Crear campos personalizados en Salesforce es una de las tareas fundamentales para adaptar el CRM a las necesidades reales de cualquier negocio. Después de identificar qué campos predeterminados ofrece Salesforce y cuáles hacen falta, el siguiente paso es construirlos correctamente, eligiendo el tipo adecuado y configurando su seguridad y visibilidad.
¿Cómo identificar el tipo de campo antes de crearlo?
Antes de ir a Salesforce, es clave tener claridad sobre el tipo de campo que necesitas. Un buen recurso es organizar esta información en un archivo Excel con una columna adicional que indique si el campo será de tipo texto, número, lista de selección, entre otros [0:22]. Esta planificación previa evita errores y agiliza todo el proceso de configuración.
Una lista de selección permite ofrecer opciones predefinidas al usuario, mientras que una lista de selección múltiple permite elegir más de un valor a la vez. Elegir correctamente entre ambas depende de si el dato admite una sola respuesta o varias.
¿Cuáles son los pasos para crear un campo personalizado en el objeto prospecto?
Para crear el campo "Producto" en el objeto prospecto, sigue esta ruta:
- Ir a Configuración desde la parte superior de Salesforce [1:04].
- Acceder al gestor de objetos y buscar el objeto "Candidato" o "Prospecto" [1:22].
- Entrar a Campos y relaciones y hacer clic en Nuevo [1:44].
- Seleccionar el tipo de campo, en este caso lista de selección [1:55].
- Asignar el nombre del campo, por ejemplo "Producto" [2:16].
Al introducir los valores de la lista, puedes hacerlo de forma manual separando cada opción. En el ejemplo se agregan dos valores: suscripciones y cursos a la medida [2:40]. También existe la posibilidad de usar una lista global de valores o establecer un valor predeterminado, aunque esto último puede ocultar registros donde aún no se ha identificado el producto [3:03].
¿Por qué es importante la descripción y el texto de ayuda?
Salesforce permite agregar una descripción a cada campo, lo cual facilita identificar su propósito. En este caso, la descripción utilizada fue "productos Platzi para empresas" [3:30]. El texto de ayuda aparece directamente en la interfaz y guía al usuario sobre qué información ingresar. Aunque en campos descriptivos puede omitirse, resulta muy útil en campos más complejos [3:45].
¿Conviene marcar un campo como obligatorio desde el inicio?
La recomendación es no marcar campos como obligatorios durante la fase inicial de administración [4:10]. Hacerlo puede generar limitaciones al migrar información al CRM, ya que cada registro necesitaría un valor en ese campo. Existen formas alternativas de hacer un campo obligatorio sin activar esta opción directamente, lo cual se aborda en configuraciones más avanzadas.
¿Cómo configurar seguridad, visibilidad y mapeo entre objetos?
Después de definir el campo, Salesforce solicita establecer niveles de seguridad por perfil [4:48]. Aquí puedes definir si un campo es visible, oculto o de solo lectura para cada perfil del equipo. En el ejemplo, el campo queda visible y editable para todos, ya que el equipo comercial necesita modificarlo.
Luego se confirma si el campo se agrega al formato de página o layout. Si no se agrega, el campo existirá pero no será visible en la interfaz del objeto [5:32].
Para verificar la creación, basta con abrir cualquier registro del objeto prospecto y revisar en los detalles que el campo "Producto" aparezca con las opciones configuradas [5:52].
¿Cómo mapear campos entre prospecto y oportunidad?
El mismo campo "Producto" debe crearse también en el objeto oportunidad siguiendo los mismos pasos [6:10]. Una vez creado en ambos objetos, el paso crítico es asignar o mapear los campos para que la información fluya automáticamente al convertir un prospecto.
- Ir al objeto Prospecto en el gestor de objetos.
- Entrar a Campos y relaciones.
- Hacer clic en asignar campos de prospectos [6:52].
- Seleccionar el campo "Producto" del prospecto y vincularlo con el campo "Producto" de la oportunidad [7:07].
Esta acción garantiza que al convertir un prospecto, el valor del campo se migre automáticamente sin necesidad de ingresarlo dos veces.
Como ejercicio práctico, intenta crear un campo personalizado de tipo número llamado "Número de suscripciones" tanto en el objeto prospecto como en la oportunidad, y mapéalos entre sí [7:30]. Comparte en los comentarios cómo te fue con el ejercicio y qué dudas surgieron durante el proceso.
