Documentación y Políticas en Recursos Humanos para Startups

¿Qué papel juegan los sistemas de gestión humana en las empresas?

La gestión de recursos humanos ha evolucionado significativamente en los últimos años, adoptando nuevas tecnologías para simplificar y optimizar procesos. Una de las herramientas más eficaces para este fin es el sistema de gestión humana, conocido como HRIS (Human Resource Information System). Estos sistemas no solo ayudan a manejar la documentación requerida por la ley, sino que también centralizan toda la información relevante de los empleados en una sola plataforma. Desde contratos y documentación legal hasta el seguimiento de vacaciones y procesos de inducción, estas herramientas son fundamentales para mantener la información actualizada y bien organizada.

¿Cuáles son las funcionalidades de un HRIS?

Un sistema de gestión humana no solo almacena documentos, sino que ofrece múltiples funcionalidades que facilitan el día a día de la gestión de recursos humanos:

• Firma digital de contratos: Simplifica la incorporación de nuevos empleados, permitiendo que los documentos sean firmados de forma digital y segura.
• Solicitud y seguimiento de vacaciones: Facilita a los empleados registrar sus días de descanso directamente en el sistema.
• Checklists de inducción y retroalimentación: Permite mantener actualizados los procesos de bienvenida y evaluación de desempeño.
• Registro centralizado de información: Incluye datos sobre fechas de contratación, ubicación del empleado, y supervisores asignados.

En resumen, un HRIS puede ser una inversión invaluable a partir de que una empresa supera los 15 empleados, ya que garantiza una gestión más organizada y eficiente de la información del personal.

¿Cómo crear un manual del empleado efectivo?

El Manual del Empleado es un documento crucial dentro de cualquier empresa, ya que consolida todas las políticas y procesos importantes que los empleados deben conocer. Su finalidad es garantizar que todos estén informados y comprometidos con las normas corporativas.

¿Qué elementos debe contener el manual del empleado?

Un buen Manual del Empleado, más allá de los detalles específicos de cada organización, suele incluir lo siguiente:

• Carta del CEO o fundador: Introduce a los empleados a la misión, visión y objetivos de la empresa, estableciendo el tono para el resto del documento.
• Código de conducta: Detalla comportamientos aceptables y no aceptables dentro de la organización.
• Información general: Datos sobre la ubicación de la empresa, horarios de trabajo y fechas de cierres anuales.
• Información de seguridad y beneficios: Protocolo de seguridad y beneficios ofrecidos a los empleados.
• Políticas centrales: Incluye aquellas como la política de antiacoso y no discriminación, pagos, vacaciones y licencias.
• Procesos fundamentales: Debe registrar, por ejemplo, el proceso de evaluación de ascensos y el proceso de disciplina progresiva.

¿Cómo compartir el manual del empleado?

Aunque comúnmente se presenta como un documento de Word o PDF, más innovador es utilizar plataformas como Notion, que permiten convertir el manual en una intranet interactiva y accesible. Hacerlo fácilmente accesible fomenta la transparencia y el compromiso del empleado, asegurando que todos los miembros de la empresa estén al tanto de las políticas y procesos.

¿Por qué deberías invertir en un sistema de gestión humana si tienes más de 15 empleados?

Invertir en un sistema de gestión humana para empresas con más de 15 empleados es una decisión prudente por varios motivos:

• Eficiencia y seguridad: Almacenar información de manera digital es más seguro que métodos tradicionales como documentos en papel o en Google Drive.
• Centralización y accesibilidad: Toda la información importante de los empleados está en un solo lugar, y es fácilmente accesible para quienes lo requieran.
• Adaptabilidad para startups y empresas grandes: Existen sistemas en la nube que funcionan para empresas de todo tamaño, ajustándose desde 10 hasta 500 empleados, lo que es ideal para startups en crecimiento.

En definitiva, un HRIS no solo cumple con los requisitos legales, sino que mejora la eficiencia operativa y facilita un entorno laboral estructurado y transparente, lo que puede contribuir significativamente al éxito de la empresa.