Medición de FTE y AHT para Automatización de Procesos

¿Qué significa FTE y cómo se calcula?

La evaluación de procesos requiere del entendimiento de conceptos vitales como el FTE, que significa "full-time equivalent" o equivalente a tiempo completo. Este es un indicador vital para calcular el esfuerzo necesario para realizar una actividad. El FTE se centra en el tiempo invertido por las personas involucradas. Matemáticamente, el FTE es el número de horas efectivas trabajadas semanalmente, sumadas si hay más de una persona, y divididas por las horas de jornada completa.

Algunas claves para comprender el FTE son:

• Depende de la zona geográfica y de la empresa.
• En México, una jornada completa equivale a unas cuarenta horas semanales.
• Cada país tiene diferentes estándares de horas anuales trabajadas.

Por ejemplo, en Alemania, una jornada completa representa unas mil trescientas horas anuales. Por lo tanto, automatizar "cinco FTE" en México no equivale a lo mismo que hacerlo en Alemania.

¿Cómo influye el contexto empresarial y geográfico en el FTE?

El FTE también puede variar dependiendo de las normativas legales y políticas internas de la empresa. Aunque existan límites legales de horas laborales, algunas empresas pueden optar por reducir las jornadas completas, por ejemplo, a treinta y seis horas semanales en lugar de cuarenta. Esto puede afectar cómo se interpreta y utiliza el FTE.

• Los estándares buscan homogeneizar este indicador sin importar el entorno geográfico o empresarial.
• Esto facilita evaluar el impacto de automatizar un proceso sin sesgos locales.

Para obtener más información sobre las horas trabajadas a nivel país, es recomendable consultar plataformas que ofrezcan comparativas de horas trabajadas a nivel mundial, como las alianzas y acuerdos de trabajo de 2018.

¿Qué es el Average Handling Time (AHT) y su importancia?

Además del FTE, el Average Handling Time (AHT) o tiempo promedio de manejo es otra métrica crítica para medir la duración de una transacción. Al automatizar procesos, se pueden medir como transacciones, es decir, en términos de volumetría.

• El AHT es fundamental para entender la eficiencia y el impacto de un proceso automatizado.
• Se utiliza junto al FTE para ofrecer una perspectiva global de la evaluación del proceso.

Automatizar un proceso implica calcular el FTE y el AHT para evaluar sus beneficios y desafíos. Refleja cómo la reducción del tiempo asociado a un proceso puede ahorrar recursos significativos a una organización.

¿Cómo evaluar el proceso de automatización?

Al enfrentar un proyecto de automatización, es clave analizar los beneficios y la complejidad del proceso seleccionado. Los analistas de negocio deben determinar los aspectos más beneficiosos y los elementos más complicados de automatizar, especialmente aquellos que requieren decisiones humanas.

• Identificar partes automatizables y aquellas que no, por ejemplo, las decisiones humanas.
• Calcular el FTE y AHT asociados.

Participar en foros o secciones de comentarios compartiendo estas métricas permite visualizar y comparar los ahorros en tiempo de distintos procesos. Es común observar variaciones en ahorros, con valores como 0.1 FT, 5 FT ó 10 FT que reflejan diferentes impactos.

Esto no solo fomenta un entendimiento más profundo de la automatización, sino que también permite prepararse mejor para futuras fases de optimización y evaluación de procesos.