Principios básicos para preparar un dashboard
Clase 14 de 17 • Curso de Introducción a Business Intelligence con Excel
Contenido del curso
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Principios básicos para preparar un dashboard y ejemplos
En esta lectura, vamos a repasar los principios básicos para preparar un dashboard
1. La razón de ser:
En primer lugar tenemos que tener claro para qué es y para qué sirve: Se trata de un tablero de control, conocido en inglés como Dashboard no es más que una pantalla donde se expone información de valor para el negocio. Este se construye a través de la manipulación, transformación y análisis de datos, de tal forma que en esa pantalla se exponga de forma muy visual, indicadores o kpi’s críticos de la organización.
2. Debes hacerte las preguntas clave:
El dashboard debe presentar la información de forma tal que las decisiones salten a la vista. ¿Cómo hacemos eso?
Antes de elaborar el tablero debes revisar los datos y pensar:
¿Qué información se puede obtener?
¿Qué información me gustaría obtener?
Si se trata de un dashboard que incluye los datos de más de un departamento o lo van a usar y trabajar diferentes personas del equipo, siempre recomiendo hacer este ejercicio en grupo, pues cada miembro puede tener unas necesidades concretas y si el dashboard va a ser para varios, pues mejor que a todos les sea útil.
Por ejemplo si estás viendo las ventas obtenidas por las diferentes líneas de galletas Noel en las ciudades de Colombia, el análisis de la estructura del dashboard puede resultar en:
Se requiere conocer las ventas por ciudad.
Mejor si se conoce las ventas por ciudad por línea de galleta.
Sería apropiado observar correlación entre ventas y ciudad.
Evolución de las ventas a través del tiempo.
De esta forma ya partes con unos objetivos para tu dashboard.
3. Debes ajustar los datos y corregir errores
Por lo general las bases de datos no suelen ser uniformes, es decir que los datos no presentan el mismo formato.(ejemplo: Si en la columna ciudad dice: Bogota en una celda y Bogotá en otra celda (fíjate que una tiene tilde y la otra no), Excel toma eso como dos palabras diferentes. Por lo tanto, cuando hagamos un análisis de frecuencia contando el número de ventas generadas por cada ciudad, se contarán de forma separada para Bogota y Bogotá. ¿Nos sirve esto? Por supuesto que no.)
Por lo tanto, en este paso lo que hacemos es ajustar la base de datos.
Te adelanto que este suele ser el paso más difícil. Tenemos que aplicar filtros y mirar lo que nos muestra excel e ir reemplazando datos.
Para esto, suelo usar las siguientes herramientas:
Función Espacios: Elimina los espacios en en el texto. Por ejemplo si tengo Bogotá (espacios). Esto ocurre porque a veces escribimos una palabra y presionamos más de una vez la barra espaciadora para hacer el espacio entre palabras.
Función BuscarV: Trae un valor a partir de un comando en una base de datos.
Buscar y reemplazar: La activas presionando Control+B. Lo que haces es indicar la palabra que deseas reemplazar y colocar su reemplazo. Por ejemplo en buscar escribiría Bogota y en reemplazar Bogotá. Todas las palabras que digan Bogota serán reemplazadas por Bogotá.
Función Extrae: Extrae caracteres de una cadena de texto. Si una palabra dice COLOMBIANOS y quiero obtener los primeros 8 caracteres para que me quede en COLOMBIA esta función me lo permite.
4. Elaborando los gráficos, tablas y tarjetas del tablero de control
Nuestro archivo de Excel debe tener una hoja o pestaña donde haya:
La base de datos ajustada.
Las tablas dinámicas con las que se construye el tablero de control.
El tablero de control.
Tener esta organización te permite realizar los ajustes necesarios cuando lo necesites. Si lo tienes todo en una hoja de excel, además de no verse muy bien, los ajustes que vayas a hacer podrían tener errores.
En este paso lo que hacemos es insertar la tabla dinámica, crear los gráficos dinámicas a partir de las tablas ya creadas y construir tarjetas.
5. Aplicando segmentaciones y conexiones de informe
Las segmentaciones son cuadritos que al darle click harán que nuestros gráficos y tablas cambien. Puede que apliques una segmentación de tiempo (es decir que relacione los años o meses en un cuadro) pero quieras que esa segmentación no te afecte todos los cuadros y gráficos que tienes, ahí es cuando entran las conexiones de informe, con esto lo que logras es definir los cuadros, tablas y gráficos que son accionados por las segmentaciones.
6. Últimos toques
Por último, debemos probar nuestro dashboard. Si lo elaboramos para otra persona, que sea este quien lo pruebe. Los ajustes serán realizados según el resultado de las pruebas.
En este paso aplicamos formatos gráficos y revisamos que todo se encuentre conforme lo planificado.
