Evaluar un proceso antes de automatizarlo es el paso que separa los proyectos exitosos de los que generan frustración. Con los conceptos de complejidad y beneficios ya claros, llega el momento de reunir toda la información en una sola herramienta que entregue un veredicto concreto: ¿vale la pena automatizar, hay que posponer o simplemente no es factible?
¿Cómo funciona la herramienta de evaluación en Excel?
Se trata de un documento en Excel diseñado para medir las dos métricas centrales del análisis: complejidad y beneficios [0:08]. El archivo contiene una serie de preguntas que ya se trabajaron durante el curso, por lo que completarlo resulta directo si ya se recopiló la información del proceso.
La herramienta arroja un resultado general que puede ser:
- Un valor numérico cercano a cero, lo que indica condiciones óptimas para automatizar.
- La etiqueta "poco factible", cuando las entradas no son digitales ni estructuradas.
- La recomendación de "posponer", si se esperan cambios significativos en el proceso o en las aplicaciones involucradas.
¿Qué evalúa la sección de resumen inicial?
Antes de profundizar en los datos, la herramienta presenta tres preguntas de filtro rápido [1:07]:
- Tipo de entrada: se clasifica en dos ejes — digital o no digital, y estructurado o no estructurado. La combinación óptima es digital y estructurado.
- Estabilidad del proceso: pregunta cómo cambiará el proceso en los próximos seis meses. Si se anticipan cambios significativos, el resultado será posponer.
- Estabilidad de las aplicaciones: evalúa si los sistemas o aplicativos que usa el proceso también cambiarán próximamente.
Esta sección funciona como un semáforo. Si las entradas son no digitales y sin estructura, o si hay cambios grandes a la vista, la herramienta recomienda detenerse sin necesidad de llenar el resto del formulario.
¿Qué datos de beneficios y complejidad se deben completar?
Cuando el resultado del resumen es favorable, se procede a llenar el resto de campos [3:32]:
- FTE (Full-Time Equivalent): número de personas equivalentes a tiempo completo involucradas en el proceso.
- Frecuencia del proceso: diario, semanal, quincenal, mensual, trimestral o anual.
- Volumen de transacciones: cantidad de transacciones por ejecución, cuando aplica.
- AHT (Average Handling Time): el tiempo promedio de ejecución expresado siempre en minutos [4:08].
- Porcentaje de errores humanos: algunas áreas llevan un control preciso; otras deben estimarlo.
- Picos del proceso: se indica si la carga es lineal, si hay picos regulatorios a cierre de mes o si son esporádicos. El escenario óptimo es sin picos [4:39].
¿Qué preguntas miden la complejidad técnica del proceso?
La segunda mitad del formulario se enfoca en factores que determinan qué tan difícil será construir la automatización [5:15]:
- Número de pasos: cuántas actividades componen el flujo completo.
- Dificultad de las decisiones: si son lineales, simples o complejas.
- Porcentaje de excepciones: casos en los que el proceso no puede completarse porque depende de otra área o persona.
- Número de aplicaciones: el rango va de una sola aplicación (óptimo) hasta más de cinco.
- Uso de escritorio remoto (VDI): acceder a aplicaciones mediante Virtual Desktop Infrastructure añade complejidad.
- Porcentaje de datos digitales: si parte del proceso requiere leer documentos físicos, se refleja aquí [6:12].
- Escaneo de entradas: indica si algún dato pasa por un proceso de escaneo, lo que impacta la calidad de la información.
- Porcentaje de datos estructurados: lo óptimo es superar el 80 %; rangos inferiores aumentan la complejidad.
¿Cómo se interpreta el resultado final?
Al completar todos los campos, la herramienta genera una clasificación en tres niveles: alto, medio o bajo tanto para complejidad como para beneficios [7:23]. Con esos dos valores se ubica el proceso dentro de la matriz de automatización, que permite identificar si representa un quick win o si requiere mayor análisis.
Es importante recordar que el resultado es informativo y orientador. Ofrece la guía necesaria para tomar decisiones fundamentadas, no un veredicto absoluto. Con la información ya recopilada, el siguiente paso es llenar el documento con datos reales y validar el potencial de automatización de cualquier proceso que se desee optimizar.
¿Ya identificaste en qué categoría cae tu proceso? Comparte tu experiencia al aplicar la herramienta.
