Cuando ya dominas la construcción del mapa As Is, el siguiente paso natural es transformar ese conocimiento en una versión mejorada del proceso. El mapa To Be representa cómo debería funcionar el flujo después de aplicar cambios, optimizaciones o reingeniería, y aunque a simple vista puede parecer idéntico al original, las diferencias —aunque pequeñas— tienen un impacto significativo en la eficiencia y la reducción de riesgos.
¿Qué cambia realmente en un mapa To Be respecto al As Is?
El mapa To Be mantiene la misma estructura base: los mismos componentes, aplicaciones, tipos de actividades automatizadas y la única actividad manual. El flujo general del proceso se conserva, pero los cambios puntuales reflejan decisiones de rediseño que resuelven problemas identificados en el análisis previo [01:07].
En el ejemplo trabajado con Draw.io, la primera parte del proceso permanece intacta:
- Abrir el portal web de Librerías Gandhi, loguearse y obtener el top de libros.
- Tomar captura de pantalla.
- Abrir la aplicación web de IMDb, loguearse y obtener el top cinco de películas.
- Tomar captura de pantalla.
- Enviar correos al área de comunicación y a la televisora con las opciones correspondientes.
- Recibir el correo del área de comunicación con los correos para encuestas de libros.
- Descargar y abrir el Excel adjunto con la información de correos.
- Abrir Google Forms, loguearse, buscar la plantilla de encuesta de libros, agregar opciones y correos, y enviar las encuestas.
Hasta este punto, todo es exactamente igual al mapa As Is.
¿Dónde se aplica la reingeniería de procesos en el flujo?
El primer cambio aparece en la sección de encuestas de películas [03:05]. En el mapa As Is, la televisora enviaba un PDF adjunto con la información necesaria. Tras la reingeniería, se le solicitó que compartiera esa misma información en formato Excel, eliminando por completo la aplicación de PDF del proceso.
Esta decisión responde a un análisis de riesgos: trabajar con PDFs introduce variabilidad en la extracción de datos, mientras que un Excel ofrece una estructura más predecible y manipulable para el robot. Las actividades que antes correspondían al manejo del PDF ahora se ejecutan directamente sobre el archivo Excel adjunto en el correo [03:27].
¿Por qué se eliminó FileZilla del proceso automatizado?
El segundo cambio importante es la eliminación de FileZilla como herramienta de interfaz gráfica [04:00]. En el mapa As Is, el robot interactuaba con la GUI de FileZilla para transferir archivos. En el mapa To Be, se optó por utilizar el protocolo SFTP directamente desde el backend.
Esta decisión se fundamenta en que, para fines de automatización robótica, interactuar con interfaces gráficas de terceros introduce fragilidad. Al usar SFTP como protocolo de transferencia, el robot:
- Genera la conexión directamente.
- Se autentica sin depender de elementos visuales.
- Añade los mismos archivos XML.
- Logra exactamente el mismo resultado con mayor estabilidad.
El proceso finaliza de la misma manera: el robot ejecuta la macro, recopila los resultados tanto de libros como de películas, y completa todas las actividades automatizadas. El envío final de correos sigue siendo responsabilidad del usuario [04:47].
¿Cómo construir tu propio mapa To Be con Draw.io?
Draw.io permite generar diagramas de flujo de manera práctica y visual, tanto para mapas a alto nivel como para versiones detalladas. Al construir tu mapa To Be, considera estos elementos:
- Plasmar cada actividad del proceso seleccionado con su tipo correspondiente.
- Aplicar el rediseño de procesos donde identifiques riesgos o ineficiencias.
- Visualizar el happy path, que es el camino ideal sin errores ni excepciones.
- Mapear todas las excepciones posibles que pueden ocurrir durante la ejecución.
La diferencia entre un buen mapa y uno excelente está en la capacidad de anticipar esos pequeños cambios que transforman un proceso frágil en uno robusto. ¿Ya identificaste en tu proceso qué herramientas o formatos podrían optimizarse como se hizo con el PDF y FileZilla?
