es otra característica clave, ya que te permite modificar lo que no está funcionando sin temor a desorganizar todo el sistema.

¿Es accesible mi sistema de organización?

El acceso rápido y fácil a los documentos también es fundamental. Un buen sistema te permitirá encontrar lo que buscas, incluso utilizando palabras clave. Piensa en cómo los médicos o profesores podrían tener diferentes maneras de clasificar sus archivos para hacer su trabajo más eficiente. Así que, considera cómo podrías aplicar esta lógica a tu vida y flujo de trabajo.

¿Cómo puede un sistema de organización facilitar mi flujo de trabajo?

La organización no solo se trata de saber dónde están tus cosas, sino de optimizar tus procesos de trabajo. Este es un principio esencial, especialmente útil en ambientes de trabajo colaborativo. Imagina una tienda de ropa organizada de manera que cada sección esté destinada a un producto específico; o un médico ordenando las historias de sus pacientes por nombre o número de identidad. La organización debe facilitar el flujo de trabajo, no complicarlo.

¿Por qué no existe un sistema de organización único para todos?

Lo ideal es reconocer que un sistema de organización debe reflejar tus objetivos personales. Las diferentes formas de verlo, ya sea por géneros, tipos de productos o tallas, se centran en necesidades específicas y no en una aproximación única para todos. Por ejemplo, si un negocio es famoso por su calidad en jeans, su mejor estrategia de organización probablemente destaque dichos productos por encima de otros.

¿Cómo pueden variar las necesidades?

Tomemos el ejemplo de una tienda que decide organizar sus productos por categoría, género o incluso por popularidad. Estos objetivos no solo ayudan en la eficiencia interna sino también en la experiencia del cliente. Entender qué es lo que más buscas y el porqué detrás de cada elección es crucial en este proceso.

¿Te animas a experimentar y encontrar tu propio sistema de organización?

Con todo lo mencionado, es esencial que experimentes y descubras por ti mismo qué funciona mejor en tu caso. Tienes el reto de organizar la carpeta de un profesor de último año, como práctica propuesta. Participar en esta actividad no solo te ayudará a descubrir diversas formas de organización, sino que también te brindará la oportunidad de compartir tus métodos y aprender de los demás. En el entorno actual, donde todo cambia a velocidad sorprendente, contar con un sistema flexible y adaptable es una ventaja significativa. ¡Construye tu propio sistema y conviértete en un experto en organización!

Ignacio Crespo

Hace 6 años

Excelente clase, aquí dejo mi resumen:**

++Proceso de organización++

Antes de empezar a organizarnos, es importante tener en cuenta:

No hay mejor ni peor sistema de organización, ni siquiera el ideal para todo el mundo.
Ningún sistema de organización es útil para todos los momentos de la vida.
El sistema de organización ideal es el que se adapta a ti. Y cumple estas características:
1. Se adapta a ti.
2. Es flexible.
3. Te facilita el acceso a tus archivos (por ejemplo, buscando una palabra clave).
4. Te permite tener un buen flujo de trabajo.
5. Es claro y agradable.

Para armar nuestro sistema de organización, debemos tener en cuenta distintos factores:

¿Qué objetivos tenemos?
¿Qué necesidades tenemos?

Veamos distintos ejemplos para entender cómo varía el sistema de organización según los objetivos y necesidades que tengamos:

Tienda de ropa y accesorios

Opciones de agrupar los productos:
- Por género (masculino, femenino)
- Por tipo de prenda (jean, camisas, accesorios)
- Por la talla de las prendas (6, 8, 10, 12)
Todas estas formas son válidas para organizar, y depende de las necesidades. Si por ejemplo, la tienda es conocida por la calidad de los jeans, será más conveniente organizar por tipo de prenda, y qué se vea primero los jeans. luego las camisas y finalmente los accesorios.
Consultorio médico particular

En este caso, para organizarnos debemos hacernos algunas preguntas:
- ¿Qué tipos de archivo tiene?: Historial médico del paciente
- ¿Con qué frecuencia los crea y los usa?: Cada vez que el paciente va a la consulta (1, 2 años)
- ¿Cómo los buscaría o reconocería cada vez que los necesite?: Buscando por el nombre del o número de identidad paciente.
Profesor de último año

Volvamos a hacer las mismas preguntas que con el ejemplo anterior:
- ¿Qué tipos de archivo de tiene?: Registros escolares de los estudiantes de cada año
- ¿Con qué frecuencia los crea y los usa?: Cada año, cuándo llegan un nuevo grupo de estudiantes al curso.
- ¿Cómo los buscaría o reconocería cada vez que lo necesite?: Tomando el año que se gradúo el estudiante y luego su nombre.

Comentarios (155)155 comentarios

Diego di Santiago

Felipe Bernardo González Barranco

Marcelo Alexis Rubilar Rubilar

Miguel Angel Reyes Moreno

Valeria D'amato

Juan Esteban Galvis

Ramón Ruiz

Norvys González

Fernando Macías

Hace 5 años

juan jose espinosa

Hace 4 años

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Hace 3 años

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