Posicionar correctamente un proceso dentro del cuadrante de automatización es el paso decisivo antes de comenzar cualquier desarrollo con RPA. Después de haber recopilado métricas, evaluado beneficios y analizado la complejidad mediante la herramienta de Excel, llega el momento de interpretar esos resultados y trazar el camino hacia la implementación.
¿Cómo funciona el cuadrante de automatización RPA?
El cuadrante de automatización utiliza dos ejes fundamentales: el impacto de negocio (beneficios) y la complejidad del proceso [0:24]. Cada eje se divide en tres niveles: bajo, medio y alto. La posición de un proceso dentro de esta matriz se determina directamente por los resultados que arrojó el análisis previo en el Excel de evaluación.
Por ejemplo, el proceso de encuestas que se ha venido trabajando obtuvo un resultado de beneficio alto y complejidad baja, lo que lo ubica en el cuadro azul: el quick win o triunfo rápido [1:07].
¿Qué significa cada cuadrante para tu estrategia?
- Triunfo rápido (quick win): beneficios medios o altos con complejidad media o baja. Es el escenario ideal para automatizar de inmediato [1:20].
- Mejoras imprescindibles: beneficios altos pero complejidad también alta. Aquí se recomienda evaluar si es posible realizar una reingeniería del proceso antes de la automatización, para moverlo hacia un quick win [2:05].
- Bajos beneficios: complejidad baja, pero el retorno no justifica la inversión por sí solo. La estrategia consiste en buscar dos procesos similares de bajos beneficios y fusionarlos para obtener un proceso más completo con mayor impacto [2:40].
- Mejoras a largo plazo: beneficios bajos y complejidad alta. Es el peor escenario, pero no se descarta. El proceso queda en un backlog bajo monitoreo constante, esperando que las condiciones cambien: que la aplicación evolucione, que se sustituya una herramienta compleja o que el contexto permita reposicionarlo en otro cuadrante [3:10].
¿Por qué no se debe descartar ningún proceso?
Un principio importante es que ningún proceso evaluado se "batea" definitivamente. Incluso los que caen en mejoras a largo plazo permanecen bajo observación. Las aplicaciones cambian, los flujos de trabajo evolucionan y lo que hoy tiene complejidad alta puede simplificarse con el tiempo [3:25].
¿Qué es el mapeo de procesos en RPA?
Antes de construir cualquier automatización, es necesario documentar el proceso de forma detallada. El mapeo de procesos consiste en crear dos representaciones complementarias que permiten entender la situación actual y diseñar la solución futura [3:55].
¿Cuál es la diferencia entre el mapa As-is y el mapa To-be?
El mapa As-is describe cómo se ejecuta el proceso en el momento presente. Su construcción depende de los usuarios clave, es decir, las personas que conocen y realizan el proceso de manera diaria. Ellos proporcionan toda la información necesaria para reflejar fielmente cada paso del flujo actual [4:20].
El mapa To-be requiere un nivel de análisis más profundo. Aquí es donde el especialista en RPA, junto con el equipo de desarrollo, define la mejor estrategia de implementación [4:50]. Se evalúa si cada paso del proceso actual se replica tal cual o si conviene modificarlo. Un desarrollador puede sugerir que cierto paso que el usuario hace de una forma específica, el robot lo ejecute de otra manera porque resulta más eficiente en construcción y entrega resultados más rápidos [5:10].
¿Cuándo se necesita una reingeniería del proceso?
La reingeniería aplica cuando el mapa As-is revela pasos redundantes, innecesariamente complejos o que pueden optimizarse antes de automatizar. No siempre el mapa To-be será diferente al As-is; si el proceso ya está bien estructurado, ambos pueden ser prácticamente iguales [4:40].
Dominar el cuadrante de automatización y el mapeo de procesos te da la capacidad de tomar decisiones informadas sobre qué automatizar primero y cómo hacerlo. Si ya has posicionado tus procesos en la matriz, comparte cuál fue tu resultado y qué estrategia planeas seguir.
