Saber qué tipo de tareas se pueden automatizar y bajo qué condiciones un proceso califica como candidato a automatización es fundamental para cualquier profesional que quiera implementar RPA (Robotic Process Automation) con éxito. Entender estos criterios permite tomar decisiones más informadas, priorizar esfuerzos y obtener resultados tangibles desde el primer proyecto.
¿Qué actividades se automatizan con mayor frecuencia en RPA?
Las posibilidades de automatización son amplias, pero hay actividades que aparecen de forma recurrente en los proyectos de RPA. Conocerlas ayuda a identificar oportunidades rápidas de implementación.
- Extraer datos estructurados de documentos como Word, PDF, XML o JSON [0:38]. La clave es que sean documentos con estructura definida, ya que el robot necesita reglas claras para localizar la información. Sin estructura, el robot "se pierde".
- Procesar datos de Internet: navegar plataformas, obtener información, descargarla o incluso dar de alta registros [1:10].
- Realizar cálculos y leer o escribir en bases de datos. Cuando no existe acceso gráfico a una aplicación pero sí a su base de datos, el robot puede interactuar directamente con ella [1:19].
- Generar análisis de información: estados de resultados, balances y conciliación de cuentas son tareas que consumen horas y que la automatización resuelve de forma eficiente [1:33].
- Mover archivos y carpetas, rellenar formularios, copiar y pegar datos [1:44].
- Abrir y leer correos electrónicos, incluyendo el manejo de archivos adjuntos [1:49].
- Ingresar en aplicaciones web y empresariales para mover información de un sistema a otro, darla de alta o modificarla. Esta es, probablemente, la actividad más frecuente en un proyecto de RPA [1:55].
¿Qué características debe tener un proceso para ser candidato a automatización?
No todo proceso es apto para RPA. Existen criterios que determinan si vale la pena automatizar o si el esfuerzo será contraproducente.
¿Por qué las reglas explícitas son el primer requisito?
Un proceso basado en reglas es el primer candidato natural [2:20]. Si las instrucciones pueden definirse de forma clara y sin ambigüedades, el robot podrá ejecutarlas correctamente. Sin reglas explícitas, la automatización pierde sentido.
¿Cómo se mide el beneficio económico con el FTE?
Los procesos con altos costos operativos son prioritarios [2:35]. El principal indicador de beneficio es el FTE (Full Time Equivalent), que mide cuántas horas-hombre se ahorran al automatizar. Por ejemplo, si un proceso consume ocho horas diarias de una persona y el robot lo ejecuta al cien por ciento, se libera un FTE completo. Si ese mismo proceso lo realizan diez personas, el ahorro equivale a diez FTE [2:46].
¿Qué otros factores determinan la viabilidad?
- Volúmenes de transacción de medio a alto: mientras más repetitivo sea el proceso y mayor cantidad de transacciones maneje, más justificada está la automatización [3:14].
- Datos con estructura y formato definido: documentos como PDF, Excel, CSV, XML, JSON, bases de datos y sitios web facilitan la automatización cuando tienen un formato estandarizado. Si no lo tienen, el analista de negocios debe proponer esa estandarización al área responsable [3:32].
- Manejo de excepciones limitadas: los procesos con pocos caminos alternativos son ideales. Cuando existen demasiadas bifurcaciones (si pasa esto haz A, si pasa aquello haz B, si no pasa aquello haz B.1), el robot se vuelve más propenso a errores y el desarrollo se complica [3:56].
¿Cómo aplicar estos conceptos en un proyecto real?
Como ejercicio práctico, se propone seleccionar un proceso que estés desempeñando actualmente o uno que vayas a realizar próximamente [4:25]. A partir de ahí, los pasos son:
- Evaluar su potencial de automatización utilizando las características mencionadas.
- Crear un PDD (Process Definition Document): la documentación teórica completa del proceso, incluyendo cómo y cuándo se ejecuta [4:37].
- Generar diagramas As Is y To Be que muestren el estado actual del proceso sin RPA y cómo cambiará con la implementación [4:47]. Si el robot ejecuta el ochenta por ciento del proceso y la persona el veinte por ciento restante, el diagrama reflejará esa distribución.
Este enfoque práctico permite visualizar el impacto real de RPA antes de escribir una sola línea de automatización. ¿Ya tienes un proceso en mente? Comparte cuál elegirías y qué criterios cumple.
